आपके पास उपलब्ध रिपोर्ट

रिपोर्ट मॉड्यूल आपको सात रिपोर्ट स्क्रीन और एक PDF जनरेटर देता है। प्रत्येक स्क्रीन एक अलग प्रश्न का उत्तर देती है और कुछ थोड़ा अलग गिनती है, इसलिए सबसे पहले यह जानना उपयोगी है कि कौन-सी क्या है।

रिपोर्ट होम

होम पृष्ठ एक फ़िल्टर बार (आरंभ तिथि, समाप्ति तिथि और कार्यक्रम), शीर्ष पर छह आँकड़ों, तीन चार्टों, और फिर प्रत्येक रिपोर्ट के लिए एक कार्ड के साथ खुलता है। प्रत्येक कार्ड पर रिपोर्ट देखें बटन और CSV डाउनलोड करें बटन होता है, ताकि हर रिपोर्ट को स्क्रीन पर पढ़ा जा सके या फ़ाइल के रूप में ले जाया जा सके।

• पंजीकृत व्यक्ति, यानी आपके रजिस्टर में कितने व्यक्ति जोड़े गए।
• पहुँचे गए विशिष्ट व्यक्ति, यानी प्रत्येक व्यक्ति एक बार गिना जाता है, चाहे उसने कितनी भी गतिविधियों में भाग लिया हो।
• प्रदत्त सेवाएँ, यानी हर उपस्थिति रिकॉर्ड, इसलिए जिस व्यक्ति ने दस सत्रों में भाग लिया वह दस बार गिना जाता है।
• सक्रिय कार्यक्रम और सक्रिय परियोजनाएँ, यानी वे जिनकी स्थिति सक्रिय है।
• अवधि में गतिविधियाँ, यानी वे गतिविधियाँ जो आपके द्वारा चुनी गई तिथियों के भीतर आती हैं।

तीनों चार्ट महीने के अनुसार समय के साथ पहुँच, प्रति कार्यक्रम पहुँच, और पहुँचे गए लोगों का लिंग के अनुसार विभाजन दिखाते हैं। वे आँकड़ों वाले उसी फ़िल्टर बार का पालन करते हैं। इस अध्याय का एक बाद का विषय केवल डाउनलोड को कवर करता है।

स्थिति के अनुसार लाभार्थी

यह स्क्रीन प्रत्येक स्थिति के लिए एक पंक्ति देती है, जिसमें एक गणना और रजिस्टर में उसका प्रतिशत अंश होता है, और सबसे बड़ा समूह पहले आता है।

चूँकि यह स्वयं रजिस्टर को समूहित करती है, इसलिए प्रत्येक व्यक्ति ठीक एक बार दिखाई देता है। मॉड्यूल में यही एकमात्र स्क्रीन है जो वास्तव में लोगों की गणना है। प्रत्येक पंक्ति उस स्थिति के अनुसार फ़िल्टर किए गए रजिस्टर से लिंक होती है, ताकि आप हमेशा देख सकें कि किसी संख्या के पीछे कौन है।

प्रति कार्यक्रम लाभार्थी

यह स्क्रीन प्रत्येक कार्यक्रम के लिए एक पंक्ति देती है, जिसमें छह स्तंभ होते हैं: कुल नामांकित, पूर्ण, उपस्थित, अनुपस्थित, विलंबित और अनुमत अनुपस्थिति। इन छह स्तंभों में दो अलग-अलग चीज़ें गिनी जा रही हैं, और यह अंतर महत्वपूर्ण है।

इसलिए जिस कार्यक्रम में कई सत्र चले, उसमें अंतिम चार स्तंभ पहले दो से कहीं बड़े हो सकते हैं। जिस व्यक्ति ने किसी एक गतिविधि के दस सत्रों में भाग लिया, वह एक नामांकन और दस उपस्थिति रिकॉर्ड है।

यह स्क्रीन रिकॉर्ड-स्तरीय दृश्यता का भी पालन करती है। कुल योग में केवल वही परियोजनाएँ शामिल होती हैं जिन्हें देखने की आपको अनुमति है, इसलिए अलग-अलग पहुँच वाले दो सहकर्मी एक ही कार्यक्रम के लिए सही रूप से अलग-अलग कुल योग देख सकते हैं।

प्रति गतिविधि उपस्थिति दर

यह स्क्रीन प्रत्येक गतिविधि के लिए एक पंक्ति देती है, जिसमें उपस्थित, विलंबित, अनुपस्थित और अनुमत अनुपस्थिति, एक कुल और एक दर होती है। दर, उपस्थित और विलंबित का योग है, जिसे कुल से भाग दिया जाता है।

जिन गतिविधियों का कोई भी उपस्थिति रिकॉर्ड नहीं है, उन्हें रिपोर्ट से पूरी तरह बाहर रखा जाता है, इसलिए जिस गतिविधि को देखने की आप अपेक्षा करते हैं और जो आपको नहीं मिलती, वह प्रायः ऐसी होती है जिसमें अभी तक किसी को चिह्नित नहीं किया गया है। पंक्तियाँ सबसे हाल की गतिविधि को पहले रखते हुए क्रमबद्ध होती हैं।

कार्यक्रम निगरानी एवं मूल्यांकन

यह स्क्रीन प्रति कार्यक्रम एक पंक्ति देती है, जिसमें उसकी विशिष्ट पहुँच, प्रदत्त सेवाएँ और प्रति व्यक्ति सेवाएँ होती हैं, साथ ही शीर्ष पर तीन कुल योग होते हैं। इसमें साझा फ़िल्टर बार होता है, इसलिए पंक्तियाँ आपके द्वारा चुनी गई अवधि और कार्यक्रम को कवर करती हैं।

परियोजना सारांश

यह स्क्रीन प्रति परियोजना एक पंक्ति देती है, जिसमें उसका दाता, बजट, तिथियाँ और लक्ष्य के सापेक्ष पहुँच होती है। इसका फ़िल्टर बार सामान्य आरंभ तिथि, समाप्ति तिथि और कार्यक्रम में एक स्थिति बॉक्स जोड़ता है।

लाभार्थी भागीदारी

यह स्क्रीन अवधि में पहुँचे गए प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक पंक्ति सूचीबद्ध करती है, जिसमें उनके द्वारा भाग ली गई गतिविधियाँ और प्राप्त सेवाएँ होती हैं, प्रति पृष्ठ पच्चीस। इसका फ़िल्टर बार एक लिंग बॉक्स जोड़ता है। चूँकि इसमें लोगों के नाम होते हैं, इसे खोलना वर्कस्पेस के पठन लॉग में उसी प्रकार दर्ज होता है जैसे कोई निर्यात।

PDF रिपोर्ट तैयार करना

रिपोर्ट तैयार करें आपके द्वारा चुनी गई अवधि और दायरे पर, यानी सभी कार्यक्रमों या एक कार्यक्रम पर, आपके द्वारा चिह्नित खंडों के साथ एक ब्रांडेड PDF बनाता है: कार्यक्रम, गतिविधियाँ, उपस्थिति, लाभार्थी और संकेतक। जो खंड आप छोड़ देते हैं उसकी गणना बिल्कुल नहीं की जाती। आप रिपोर्ट की भाषा चुन सकते हैं और वैकल्पिक रूप से प्रति प्राप्त करने के लिए एक ईमेल पता दर्ज कर सकते हैं; फ़ाइल दोनों स्थितियों में डाउनलोड होती है। रिपोर्ट तैयार करना एक निर्यात के रूप में लॉग किया जाता है क्योंकि इसमें व्यक्ति-स्तरीय पहुँच होती है।

रिपोर्ट का विवरणात्मक भाग लिखना

आँकड़े बताते हैं कि क्या हुआ; विवरणात्मक भाग बताता है कि उसका क्या अर्थ था। रिपोर्ट तैयार करें से "विवरणात्मक भाग लिखें या संपादित करें" पर जाकर PDF के लिए एक आरंभिक खंड लिखें, किसी एक कार्यक्रम के लिए या पूरे संगठन के लिए। इसे उस कार्यक्रम और उस रिपोर्टिंग अवधि के साथ सहेजा जाता है, इसलिए वही रिपोर्ट दोबारा तैयार करने पर वही पाठ फिर से लिया जाता है, और आप इसे अपने वर्कस्पेस में उपयोग होने वाली किसी भी भाषा में लिख सकते हैं। इसे लिखना वैकल्पिक है: "छोड़ें" आपको सीधे PDF पर वापस ले जाता है।

संख्याओं को पढ़ना

दो प्रकार की स्क्रीनें लोगों को एक-एक बार गिनती हैं: स्थिति के अनुसार लाभार्थी, जो स्वयं रजिस्टर को समूहित करती है, और रिपोर्ट होम, कार्यक्रम निगरानी एवं मूल्यांकन तथा लाभार्थी भागीदारी पर विशिष्ट पहुँच के आँकड़े, जो प्रत्येक व्यक्ति को एक बार गिनते हैं, चाहे उसने कितनी भी गतिविधियों में भाग लिया हो। इन स्क्रीनों पर बाकी सब कुछ नामांकन, उपस्थिति रिकॉर्ड या सेवाएँ गिनता है।

इससे निकलने वाला व्यावहारिक नियम छोटा है: एक रिपोर्ट के स्तंभ को दूसरी रिपोर्ट के स्तंभ में न जोड़ें। वे एक ही इकाई नहीं हैं, और उनका योग निरर्थक होता है।