Politique de conservation des données

En vigueur à compter du 14 août 2026. Fait partie intégrante de la Politique de confidentialité et de l'Accord de traitement des données de CommonLynk.

1. Principe

Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et conformément aux exigences du droit applicable. Les différentes catégories de données sont soumises à des durées de conservation différentes, précisées ci-dessous. La présente politique est conforme aux principaux cadres de protection des données, notamment au principe de limitation de la conservation du RGPD (GDPR), ainsi qu'aux lois sur la protection des données applicables à votre utilisation de la plateforme.

2. Cycle de vie du compte (espaces de travail des organisations clientes)

Un abonnement et son espace de travail passent par des étapes définies :

Actif

Élément déclencheur : abonnement payé ou à jour
Sort des données : accès complet ; les données sont traitées normalement.

Délai de grâce

Élément déclencheur : défaut de paiement
Sort des données : un délai de grâce limité (objectif : 30 jours), généralement en lecture seule ; les données sont conservées ; le renouvellement rétablit l'accès.

Mise en sommeil

Élément déclencheur : expiration du délai de grâce sans renouvellement
Sort des données : l'espace de travail est suspendu pour une période supplémentaire (objectif : 6 mois) ; les données sont conservées mais inaccessibles ; la réactivation moyennant paiement les rétablit.

Suppression

Élément déclencheur : expiration de la période de mise en sommeil
Sort des données : l'espace de travail et ses données font l'objet d'une suppression définitive programmée après notification, sauf si l'Organisation les a exportés ou si une conservation à des fins légales (legal hold) s'applique.

Au début du délai de grâce, nous générons automatiquement une copie finale, complète et téléchargeable de l'espace de travail (un « dossier de sortie ») et la tenons à la disposition de l'Organisation pour téléchargement pendant toute la durée du délai de grâce et de la période de mise en sommeil, afin que l'Organisation puisse récupérer ses données avant toute suppression. Les durées définitives sont confirmées dans les Conditions d'utilisation ; nous adressons une notification préalable à toute suppression définitive lorsque cela est requis.

3. Données de l'Organisation (Bénéficiaires)

Les données relatives aux individus, ménages et établissements qu'une Organisation enregistre et qu'elle sert (chacun étant un « Bénéficiaire ») ainsi que ses données opérationnelles relèvent de la responsabilité de l'Organisation. L'Organisation décide des données à collecter et de leur durée de conservation, et peut rectifier ou supprimer des enregistrements à tout moment tant que son compte est actif. À la résiliation, les Données de l'Organisation sont supprimées ou restituées conformément à l'Accord de traitement des données. Nous ne conservons pas les Données de l'Organisation au-delà du cycle de vie décrit ci-dessus, augmenté de toute durée requise par la loi.

4. Catégories de données spécifiques (CommonLynk en tant que responsable du traitement)

Compte et identité : conservées pendant toute la durée de vie du compte ; supprimées conformément au cycle de vie après la clôture.
Facturation et factures : conservées pendant la durée exigée par la législation fiscale et comptable (généralement plusieurs années), y compris après la clôture du compte, puis supprimées.
Références de paiement et justificatifs de virement téléversés : conservés à des fins de rapprochement et pendant la durée légale de conservation des pièces financières.
Journaux d'authentification et de sécurité : conservés pendant une durée limitée à des fins de sécurité et de prévention de la fraude, puis supprimés ou anonymisés.
Échanges avec le support : conservés pendant une durée raisonnable afin de traiter les demandes et les litiges.
Données de prospection et registres de consentement : conservés tant que le consentement est en vigueur et pendant une certaine durée par la suite afin d'apporter la preuve du consentement.

4a. Données de diagnostic et de signalement d'incidents

Lorsque la plateforme rencontre une erreur, ou lorsqu'un utilisateur ou une utilisatrice signale un problème ou formule une suggestion, nous enregistrons des données de diagnostic ainsi que le signalement lui-même (voir la Politique de confidentialité, section 6, et l'Accord de traitement des données, section 5A). Ces données sont soumises à leurs propres durées de conservation :

Enregistrements d'erreurs bruts — détails techniques de l'erreur, adresse de la page, navigateur, historique des actions

Conservation : 180 jours. La suppression est actuellement effectuée par un administrateur ou une administratrice de CommonLynk au moyen d'un outil de suppression intégré ; elle n'est pas encore exécutée selon un calendrier automatique
Motif : une durée suffisante pour déterminer si un incident se reproduit au cours d'une saison de rapportage, et pas davantage

Synthèses d'incidents — l'enregistrement agrégé d'un incident distinct, avec des décomptes et des dates, ne contenant aucune donnée à caractère personnel

Conservation : conservées tant que l'incident présente un intérêt pour l'historique de la plateforme
Motif : elles constituent la trace de ce qui a dysfonctionné et de la date de sa correction

Captures d'écran et fichiers joints à un signalement

Conservation : conservés avec le signalement auquel ils se rattachent. Nous n'appliquons pas actuellement de suppression automatique fondée sur une durée à ces fichiers. Ils sont supprimés sur demande à tout moment, ainsi que lorsqu'un signalement est supprimé ; le signalement conserve une mention indiquant qu'une pièce jointe a existé
Motif : ces fichiers présentent le risque le plus élevé de contenir des données à caractère personnel de Bénéficiaires ; nous nous employons donc à leur appliquer une durée de vie plus courte, mise en œuvre automatiquement, que celle du signalement lui-même

Signalements et fils de messages associés

Conservation : conservés pendant toute la durée de vie du compte et selon le cycle de vie décrit à la section 2
Motif : ils constituent la trace de ce qui a été demandé et de ce que nous avons répondu, nécessaire en cas de litige, d'audit et pour la continuité du support

Analyses automatisées d'un incident

Conservation : supprimées avec la synthèse d'incident à laquelle elles se rattachent
Motif : aucune finalité propre

Ces durées sont appliquées par les administrateurs et administratrices de CommonLynk au moyen d'un outil de suppression intégré, et ne sont paramétrables que par eux. Elles ne sont pas encore mises en œuvre selon un calendrier automatique ; leur automatisation est prévue. Les Organisations peuvent à tout moment demander la suppression anticipée d'un signalement ou d'une pièce jointe donnés, et nous donnons suite à ces demandes dans les meilleurs délais.

5. Sauvegardes

CommonLynk maintient deux niveaux de sauvegarde. Les deux sont transférés au moyen de connexions chiffrées (TLS). Le chiffrement au repos diffère entre les deux niveaux et est décrit séparément ci-dessous :

Sauvegardes des espaces de travail — l'Organisation peut générer, programmer et télécharger, depuis la plateforme, des copies complètes de son propre espace de travail (tableurs, CSV, fichiers originaux téléversés et une copie technique de la base de données). Les copies automatiques sont conservées selon une rotation de type grand-père-père-fils — les 7 copies quotidiennes, 4 copies hebdomadaires et 6 copies mensuelles les plus récentes — puis élaguées automatiquement ; pour les copies effectuées à la demande, seules les plus récentes sont conservées. Le nombre de copies conservées est vérifié automatiquement afin que les copies ne soient ni perdues prématurément ni accumulées indéfiniment. Chacun de ces dossiers est chiffré au repos en AES-256, au moyen d'une clé dédiée au sous-système de sauvegarde et distincte de la clé des données en production.
Sauvegardes de l'infrastructure — des instantanés de la base de données de l'ensemble de la plateforme, réalisés au niveau du serveur chaque nuit et renouvelés selon un cycle court (actuellement 7 jours) à des fins de reprise après sinistre. Ils sont transférés via TLS et stockés dans un stockage objet à accès contrôlé. CommonLynk n'applique actuellement pas son propre chiffrement à ce niveau, et le fournisseur de stockage ne propose pas de chiffrement au repos pour celui-ci. L'ajout du chiffrement à ce niveau est prévu.

Les données supprimées du système en production ne subsistent dans les copies de sauvegarde que jusqu'à ce que ces copies sortent de la rotation, après quoi elles sont écrasées. Lorsque les enregistrements d'une personne concernée sont effacés, cet effacement est respecté lors de toute restauration : une restauration ne rétablit pas les enregistrements effacés. L'Organisation peut en outre choisir de recevoir ses copies de sauvegarde dans un stockage qu'elle possède et qu'elle contrôle (dépôt de sauvegarde), ce qui lui procure une copie indépendante, hors de l'infrastructure de CommonLynk. La durée de conservation des sauvegardes est limitée au minimum nécessaire à la reprise après sinistre et à la continuité des activités.

6. Conservation à des fins légales

Lorsque des données font l'objet d'une obligation légale, d'une enquête ou d'un litige, nous pouvons les conserver au-delà des durées indiquées ci-dessus aussi longtemps que nécessaire, après quoi la suppression normale reprend.

7. Modalités de suppression

Lorsque des données arrivent en fin de vie, elles sont supprimées des systèmes en production et disparaissent des sauvegardes au fil de la rotation ; les fichiers sont retirés du stockage. Lorsqu'une suppression complète n'est pas immédiatement possible, les données sont isolées et protégées jusqu'à ce que leur suppression puisse être effectuée.

8. Demandes et contact

Pour demander la suppression de données que nous détenons en tant que responsable du traitement, veuillez contacter notre déléguée à la protection des données, Yasmine Ossama — dpo@commonlynk.com. Pour les données de Bénéficiaires, veuillez contacter l'Organisation concernée (nous lui apportons notre assistance en tant que sous-traitant).