Privasi dan log akses

Daftar registrasi orang adalah hal paling sensitif yang disimpan sebuah ruang kerja, dan CommonLynk memperlakukannya demikian.

Foto dan berkas pribadi

Foto yang dilampirkan pada data seseorang tidak pernah dipublikasikan di alamat web yang dapat ditebak. Foto disimpan di luar area yang dapat dijangkau oleh server web sama sekali, dan setiap permintaan untuk mengaksesnya diperiksa sebelum satu bita pun dikirim.

Pemeriksaan ini memastikan bahwa Anda sudah masuk, bahwa catatan tersebut milik ruang kerja Anda, bahwa peran Anda boleh melihat data registrasi, bahwa catatan tersebut termasuk yang boleh Anda lihat, dan bahwa foto tidak disembunyikan dari peran Anda. Jika salah satu syarat tersebut tidak terpenuhi, jawabannya adalah berkas tidak ditemukan, bukan bahwa Anda ditolak, sehingga tidak ada yang dapat mengetahui apa saja yang ada dengan cara bertanya.

Yang dicatat oleh log akses

CommonLynk menyimpan catatan tentang siapa yang membuka halaman orang, rumah tangga, atau lembaga, dan siapa yang mengekspor data registrasi. Ada dua hal yang perlu dipahami dengan tepat.

• Log ini mencatat catatan mana yang dibuka dan oleh siapa, tidak pernah isi catatan tersebut. Tidak ada nilai bidang yang disalin ke dalam log.
• Hanya halaman catatan lengkap dan ekspor yang dicatat. Menelusuri daftar, melakukan pencarian, atau melihat dasbor tidak dicatat.

Entri dihapus secara otomatis setelah jangka waktu tertentu. Pengaturan, lalu Keamanan, menunjukkan apakah log diaktifkan dan berapa lama entri disimpan.

Akses darurat

Jika seorang anggota staf perlu membuka catatan di luar jangkauan aksesnya yang biasa, CommonLynk memintanya mengetik alasan terlebih dahulu, lalu membukanya untuk waktu terbatas. Halaman tersebut hanya mengonfirmasi bahwa catatan itu ada, alasannya disimpan, dan akses tersebut muncul dalam log seperti akses lainnya.

Memberi tahu staf Anda

Log akses merupakan informasi tentang karyawan Anda sendiri dan juga tentang orang-orang yang Anda layani. Di sebagian besar tempat, Anda diwajibkan memberi tahu staf Anda bahwa log ini ada. Karena itulah halaman Keamanan menyatakannya dengan jelas, dan kata-kata di sana dapat menjadi titik awal yang baik untuk pemberitahuan kepada staf Anda sendiri.