Roles y permisos
Cómo se crea un rol, qué concede cada columna de la cuadrícula de permisos y qué cambios rechaza CommonLynk para impedir que usted bloquee el acceso a su propio espacio de trabajo.
Un rol es un conjunto de permisos con nombre, y es lo único que determina a qué puede acceder una persona en su espacio de trabajo. Los roles se gestionan desde Configuración > Roles.
Cómo funcionan los permisos
La lista muestra el nombre de cada rol, su descripción, cuántas personas lo tienen, si está activo y un enlace para editar sus permisos. En la parte superior figura el botón Añadir rol.
CommonLynk deniega por defecto. No se concede nada hasta que se marca una casilla. A quien no tiene rol, o cuyo rol no concede nada en un módulo, se le deniega el acceso: si ha iniciado sesión, ve una página de acceso denegado; si no, se le envía a la página de inicio de sesión. Pertenecer al espacio de trabajo nunca constituye un permiso en sí mismo.
Crear un rol
La creación de un rol se hace en dos pasos, no en uno.
- Asigne al rol un nombre en cada uno de los idiomas de su espacio de trabajo, añada una descripción y guarde.
- El rol se crea sin ningún permiso, y se le dirige directamente a su cuadrícula de permisos para concederlos.
Así, un rol recién guardado es inofensivo hasta que se marca alguna casilla. Si sale de la cuadrícula sin conceder nada, el rol existe pero no da a nadie ningún acceso.
La cuadrícula de permisos
La cuadrícula presenta los módulos en filas y cuatro columnas, con un selector «seleccionar todo» en cada fila.
| Columna | Qué permite al marcarla |
|---|---|
| Ver | Abrir el módulo y consultar sus fichas, incluida la descarga de todo lo que permita exportar. |
| Añadir | Crear una ficha nueva en ese módulo y adjuntarle un archivo. |
| Editar | Modificar una ficha ya existente. |
| Eliminar | Eliminar una ficha y eliminar un archivo adjuntado por otra persona. |
Los módulos son:
- Inscripciones
- Programas
- Proyectos
- Actividades
- Asistencia
- Informes
- Gestión de usuarios
- Roles y permisos
- Configuración
- Generador de formularios
- Revisión de datos de formularios
- Indicadores
- Dashboard
- Copias de seguridad
La fila Copias de seguridad tiene tres casillas adicionales propias:
- Descargar, que permite llevarse una copia de todo.
- Gestionar la configuración, que permite cambiar la programación y el destino.
- Restaurar, que permite volver a escribir una copia.
Al guardar se reescribe toda la cuadrícula, de modo que desmarcar una casilla retira ese permiso con la misma certeza con que marcarla lo concede.
Desactivar un rol
Un rol inactivo no concede absolutamente nada. No se trata de un acceso reducido ni de solo lectura: desactivar un rol retira de una vez todos los permisos que tenía, en todos los módulos, hasta que se vuelva a activar. Conviene saberlo antes de utilizarlo como medida temporal mientras un colega está ausente.
Asignar un rol a una persona
El rol se elige al añadir a una persona y puede cambiarse más adelante. El rol es opcional, por lo que una persona puede no tener ninguno: en ese caso puede iniciar sesión y acceder a su propio perfil, pero se le deniega el acceso a todo lo demás.
Los cambios que CommonLynk rechaza
CommonLynk rechaza cualquier cambio que deje a su espacio de trabajo sin posibilidad de administrarse. Se niega a retirar Gestión de usuarios y Roles del último rol que tiene ambos, a retirar Configuración del último rol que la tiene, y a vaciar o desactivar el rol de la persona propietaria.
Cada denegación queda a su vez anotada en el registro de actividad, de modo que cualquier intento es visible posteriormente.
Approval rights
Approving indicator readings is not part of a role. It is a right given to a person, from their profile (Approval rights: the projects they approve for) or on an indicator (its approvers). Only users who manage users can grant project approval rights; anyone who may edit an indicator can choose its approvers. Every grant and removal is recorded in the activity log, and nobody can approve a reading they submitted.