برون‌بری دفتر ثبت

هر صفحهٔ گزارش یک دکمهٔ «دانلود CSV» دارد و صفحهٔ اصلی «گزارش‌ها» یک دکمهٔ دیگر نیز دارد که کل دفتر ثبت افراد شما را دانلود می‌کند. این موضوع همهٔ آن‌ها را پوشش می‌دهد و فایل دفتر ثبت را به تفصیل شرح می‌دهد.

فایل دانلودی چیست

هفت دانلود CSV وجود دارد: «ذی‌نفعان بر اساس وضعیت»، «ذی‌نفعان به تفکیک برنامه»، «نرخ حضور به تفکیک فعالیت»، «پایش و ارزشیابی برنامه»، «خلاصهٔ پروژه»، «مشارکت ذی‌نفعان» و دفتر ثبت افراد. «ایجاد گزارش» یک فایل PDF نیز اضافه می‌کند. هر فایل CSV همان ردیف‌های صفحهٔ مربوط به خود را دارد؛ اگر صفحه نوار فیلتر داشته باشد، فایل آن را رعایت می‌کند، و برون‌بری دفتر ثبت همهٔ فیلترها را نادیده می‌گیرد.

فایل دانلودی دفتر ثبت همواره همین نام را دارد: individuals.csv

این گزینه کل دفتر ثبت شما را به ترتیب نام خانوادگی و سپس نام برون‌بری می‌کند. هیچ بازهٔ تاریخی یا فیلتر دیگری بر آن اعمال نمی‌شود، بنابراین فایل دانلودی هر بار شامل کل دفتر ثبت است.

محتوای فایل

ستون‌ها به ترتیبی ثابت ارائه می‌شوند که به این شرح است:

شناسه، نام کامل، نام کامل (عربی)، جنسیت، تاریخ تولد، تابعیت، تلفن، تلفن جایگزین، ایمیل، نوع مدرک شناسایی، شمارهٔ مدرک شناسایی، استان، شهرستان، نشانی، وضعیت، تاریخ ثبت، رضایت داده‌شده و یادداشت‌ها.

اگر نقش شما از مشاهدهٔ فیلدی محدود شده باشد، آن ستون هم‌زمان از ردیف سرعنوان و از همهٔ ردیف‌های داده حذف می‌شود، بنابراین فایل هرگز سرعنوانی بدون داده در زیر آن نخواهد داشت. از این رو، دو همکار با نقش‌های متفاوت ممکن است فایل‌هایی با تعداد ستون‌های متفاوت دانلود کنند و هر دو فایل درست باشند.

باز کردن فایل

فایل با نشانگر ترتیب بایت (BOM) نوشته می‌شود؛ این نشانگری است که صفحه‌گسترده برای خواندن درست متن عربی به آن نیاز دارد. اگر فایل را در Excel باز کنید، نام‌های عربی به صورت نام‌های عربی نمایش داده می‌شوند و نه به صورت نویسه‌های ناخوانا.

از آنجا که این فایل CSV است و نه کارپوشه، هیچ قالب‌بندی و برگهٔ دومی ندارد. این فایل صرفاً داده است و آمادهٔ مرتب‌سازی، فیلتر کردن یا بارگذاری در ابزاری دیگر.

این دانلود در گزارش فعالیت فضای کاری شما ثبت می‌شود. این گزارش تعداد رکوردهای برون‌بری‌شده را ثبت می‌کند و هیچ چیزی دربارهٔ محتوای آن‌ها ثبت نمی‌کند.

نحوهٔ حفاظت از فایل

هر مقدار پیش از نوشته شدن در برابر تزریق فرمول صفحه‌گسترده خنثی می‌شود. به خانه‌ای که با علامت مساوی، علامت جمع، علامت منها، علامت @، کاراکتر Tab یا بازگشت نوردان (CR) آغاز شود، یک آپاستروف در ابتدا افزوده می‌شود تا صفحه‌گسترده آن را به جای اجرا، متن تلقی کند.

اعداد واقعی دست‌نخورده باقی می‌مانند، بنابراین داده‌های واقعی قابل استفاده می‌مانند و ستونی از مبالغ همچنان به شکل مورد انتظار شما جمع زده می‌شود.

این موضوع اهمیت دارد، زیرا مقداری که کسی در یک فرم وارد کرده است هرگز نباید بتواند به صورت کد در رایانهٔ یک همکار اجرا شود. این حفاظت هر بار به طور خودکار برای شما اعمال می‌شود و نیازی به فعال کردن آن نیست.