थोक में रिकॉर्ड आयात करना

तीनों रिकॉर्ड प्रकार स्प्रेडशीट से आयात किए जा सकते हैं। प्रक्रिया प्रत्येक के लिए समान है, और यह किसी अलग स्क्रीन से नहीं, बल्कि सूची पृष्ठ से शुरू होती है।

आयात शुरू करना

1. व्यक्ति, परिवार या प्रतिष्ठान की सूची खोलें और "आयात" चुनें।
2. पहले "टेम्पलेट डाउनलोड करें" चुनें, ताकि आपके कॉलम नाम और प्रत्येक कॉलम के विकल्प CommonLynk की अपेक्षा से मेल खाएँ।
3. शीर्षक पंक्ति को जैसा है वैसा रखते हुए टेम्पलेट भरें। आप उदाहरण पंक्ति हटा सकते हैं या रहने दे सकते हैं: दोनों ही स्थितियों में उसे अनदेखा किया जाता है।
4. सूची पर वापस जाएँ, फिर से "आयात" चुनें, अपनी फ़ाइल चुनें और "अपलोड करें और आयात करें" चुनें।

टेम्पलेट

आप जो वर्कबुक डाउनलोड करते हैं वह कोई सामान्य नमूना नहीं, बल्कि आपके वर्कस्पेस के लिए बनाई जाती है। अनिवार्य कॉलम वैकल्पिक कॉलमों से अलग रंग में होते हैं, विकल्प वाले कॉलमों में अनुमत मानों की सटीक सूची ड्रॉपडाउन के रूप में होती है, और फ़ील्ड नियम शीट प्रत्येक कॉलम को उसके प्रारूप और एक उदाहरण के साथ समझाती है।

यदि आपके वर्कस्पेस में दूसरी सामग्री भाषा है, तो नाम कॉलम दो बार दिखाई देते हैं, प्रत्येक भाषा के लिए एक बार, और उन पर आपके द्वारा चुनी गई भाषा का लेबल होता है।

कॉलम शीर्षकों का मिलान लचीले ढंग से किया जाता है, इसलिए बड़े-छोटे अक्षरों, रिक्त स्थान या विराम चिह्नों के अंतर से कोई फ़र्क नहीं पड़ता। प्रांत, ज़िला और गाँव के नाम आपके वर्कस्पेस में पहले से स्थापित स्थानों से मेल खाने चाहिए।

दोहराव वाले रिकॉर्ड के साथ कैसा व्यवहार किया जाता है

• जिस व्यक्ति की पहचान संख्या आपके रजिस्टर में पहले से मौजूद है, उसे छोड़ दिया जाता है। आयात द्वारा मौजूदा लोगों का डेटा कभी अधिलेखित नहीं किया जाता।
• जिस परिवार का कोड पहले से मौजूद है, उसे छोड़ दिया जाता है।
• जिस प्रतिष्ठान का नाम आपके पास पहले से मौजूद किसी प्रतिष्ठान से मेल खाता है, उसे छोड़ा नहीं जाता बल्कि अद्यतन किया जाता है, और ऐसा केवल तभी होता है जब आयात करने वाले व्यक्ति के पास संपादन की अनुमति भी हो।

आयात रिपोर्ट

प्रत्येक पंक्ति की जाँच अलग से की जाती है, इसलिए एक गलत पंक्ति बाकी पंक्तियों को कभी नहीं रोकती। विफल होने वाली पंक्ति बिल्कुल नहीं लिखी जाती।

अपलोड पूरा होने पर एक रिपोर्ट अपने आप डाउनलोड हो जाती है। इसमें एक सारांश शीट होती है जो गिनती दिखाती है कि कितनी पंक्तियाँ आयात हुईं, अद्यतन हुईं, छोड़ी गईं और विफल रहीं, और एक विवरण शीट होती है जो प्रत्येक पंक्ति का परिणाम और, जहाँ कुछ गलत हुआ, उसका कारण बताती है। इन्हीं गिनतियों का एक संक्षिप्त सारांश सूची पृष्ठ पर भी दिखाई देता है।