Los informes disponibles

El módulo Informes ofrece siete pantallas de informe y un generador de PDF. Cada pantalla responde a una pregunta distinta y cuenta algo ligeramente diferente, por lo que lo primero que conviene saber es qué hace cada una.

Inicio de Informes

La página de inicio se abre con una barra de filtros (una fecha «desde», una fecha «hasta» y un programa), seis cifras en la parte superior, tres gráficos y, a continuación, una tarjeta por cada informe. Cada tarjeta tiene un botón «Ver informe» y un botón «Descargar CSV», de modo que cada informe puede consultarse en pantalla o descargarse como archivo.

• Personas registradas, es decir, cuántas personas se añadieron a su registro.
• Personas únicas alcanzadas, es decir, cada persona contada una sola vez, independientemente del número de actividades en las que haya participado.
• Servicios prestados, es decir, todos los registros de asistencia, de modo que una persona que asistió a diez sesiones cuenta diez veces.
• Programas activos y proyectos activos, es decir, aquellos cuyo estado es «Activo».
• Actividades del período, es decir, las actividades comprendidas entre las fechas elegidas.

Los tres gráficos muestran el alcance a lo largo del tiempo por mes, el alcance por programa y la distribución por género de las personas alcanzadas. Siguen la misma barra de filtros que las cifras. Un tema posterior de este capítulo trata específicamente las descargas.

Personas por estado

Esta pantalla muestra una fila por cada estado, con un recuento y el porcentaje que representa en el registro, ordenadas de mayor a menor grupo.

Como agrupa el propio registro, cada persona aparece exactamente una vez. Es la única pantalla del módulo que constituye realmente un recuento de personas. Cada fila enlaza con el registro filtrado por ese estado, de modo que siempre puede ver quién hay detrás de una cifra.

Personas por programa

Esta pantalla muestra una fila por cada programa, con seis columnas: «Total de personas inscritas», «Completado», «Presente», «Ausente», «Con retraso» y «Justificada». En esas seis columnas se cuentan dos cosas diferentes, y la diferencia es importante.

Así, en un programa con muchas sesiones, las cuatro últimas columnas pueden ser muy superiores a las dos primeras. Una persona que asistió a diez sesiones de una actividad representa una inscripción y diez registros de asistencia.

Esta pantalla también respeta la visibilidad a nivel de ficha. Los totales incluyen solo los proyectos que usted tiene permiso para ver, por lo que dos colegas con accesos distintos pueden ver, con razón, totales diferentes para un mismo programa.

Tasa de asistencia por actividad

Esta pantalla muestra una fila por cada actividad, con «Presente», «Con retraso», «Ausente» y «Justificada», un total y una tasa. La tasa es la suma de presentes y con retraso, dividida por el total.

Las actividades sin ningún registro de asistencia quedan totalmente excluidas del informe, de modo que una actividad que esperaba ver y no encuentra suele ser una en la que aún no se ha registrado a nadie. Las filas se ordenan con la actividad más reciente en primer lugar.

Seguimiento y evaluación del programa

Esta pantalla muestra una fila por programa con su alcance único, los servicios prestados y los servicios por persona, además de tres totales en la parte superior. Incluye la barra de filtros compartida, de modo que las filas abarcan el período y el programa elegidos.

Resumen del proyecto

Esta pantalla muestra una fila por proyecto con su donante, su presupuesto, sus fechas y su alcance respecto de la meta. Su barra de filtros añade un campo de estado a los habituales de fecha «desde», fecha «hasta» y programa.

Participación de las personas

Esta pantalla muestra una fila por cada persona alcanzada en el período, con las actividades a las que asistió y los servicios que recibió, veinticinco por página. Su barra de filtros añade un campo de género. Como identifica a personas, abrirla queda anotado en el registro de consultas del espacio de trabajo del mismo modo que una exportación.

Generar un informe en PDF

«Generar informe» crea un PDF con la identidad visual de su organización para el período y el alcance que elija, ya sea todos los programas o uno solo, con las secciones que marque: programas, actividades, asistencia, personas alcanzadas e indicadores. Una sección que deje sin marcar no se calcula en absoluto. Puede elegir el idioma del informe y, opcionalmente, introducir una dirección de correo electrónico para recibir una copia; el archivo se descarga en cualquier caso. La generación de un informe se registra como exportación porque contiene el alcance a nivel individual.

Redactar la narrativa del informe

Las cifras dicen qué ocurrió; la narrativa dice qué significó. Desde «Generar informe», siga «Redactar o editar la narrativa» para escribir una sección introductoria del PDF, para un programa o para la organización en su conjunto. Se guarda asociada a ese programa y a ese período de informe, de modo que al volver a generar el mismo informe se recupera el mismo texto, y puede redactarla en cualquiera de los idiomas que utilice su espacio de trabajo. Redactarla es opcional: «Omitir» le lleva directamente de vuelta al PDF.

Interpretar las cifras

Dos tipos de pantalla cuentan a cada persona una sola vez: «Personas por estado», que agrupa el propio registro, y las cifras de alcance único del inicio de Informes, «Seguimiento y evaluación del programa» y «Participación de las personas», que cuentan a cada persona una vez independientemente del número de actividades a las que haya asistido. Todo lo demás en estas pantallas cuenta inscripciones, registros de asistencia o servicios.

La regla práctica que se deriva es breve: no sume una columna de un informe con una columna de otro. No son la misma unidad y la suma carece de sentido.