अपनी टीम को आमंत्रित करना
सहकर्मियों को कैसे आमंत्रित करें, पाँच मानक भूमिकाएँ क्या कर सकती हैं, और किसी भूमिका की पहुँच को कैसे बदलें।
लोगों को वर्कस्पेस में आमंत्रण द्वारा जोड़ा जाता है। आप कभी भी किसी सहकर्मी के लिए पासवर्ड सेट नहीं करते: उन्हें एक ईमेल मिलता है, वे लिंक पर जाते हैं और अपना पासवर्ड स्वयं चुनते हैं।
आमंत्रण भेजना
- सेटिंग्स खोलें, फिर "उपयोगकर्ता"।
- "उपयोगकर्ता को आमंत्रित करें" चुनें।
- ईमेल पता भरें, जो अनिवार्य है, और वैकल्पिक रूप से पहला नाम और अंतिम नाम।
- वह भूमिका चुनें जो उस व्यक्ति की होनी चाहिए। आप इसे "कोई भूमिका नहीं" पर छोड़कर बाद में सेट कर सकते हैं, लेकिन जब तक उनकी कोई भूमिका नहीं होती, वे किसी भी चीज़ तक नहीं पहुँच सकते।
- वह भाषा चुनें जिसमें आमंत्रण ईमेल लिखा जाना चाहिए, फिर "आमंत्रण भेजें" चुनें।
पाँच मानक भूमिकाएँ
प्रत्येक नया वर्कस्पेस पाँच पहले से परिभाषित भूमिकाओं के साथ बनाया जाता है। ये एक शुरुआती बिंदु हैं, कोई निश्चित सूची नहीं: आप इनमें से किसी को भी संपादित कर सकते हैं, और अपनी भूमिकाएँ जोड़ सकते हैं।
- स्वामी। वह व्यक्ति जो वर्कस्पेस का स्वामी है। हर जगह पूर्ण पहुँच, और इस भूमिका को न तो बंद किया जा सकता है और न ही इससे उपयोगकर्ता प्रबंधन का अधिकार हटाया जा सकता है।
- व्यवस्थापक। उपयोगकर्ताओं, भूमिकाओं और सेटिंग्स सहित हर मॉड्यूल तक पूर्ण पहुँच।
- कार्यक्रम प्रबंधक। कार्यान्वयन मॉड्यूलों तक पूर्ण पहुँच, रिपोर्ट पढ़ सकते हैं, और उपयोगकर्ताओं, भूमिकाओं, सेटिंग्स या बैकअप तक नहीं पहुँच सकते।
- डेटा प्रविष्टि। रिकॉर्ड देख, जोड़ और संपादित कर सकते हैं, और न तो हटा सकते हैं, न निर्यात कर सकते हैं और न ही कोई सेटिंग बदल सकते हैं।
- केवल पढ़ने के लिए। रिकॉर्ड और रिपोर्ट देख सकते हैं, और कुछ भी नहीं बदल सकते।
किसी भूमिका के अधिकार बदलना
सेटिंग्स खोलें, फिर "भूमिकाएँ", फिर कोई भूमिका चुनें और उसे संपादित करें। आपको एक ग्रिड मिलता है जिसमें प्रत्येक मॉड्यूल के लिए एक पंक्ति और "देखें", "जोड़ें", "संपादित करें" तथा "हटाएँ" के लिए एक-एक कॉलम होता है, साथ ही एक "सभी" कॉलम होता है जो पूरी पंक्ति को एक साथ चिह्नित कर देता है।
"सक्रिय भूमिका" चेकबॉक्स से किसी भूमिका को बंद करने पर वह भूमिका जो भी अनुमतियाँ देती है, वे उस भूमिका वाले सभी लोगों से तुरंत हट जाती हैं। CommonLynk ऐसे किसी भी बदलाव को अस्वीकार कर देगा जिससे वर्कस्पेस में उपयोगकर्ताओं और भूमिकाओं का प्रबंधन करने वाला कोई न बचे।