Cara penghitungan partisipasi

Pelaporan kepada donor biasanya memerlukan dua angka yang mudah tertukar: berapa banyak orang yang Anda jangkau, dan berapa banyak layanan yang Anda berikan. CommonLynk memisahkan keduanya.

Dua pertanyaan yang berbeda

• Individu unik menghitung orang. Seseorang yang ikut serta dalam tiga kegiatan Anda hanya dihitung satu kali.
• Layanan menghitung kejadian. Orang yang sama tersebut dihitung sebagai tiga layanan.
• Rata-rata layanan per orang adalah angka kedua dibagi angka pertama, dan menunjukkan seberapa mendalam Anda bekerja dengan orang-orang, bukan berapa banyak orang yang Anda jangkau.

Tiga aturan penghitungan

Apakah seseorang dihitung sebagai individu yang dijangkau suatu kegiatan bergantung pada makna jenis kegiatan tersebut. Setiap kegiatan memiliki salah satu dari tiga aturan.

• Terdaftar atau menerima. Setiap orang yang terdaftar sebagai peserta dihitung, baik ditandai hadir maupun tidak. Aturan ini tepat untuk distribusi: jika seseorang mengambil paket pangan, orang tersebut telah terjangkau.
• Hadir setidaknya satu kali. Seseorang dihitung jika hadir atau terlambat pada setidaknya satu sesi. Aturan ini tepat untuk layanan konseling atau kunjungan lapangan.
• Menyelesaikan kegiatan. Hanya orang yang menghadiri setiap sesi yang dihitung. Aturan ini tepat untuk pelatihan, karena menghadiri satu dari lima hari bukanlah hasil yang Anda janjikan.

Aturan mana yang digunakan kegiatan Anda

Anda tidak memilih aturan secara langsung. Aturan ditetapkan dari jenis kegiatan yang Anda pilih di langkah pertama wizard, karena jenis tersebut sudah menunjukkan tujuan kegiatan.

• Pelatihan, lokakarya, dan asesmen menghitung orang yang menyelesaikan kegiatan.
• Sesi konseling dan kunjungan lapangan menghitung orang yang hadir setidaknya satu kali.
• Distribusi, sesi penyadaran, pertemuan, dialog masyarakat, dan sesi informasi menghitung semua orang yang terdaftar.

Apa yang dianggap selesai

Setiap kali Anda menyimpan kisi kehadiran, CommonLynk menghitung ulang siapa yang telah menyelesaikan kegiatan. Seseorang dianggap selesai jika ada catatan untuknya di setiap sesi, dan setiap catatan tersebut berstatus hadir atau terlambat.

• Terlambat tetap dihitung sebagai hadir. Seseorang yang datang terlambat tetap berada di sana.
• Izin tidak dihitung sebagai hadir. Ketidakhadiran yang diizinkan tetap merupakan ketidakhadiran dalam hal penyelesaian pelatihan, dan menandai seseorang dengan status izin akan membuat orang tersebut tidak dihitung sebagai selesai.
• Sesi yang dibiarkan kosong untuk seseorang dihitung merugikan orang tersebut sama seperti ketidakhadiran, karena penyelesaian berarti catatan yang lengkap, bukan sekadar tidak ada ketidakhadiran.
• Kegiatan yang sama sekali tidak memiliki sesi dibiarkan apa adanya. Distribusi yang tidak pernah membuka daftar hadir tetap berjalan, karena aturannya menghitung semua orang yang terdaftar.

Pendaftaran peserta dan kehadiran adalah satu catatan

CommonLynk tidak menyimpan daftar pendaftaran peserta yang terpisah di samping catatan kehadiran. Ketika Anda menambahkan seseorang ke sebuah kegiatan, catatan yang sama mencatat bahwa orang tersebut telah terdaftar dan pada tanggal berapa, dan kemudian juga mencatat apakah orang tersebut menyelesaikan kegiatan. Satu baris, dua fakta.

Inilah sebabnya angka pendaftaran peserta dan angka kehadiran tidak pernah dapat berselisih di CommonLynk, dan mengapa mengeluarkan seseorang dari sebuah kegiatan menghapus kedua fakta tersebut sekaligus.