Accord de traitement des données

En vigueur à compter du 14 août 2026. Entre l'Organisation (le « Responsable du traitement » (Controller), notre cliente, titulaire de l'espace de travail) et CommonLynk, exploitée par Common Ground Solutions (CGS), société à responsabilité limitée constituée en vertu de la loi égyptienne n° 159 de 1981 (le « Sous-traitant » (Processor)). Le présent accord de traitement des données (« ATD ») (Data Processing Agreement, DPA) fait partie intégrante des Conditions d'utilisation et est régi par celles-ci. Il est conçu pour s'aligner sur les principaux cadres de protection des données, notamment l'article 28 du RGPD de l'UE, ainsi que sur les lois relatives à la protection des données applicables aux parties.

1. Rôles

L'Organisation est le Responsable du traitement des données à caractère personnel qu'elle saisit ou téléverse concernant les individus, les ménages et les établissements qu'elle enregistre et qu'elle accompagne sur la plateforme (chacun étant désigné comme un « Bénéficiaire »), ainsi que concernant son personnel, ses contacts et ses opérations (collectivement, les « Données de l'Organisation »). CommonLynk est le Sous-traitant ; elle traite les Données de l'Organisation uniquement pour fournir la plateforme et uniquement sur instructions documentées du Responsable du traitement (y compris au moyen de la configuration et de l'utilisation de la plateforme). CommonLynk informe le Responsable du traitement si, selon elle, une instruction constitue une violation du droit applicable.

2. Objet, durée, nature & finalité

• Objet / nature : hébergement, stockage, traitement et affichage des Données de l'Organisation afin de fournir les fonctionnalités de la plateforme relatives à la gestion des bénéficiaires, aux programmes, aux formulaires, aux rapports et les fonctionnalités connexes.
• Durée : pour la durée de l'abonnement et les durées de conservation prévues dans la Politique de conservation des données.
• Types de données : tels que déterminés par le Responsable du traitement — généralement des données d'identification, des coordonnées, des fiches relatives aux programmes et à la présence, des réponses à des formulaires, ainsi que toute donnée relevant de catégories particulières ou concernant des enfants que le Responsable du traitement choisit d'enregistrer. Comprend également les données de diagnostic et de signalement d'incidents générées par l'utilisation de la plateforme par le Responsable du traitement (Section 5A).
• Catégories de personnes concernées : les Bénéficiaires, le personnel et les contacts du Responsable du traitement.

3. Obligations du Sous-traitant

CommonLynk s'engage à :

1. Traiter les Données de l'Organisation uniquement sur instructions documentées, y compris en ce qui concerne les transferts, sauf si la loi l'exige (auquel cas elle informe le Responsable du traitement de cette obligation, sauf si la loi le lui interdit).
2. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité.
3. Mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (Annexe A), y compris les mesures de sauvegarde, de restauration et de continuité prévues à la Section 4A.
4. Respecter les conditions applicables au recours à des sous-traitants ultérieurs (Section 5).
5. Aider le Responsable du traitement, par des mesures appropriées — y compris les fonctions d'export par fiche et d'export de l'espace de travail complet prévues à la Section 4A —, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, portabilité, etc.).
6. Aider le Responsable du traitement en matière de sécurité, de notification des violations, d'analyses d'impact et de consultations préalables, compte tenu des informations dont dispose CommonLynk.
7. Au terme du contrat, supprimer ou restituer les Données de l'Organisation, au choix du Responsable du traitement — les fonctions de récupération en libre-service et de sortie (offboarding) prévues à la Section 4A mettent en œuvre la « restitution » —, et supprimer les copies existantes, sauf si leur conservation est exigée par la loi (voir la Politique de conservation).
8. Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer la conformité, et permettre la réalisation d'audits et y contribuer (Section 7).

4. Mesures de sécurité (résumé de l'Annexe A)

Chiffrement en transit (HTTPS/TLS) ; isolation des données par espace de travail ; contrôle d'accès fondé sur les rôles ; accès authentifié, avec vérification de la propriété, aux fichiers téléversés ; secrets stockés sous forme chiffrée ; sauvegardes régulières, chiffrées et à conservation gérée des espaces de travail, assorties d'un processus de restauration régulièrement testé (Section 4A) ; journalisation et surveillance ; accès administratif selon le principe du moindre privilège. Ensemble des mesures en vigueur : https://commonlynk.com/legal/security.

4A. Sauvegarde, restauration, récupération & continuité

CommonLynk protège les Données de l'Organisation contre la perte et soutient les propres obligations du Responsable du traitement en matière de continuité et de portabilité des données au moyen des mesures suivantes, qui s'ajoutent à celles de la Section 4 :

1. Chiffrement des sauvegardes. Les paquets de sauvegarde générés pour le Responsable du traitement au sein de la plateforme sont chiffrés au repos en AES-256, au moyen d'une clé dédiée au sous-système de sauvegarde et distincte de la clé de chiffrement des données actives ; les téléchargements du Responsable du traitement sont fournis sous forme d'archives chiffrées en AES-256 ; tous les transferts s'effectuent via TLS. Les instantanés d'infrastructure de CommonLynk au niveau des serveurs constituent une couche distincte, soumise à un régime différent, décrit dans la Politique de conservation des données.
2. Sauvegardes planifiées et à la demande. Le Responsable du traitement peut configurer des sauvegardes automatiques (quotidiennes / hebdomadaires / mensuelles), alignées sur son propre fuseau horaire et sur sa propre semaine de travail, et peut également créer une sauvegarde à la demande, depuis son espace de travail.
3. Conservation gérée. Les copies de sauvegarde sont conservées selon un schéma de rotation grand-père-père-fils (les copies quotidienne, hebdomadaire et mensuelle les plus récentes), puis automatiquement supprimées ; le nombre de copies conservées fait l'objet d'une vérification automatique. Les durées complètes figurent dans la Politique de conservation des données.
4. Récupération en libre-service (portabilité). À tout moment pendant que son abonnement est actif, ainsi que pendant toute la période de grâce et la période de dormance suivant son expiration, le Responsable du traitement peut télécharger une copie complète de ses Données de l'Organisation dans des formats ouverts et lisibles par machine (tableurs et CSV), accompagnée des fichiers téléversés d'origine et d'une copie technique de la base de données — ce qui soutient le droit à la portabilité prévu à l'article 20 et la propre tenue des registres du Responsable du traitement.
5. Export par personne concernée. La plateforme peut produire, sur demande, la fiche complète d'un seul individu, afin d'aider le Responsable du traitement à répondre aux demandes d'accès et de portabilité des personnes concernées (Section 9).
6. Restauration à un point dans le temps. Le Responsable du traitement peut restaurer son espace de travail — ou un seul module ou une seule fiche — à partir d'une sauvegarde antérieure. Toute restauration est précédée d'un instantané de sécurité automatique et peut être annulée dans un délai déterminé. CommonLynk teste régulièrement et automatiquement le processus de restauration, conformément à l'exigence de tester et d'évaluer régulièrement l'efficacité des mesures de sécurité (par exemple, l'article 32, paragraphe 1, point d), du RGPD).
7. Persistance de l'effacement lors d'une restauration. Lorsque le Responsable du traitement efface les fiches d'une personne concernée, cet effacement est consigné et respecté lors de toute restauration ultérieure — une restauration ne fait pas réapparaître des fiches effacées après la réalisation de la sauvegarde.
8. Dépôt de sauvegarde facultatif détenu par le Responsable du traitement. Le Responsable du traitement peut configurer l'envoi de ses copies de sauvegarde vers un stockage dont il est lui-même propriétaire et qu'il contrôle, chiffrées au moyen d'une phrase secrète qu'il définit, de sorte qu'il détienne une copie indépendante en dehors de l'infrastructure de CommonLynk. Le stockage ainsi désigné par le Responsable du traitement constitue une installation propre au Responsable du traitement, et non un sous-traitant ultérieur de CommonLynk. Lorsque la destination est un compte en nuage connecté par le Responsable du traitement (par exemple Google Drive, Dropbox ou OneDrive), CommonLynk utilise uniquement un accès limité au dossier de l'application et ne peut accéder qu'aux fichiers de sauvegarde qu'elle crée — jamais à aucun autre contenu du compte du Responsable du traitement.
9. Paquet de sortie. Lorsqu'un abonnement expire, CommonLynk génère un paquet de sauvegarde final et complet au début de la période de grâce et le tient à la disposition du Responsable du traitement, qui peut le télécharger pendant toute la période de grâce et la période de dormance (voir la Politique de conservation des données), avant toute suppression programmée. Cette mesure met en œuvre la Section 3(7).

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable du traitement accorde à CommonLynk une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs (par exemple pour l'envoi d'e-mails, le traitement des paiements, l'hébergement en nuage et les sauvegardes) énumérés à l'Annexe B (Liste des sous-traitants ultérieurs), à la fin du présent ATD. CommonLynk s'engage à (a) imposer à chaque sous-traitant ultérieur des obligations en matière de protection des données offrant un niveau de protection au moins équivalent à celui du présent ATD, (b) demeurer pleinement responsable de ses sous-traitants ultérieurs, et (c) informer le Responsable du traitement, moyennant un préavis d'au moins 30 jours, de tout ajout ou remplacement envisagé, afin de permettre au Responsable du traitement de s'y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données. Pour lever toute ambiguïté, le stockage désigné par le Responsable du traitement aux fins du dépôt de sauvegarde en vertu de la Section 4A(8) ne constitue pas un sous-traitant ultérieur de CommonLynk.

5A. Données de diagnostic et signalements d'incidents

CommonLynk exploite, au sein de la plateforme, un dispositif de signalement d'incidents et d'assistance. Lorsque la plateforme rencontre une erreur, ou lorsqu'un utilisateur ou une utilisatrice de l'espace de travail du Responsable du traitement signale un problème, CommonLynk enregistre des données de diagnostic : les détails techniques de l'erreur, l'adresse et la vue de la page, le navigateur et le système d'exploitation, la langue de l'interface, des horodatages, l'utilisateur ou l'utilisatrice concernée et l'espace de travail, ainsi qu'un historique des actions immédiatement antérieures de l'utilisateur ou de l'utilisatrice, limité au type d'action et au nom de la commande utilisée — jamais les valeurs des champs, le texte saisi ni le contenu des fiches. Un utilisateur ou une utilisatrice peut en outre choisir de joindre une capture d'écran ou un fichier.

Les signalements sont classés, diagnostiqués et traités par le personnel de CommonLynk. Les engagements suivants s'appliquent en sus des Sections 3 et 5 :

1. Les captures d'écran et les fichiers téléversés restent dans un stockage à accès contrôlé. Ils ne sont traités que par le personnel autorisé de CommonLynk, sont inaccessibles depuis l'internet public et ne sont jamais transmis en dehors de la plateforme — y compris en pièce jointe d'un e-mail interne ou externe.
2. L'accès aux captures d'écran est journalisé. Chaque ouverture, par le personnel de CommonLynk, d'une capture d'écran jointe à un signalement est consignée dans un journal d'audit en ajout seul, mis à la disposition du Responsable du traitement sur demande, conformément à la Section 7.
3. Examen quotidien par des personnes. Le personnel de CommonLynk reçoit un récapitulatif interne quotidien des nouveaux signalements afin de les trier. Ce récapitulatif est transmis par l'intermédiaire du sous-traitant ultérieur de CommonLynk chargé de l'envoi d'e-mails, désigné à l'Annexe B, et ne contient aucune capture d'écran ni aucun fichier téléversé — il comporte des liens qui ouvrent le signalement au sein de la plateforme, où chaque accès est journalisé conformément à la clause 2.
4. Aucune prise de décision exclusivement automatisée. Aucune suite donnée à un signalement n'est déterminée par des moyens automatisés, et aucun processus automatisé n'apporte de modification aux Données de l'Organisation ni ne produit d'effets juridiques ou d'effets similaires significatifs à l'égard d'une personne concernée.
5. Conservation. Les données de diagnostic, les captures d'écran et les signalements sont conservés et supprimés conformément à la Politique de conservation des données.

Pour lever toute ambiguïté, les données de diagnostic qui contiennent des données à caractère personnel des personnes concernées du Responsable du traitement constituent des Données de l'Organisation et sont intégralement régies par le présent ATD.

Note de révision. La présente Section a été révisée et restreinte le 18 août 2026. Les engagements ci-dessus sont plus restrictifs que ceux qu'ils remplacent, et aucun traitement précédemment décrit n'a été ajouté.

6. Violations de données à caractère personnel

CommonLynk notifie au Responsable du traitement, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, toute violation de données à caractère personnel affectant les Données de l'Organisation, en lui fournissant les informations dont il a raisonnablement besoin pour satisfaire à ses propres obligations de notification (lesquelles, en vertu de certaines législations, peuvent imposer un délai aussi court que 72 heures pour informer une autorité de contrôle). CommonLynk ne notifie pas la violation aux personnes concernées ou aux autorités de contrôle du Responsable du traitement au nom de celui-ci, sauf instruction en ce sens.

7. Audits

CommonLynk met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer la conformité au présent ATD et permet la réalisation d'audits et d'inspections par le Responsable du traitement ou par l'auditeur ou l'auditrice qu'il a désigné, moyennant un préavis raisonnable, pendant les heures ouvrables, sous réserve de confidentialité et sans perturber de manière déraisonnable les opérations. CommonLynk peut répondre aux demandes d'audit au moyen de certifications ou de rapports établis par des tiers et à jour, lorsqu'ils sont disponibles.

8. Transferts internationaux

Lorsque CommonLynk traite ou transfère des Données de l'Organisation au-delà des frontières, elle applique les garanties requises par le droit applicable — lesquelles peuvent comprendre des autorisations des autorités de contrôle, les clauses contractuelles types (Standard Contractual Clauses) de la Commission européenne de 2021 (module deux pour les transferts de responsable du traitement à sous-traitant et module trois pour les transferts de sous-traitant à sous-traitant) ou des garanties contractuelles équivalentes, et/ou un hébergement dans la région lorsqu'une juridiction l'exige. Les parties coopèrent afin de mettre en place le mécanisme approprié pour les personnes concernées du Responsable du traitement.

9. Demandes des personnes concernées

Si CommonLynk reçoit d'une personne concernée une demande relative aux Données de l'Organisation, elle n'y répond pas directement (si ce n'est pour confirmer que la demande doit être adressée au Responsable du traitement), la transmet sans délai au Responsable du traitement et lui prête assistance comme indiqué ci-dessus. Les fonctions de la plateforme d'export par fiche et de récupération de l'espace de travail complet (Section 4A(4)–(5)) sont à la disposition du Responsable du traitement pour l'aider à donner suite aux demandes d'accès et de portabilité.

10. Responsabilité, durée & primauté

La responsabilité au titre du présent ATD est soumise aux limitations prévues dans les Conditions d'utilisation. Le présent ATD prend effet lorsque le Responsable du traitement accepte les Conditions et demeure en vigueur tant que CommonLynk traite des Données de l'Organisation. En cas de conflit entre le présent ATD et les Conditions sur des questions de protection des données, le présent ATD prévaut.

Annexe B — Liste des sous-traitants ultérieurs

Objet de la présente page

Un sous-traitant ultérieur est une société tierce qui traite des données à caractère personnel pour le compte de CommonLynk afin de fournir le service. La présente page désigne chacun d'entre eux et indique ce que chacun traite et en quel lieu, afin qu'une Organisation utilisant CommonLynk puisse satisfaire à ses propres obligations de redevabilité et de diligence raisonnable à l'égard des bailleurs de fonds.

Notification des modifications. Nous informons les Organisations moyennant un préavis d'au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Une Organisation peut s'y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données ; la procédure figure à la Section 5 de l'ATD. Pour recevoir les notifications de modification, veuillez contacter notre déléguée à la protection des données, Yasmine Ossama — dpo@commonlynk.com.

Dernier examen : 18 août 2026.

Sous-traitants ultérieurs actuels

Brevo

• Finalité : Envoi d'e-mails transactionnels — messages relatifs au compte, à la facturation, à l'assistance et aux notifications
• Données à caractère personnel traitées : Nom et adresse e-mail du ou de la destinataire, objet et corps du message, métadonnées de remise
• Lieu de traitement : UE
• Statut : Actif

Paymob

• Finalité : Traitement des paiements par carte
• Données à caractère personnel traitées : Nom de facturation, coordonnées, identifiants de paiement. CommonLynk ne reçoit ni ne stocke jamais de numéros de carte — ceux-ci sont saisis sur la page hébergée par le prestataire lui-même
• Lieu de traitement : Égypte
• Statut : Configuré — ne traite pas encore de données réelles de titulaires de carte ; activé lors du premier paiement réel

Contabo GmbH

• Finalité : Hébergement de l'infrastructure serveur (VPS exécutant la plateforme et ses bases de données, y compris le premier espace de travail) et stockage de sauvegarde hors site à accès contrôlé
• Données à caractère personnel traitées : L'ensemble des données de la plateforme — au repos, en cours de traitement et dans les sauvegardes complètes
• Lieu de traitement : Allemagne (UE)
• Statut : Actif

Extension de l'hébergement. À mesure que CommonLynk se développe, des espaces de travail supplémentaires pourront être hébergés auprès d'autres prestataires ou dans d'autres pays. Chacun de ces prestataires sera désigné dans la présente liste et les Organisations en seront informées à l'avance, avant son ajout, conformément à la Section 5 de l'ATD.

Entités qui ne sont pas des sous-traitants ultérieurs

Elles sont mentionnées afin de montrer que leur absence de la liste est délibérée et non le fruit d'un oubli — les personnes chargées des vérifications de diligence raisonnable posent la question à leur sujet :

GeoNames

• Raison pour laquelle il ne s'agit pas d'un sous-traitant ultérieur : CommonLynk récupère auprès de ce service des données de référence publiques sur les divisions administratives. Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise.

Source publique de taux de change

• Raison pour laquelle il ne s'agit pas d'un sous-traitant ultérieur : Les taux sont récupérés ; rien n'est transmis.

Recherche du pays à partir de l'adresse IP (base de données locale)

• Raison pour laquelle il ne s'agit pas d'un sous-traitant ultérieur : Le pays du visiteur ou de la visiteuse (pour la devise et la langue) est déterminé à partir d'une base de données locale ; aucune adresse IP n'est transmise à un tiers.

Maintenance du matériel assurée par Contabo GmbH elle-même

• Raison pour laquelle il ne s'agit pas d'un sous-traitant ultérieur : Elle est couverte par le contrat d'hébergement susmentionné et ne constitue pas une prestation distincte.

Stockage de dépôt de sauvegarde connecté par le Responsable du traitement (Google Drive / Dropbox / OneDrive / S3)

• Raison pour laquelle il ne s'agit pas d'un sous-traitant ultérieur : Lorsqu'une Organisation connecte son propre stockage pour recevoir des copies de sauvegarde, ce compte constitue une installation propre à l'Organisation, et non un sous-traitant ultérieur de CommonLynk. CommonLynk utilise un accès limité au dossier de l'application et ne peut agir que sur les fichiers de sauvegarde qu'elle crée. Voir la Section 4A(8) de l'ATD.

Ce que nous exigeons de chaque sous-traitant ultérieur

Conformément à la Section 5 de l'ATD, chaque sous-traitant ultérieur est lié par un accord écrit lui imposant des obligations en matière de protection des données offrant un niveau de protection au moins équivalent à celles dont CommonLynk est tenue envers ses Organisations, et CommonLynk demeure pleinement responsable de leur exécution.