पूर्ण संगठन निर्यात

पिछले विषय में वर्णित रजिस्टर डाउनलोड एक स्प्रेडशीट के रूप में एक इकाई है। यह सब कुछ है, एक आर्काइव के रूप में।

यह रजिस्टर डाउनलोड से कैसे भिन्न है

रिपोर्ट होम से मिलने वाली CSV एक इकाई, यानी आपके व्यक्तियों, की स्प्रेडशीट है। पूर्ण संगठन निर्यात आपका पूरा वर्कस्पेस एक आर्काइव फ़ाइल में है। दो अलग उद्देश्यों के लिए दो अलग तंत्र, इसलिए CSV को कभी भी सब कुछ का निर्यात न बताएँ।

रजिस्टर डाउनलोड रिपोर्ट में है। पूर्ण निर्यात बैकअप में है, जो अपनी अनुमतियों वाला एक अलग क्षेत्र है।

अनुरोध करना

अपने वर्कस्पेस में बैकअप खोलें। यदि आपकी भूमिका बैकअप डाउनलोड कर सकती है, तो आपको अभी बैकअप बनाएँ दिखाई देगा। प्लेटफ़ॉर्म स्वयं भी निर्धारित बैकअप लेता है, इसलिए प्रायः कुछ पहले से ही प्रतीक्षा में होता है।

प्रत्येक बैकअप पंक्ति पर एक डाउनलोड बटन होता है, जो एक छोटा संवाद खोलता है जिसमें दो विकल्प होते हैं: आपके द्वारा चुने गए पासवर्ड के साथ AES 256 का उपयोग करने वाला एन्क्रिप्ट किया गया आर्काइव, या एक सामान्य आर्काइव। आर्काइव पहले से तैयार रखने के बजाय अनुरोध पर तैयार किया जाता है, इसलिए थोड़ी प्रतीक्षा के बाद वह डाउनलोड होता है।

• मैन्युअल बैकअप प्रतिदिन सीमित हैं, और किसी वर्कस्पेस के लिए एक समय में केवल एक आर्काइव तैयार किया जाता है।
• आपके द्वारा चुना गया पासवर्ड आर्काइव लिखने के लिए एक बार उपयोग होता है और कभी संग्रहीत नहीं किया जाता। CommonLynk में कोई भी आपके लिए आपका एन्क्रिप्ट किया गया आर्काइव नहीं खोल सकता, और खोया हुआ पासवर्ड पुनः प्राप्त नहीं किया जा सकता।
• उस विकल्प से अलग, प्लेटफ़ॉर्म जो कुछ भी संग्रहीत करता है वह अपने स्थान पर एन्क्रिप्ट किया जाता है, और डाउनलोड किसी खुले स्टोरेज लिंक के रूप में सौंपे जाने के बजाय प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से स्ट्रीम किया जाता है, इसलिए वह पूरे समय आपकी अनुमतियों के अधीन रहता है।
• जब बैकअप बनाया जाता है और जब उसे डाउनलोड किया जाता है, तो खाते के हर व्यवस्थापक को ईमेल द्वारा सूचित किया जाता है।

इसके अंदर क्या है

एक पैकेज में स्प्रेडशीट और CSV फ़ाइलें, आपकी मूल अपलोड की गई फ़ाइलें, और डेटाबेस की एक पोर्टेबल प्रति होती है, जो क्षेत्र के अनुसार फ़ोल्डरों में होती हैं:

• संगठन प्रोफ़ाइल एवं सेटिंग्स
• पंजीकरण / व्यक्ति
• पंजीकरण / परिवार
• पंजीकरण / प्रतिष्ठान
• पंजीकरण / पंजीकरण कॉन्फ़िगरेशन
• कार्यान्वयन / कार्यक्रम
• कार्यान्वयन / परियोजनाएँ
• कार्यान्वयन / गतिविधियाँ
• कार्यान्वयन / उपस्थिति
• कार्यान्वयन / संकेतक
• कार्यान्वयन / रिपोर्ट
• फ़ॉर्म
• उपयोगकर्ता
• सहायता
• संलग्नक

तैयार किया गया डाउनलोड कुछ दिनों तक उपलब्ध रहता है, फिर समाप्त हो जाता है, और आप दूसरा बना सकते हैं। बैकअप स्वयं हाल की दैनिक, साप्ताहिक और मासिक प्रतियों के साथ कुछ मैन्युअल प्रतियों की एक अनुसूची का पालन करते हैं। जब कोई बैकअप पुराना होकर हटता है तो उसकी फ़ाइलें चली जाती हैं, लेकिन आपके रिकॉर्ड के लिए प्रविष्टि बनी रहती है, जिसे अब डाउनलोड योग्य नहीं के रूप में चिह्नित किया जाता है। बैकअप को स्वयं हटाने का कोई तरीका नहीं है।

मैनिफ़ेस्ट

प्रत्येक पैकेज में एक मैनिफ़ेस्ट होता है जो दर्ज करता है: पैकेज प्रारूप का संस्करण, वह कब बनाया गया, डेटा किस क्षण पढ़ा गया, आपके वर्कस्पेस का नाम, भाषाएँ, प्रति शीट रिकॉर्ड की संख्या, प्रति फ़ाइल चेकसम, वह सटीक सॉफ़्टवेयर संस्करण जिससे वह बनाया गया, डेटाबेस माइग्रेशन की स्थिति, स्तंभ शीर्षकों की स्थिर सूची, और जानबूझकर क्या बाहर रखा गया।

इसी से आज लिया गया पैकेज महीनों बाद भी समझा और पुनर्स्थापित किया जा सकता है। स्तंभ शीर्षक एक बार जारी होने के बाद कभी नाम बदले या पुनर्व्यवस्थित नहीं किए जाते, इसलिए किसी एक निर्यात के आधार पर बनाया गया मैपिंग अगले निर्यात पर भी काम करता रहता है।

जानबूझकर क्या बाहर रखा गया है

नीचे दी गई प्रत्येक कमी को चुपचाप छोड़ देने के बजाय मैनिफ़ेस्ट में एक अपवर्जन के रूप में दर्ज किया जाता है।

• आयात खाता-बही: कौन-सी स्प्रेडशीट अपलोड की गई, किसके द्वारा, और उसकी प्रत्येक पंक्ति ने क्या किया। किसी आयात द्वारा बनाए गए रिकॉर्ड अन्य रिकॉर्ड की तरह ही शामिल होते हैं, और पोर्टेबल डेटाबेस प्रति के भीतर आपके अपने वर्कस्पेस का गतिविधि लॉग प्रत्येक आयात का स्थायी विवरण रखता है।
• पासवर्ड हैश और कोई भी साइन इन रहस्य।
• API कुंजियाँ, एन्क्रिप्ट किए गए क्रेडेंशियल और टोकन, जो वैसे भी प्लेटफ़ॉर्म के बाहर निरर्थक होंगे।
• प्लेटफ़ॉर्म-व्यापी ऑडिट रिकॉर्ड और प्लेटफ़ॉर्म के आंतरिक स्तंभ। आपके अपने वर्कस्पेस का गतिविधि लॉग पोर्टेबल डेटाबेस प्रति के भीतर शामिल है।
• केवल सहायता कर्मचारियों को दिखने वाली टिप्पणियाँ, और तकनीकी निदान। आपके अपने सहायता टिकट, उनकी बातचीत और उनके संलग्नक शामिल हैं।
• वे पंक्तियाँ जिन्हें आप पहले ही हटा चुके थे।
• संकेतक के वे आँकड़े जिन्हें प्लेटफ़ॉर्म संग्रहीत करने के बजाय गणना करता है, और जिन्हें पुनर्स्थापना के बाद फिर से निकाला जाता है। उनके पीछे के डेटा बिंदु और लक्ष्य शामिल हैं।
• फ़ॉर्म से अंक-निर्धारण की मध्यवर्ती सामग्री। प्रस्तुत किए गए उत्तर, दोहराव समूहों सहित, शामिल हैं।
• ब्राउज़र सत्र की पंक्तियाँ और कैश किया गया डेटा।
• गतिविधियों पर अपलोड की गई स्कैन की हुई उपस्थिति शीट। उनके रिकॉर्ड पोर्टेबल डेटाबेस प्रति में हैं; फ़ाइलें स्वयं अभी आर्काइव में नहीं रखी जातीं।
• कच्चा पूर्ण डेटाबेस डंप, जिसमें आवश्यक रूप से साइन इन तालिकाएँ होतीं। उसके स्थान पर एक स्वच्छ पोर्टेबल प्रति दी जाती है: तालिका संरचना वही, लेकिन क्रेडेंशियल पंक्तियाँ और हर संग्रहीत पासवर्ड खाली, ताकि यह किसी खाली डेटाबेस में लोड हो सके।
• पोर्टेबल डेटाबेस प्रति से: साइन इन सत्र, आमंत्रण, API कुंजी और ईमेल क्रेडेंशियल तालिकाओं की सामग्री, और हर संग्रहीत पासवर्ड। इन तालिकाओं की संरचना बनी रहती है, इसलिए प्रति फिर भी किसी खाली डेटाबेस में लोड हो जाती है।
• आपके डेटा संग्राहकों के उपकरणों ने अंतिम बार प्रत्येक फ़ॉर्म का कौन-सा संस्करण रखने की सूचना दी, प्रत्येक उपकरण को अंतिम बार भेजी गई उत्तरदाता सूची (कौन-से रिकॉर्ड, और कब), प्रत्येक उपकरण ने क्या सूचित किया कि उसने अभी तक नहीं भेजा है, और क्या उसने किसी पूर्ण फ़ॉर्म को स्वयं से हटा दिया है। यह आपके डेटा का नहीं, बल्कि उनके फ़ोन का विवरण है, और अगला सिंक इसे फिर से बना देता है; रिकॉर्ड पोर्टेबल SQL डंप में शामिल रहते हैं।