गोपनीयता और पहुँच लॉग
फ़ोटो और व्यक्तिगत फ़ाइलें कैसे सुरक्षित रखी जाती हैं, और CommonLynk यह क्या दर्ज करता है कि किसने कोई रिकॉर्ड देखा।
लोगों का रजिस्टर किसी वर्कस्पेस में रखी सबसे संवेदनशील जानकारी है, और CommonLynk इसके साथ वैसा ही व्यवहार करता है।
फ़ोटो और व्यक्तिगत फ़ाइलें
किसी व्यक्ति से संलग्न फ़ोटो कभी भी अनुमान लगाए जा सकने वाले वेब पते पर प्रकाशित नहीं की जाती। इसे उस क्षेत्र के बाहर संग्रहीत किया जाता है जहाँ तक वेब सर्वर बिल्कुल नहीं पहुँच सकता, और इसके लिए हर अनुरोध की जाँच एक भी बाइट भेजे जाने से पहले की जाती है।
यह जाँच पुष्टि करती है कि आप साइन इन हैं, रिकॉर्ड आपके वर्कस्पेस का है, आपकी भूमिका पंजीकरण देख सकती है, रिकॉर्ड ऐसा है जिसे देखने की आपको अनुमति है, और फ़ोटो आपकी भूमिका से छिपाई नहीं गई हैं। यदि इनमें से कोई भी जाँच विफल होती है, तो उत्तर यह होता है कि फ़ाइल नहीं मिली, न कि आपको इनकार किया गया, ताकि कोई पूछकर यह न जान सके कि क्या मौजूद है।
पहुँच लॉग क्या दर्ज करता है
CommonLynk यह रिकॉर्ड रखता है कि किसने किसी व्यक्ति, परिवार या प्रतिष्ठान का पृष्ठ खोला, और किसने पंजीकरण डेटा निर्यात किया। दो बातें सटीक रूप से समझना उपयोगी है।
- यह दर्ज करता है कि कौन-सा रिकॉर्ड किसने खोला, कभी यह नहीं कि रिकॉर्ड में क्या था। कोई भी फ़ील्ड मान लॉग में कॉपी नहीं किया जाता।
- केवल पूर्ण रिकॉर्ड पृष्ठ और निर्यात लॉग किए जाते हैं। सूची ब्राउज़ करना, खोजना या डैशबोर्ड देखना लॉग नहीं होता।
प्रविष्टियाँ एक निर्धारित अवधि के बाद स्वचालित रूप से हटा दी जाती हैं। सेटिंग्स, फिर सुरक्षा में दिखता है कि लॉग चालू है या नहीं और प्रविष्टियाँ कितने समय तक रखी जाती हैं।
आपातकालीन पहुँच
जहाँ किसी कर्मचारी को अपनी सामान्य पहुँच से बाहर का कोई रिकॉर्ड खोलना हो, वहाँ CommonLynk पहले उनसे कारण टाइप करने को कहता है और फिर उसे सीमित समय के लिए खोलता है। वह पृष्ठ केवल इस बात की पुष्टि करता है कि रिकॉर्ड मौजूद है, कारण सुरक्षित रखा जाता है, और यह पहुँच किसी अन्य पहुँच की तरह लॉग में दिखाई देती है।
अपने कर्मचारियों को सूचित करना
पहुँच लॉग आपके द्वारा सेवा दिए जाने वाले लोगों के साथ-साथ आपके अपने कर्मचारियों के बारे में भी जानकारी है। अधिकांश स्थानों पर आपको अपने कर्मचारियों को बताना आवश्यक है कि यह मौजूद है। इसी कारण सुरक्षा पृष्ठ इसे स्पष्ट रूप से बताता है, और वहाँ की शब्दावली आपके अपने कर्मचारी सूचना-पत्र के लिए एक अच्छा प्रारंभिक बिंदु है।