Ekspor organisasi lengkap

Unduhan daftar pada topik sebelumnya adalah satu entitas dalam bentuk lembar kerja. Yang ini adalah segalanya, dalam satu arsip.

Perbedaannya dengan unduhan daftar

CSV dari beranda Laporan adalah satu entitas, yaitu individu Anda, dalam lembar kerja. Ekspor organisasi lengkap adalah seluruh ruang kerja Anda dalam satu berkas arsip. Dua mekanisme berbeda untuk dua tujuan berbeda, jadi jangan pernah menyebut CSV tersebut sebagai ekspor segalanya.

Unduhan daftar berada di Laporan. Ekspor lengkap berada di Cadangan, area terpisah dengan izinnya sendiri.

Memintanya

Di ruang kerja Anda, buka Cadangan. Jika peran Anda diizinkan mengunduh cadangan, Anda akan melihat Buat cadangan sekarang. Platform juga membuat cadangan terjadwal dengan sendirinya, sehingga biasanya sudah ada cadangan yang tersedia.

Setiap baris cadangan memiliki tombol Unduh, yang membuka dialog singkat dengan dua pilihan: arsip terenkripsi menggunakan AES 256 dengan kata sandi pilihan Anda, atau arsip biasa. Arsip disusun saat diminta, bukan disiapkan sebelumnya, sehingga ada jeda singkat sebelum arsip diunduh.

• Pencadangan manual dibatasi jumlahnya per hari, dan hanya satu arsip yang disusun pada satu waktu untuk setiap ruang kerja.
• Kata sandi yang Anda pilih hanya digunakan satu kali untuk menulis arsip dan tidak pernah disimpan. Tidak seorang pun di CommonLynk dapat membuka arsip terenkripsi Anda untuk Anda, dan kata sandi yang hilang tidak dapat dipulihkan.
• Terlepas dari pilihan tersebut, semua yang disimpan platform dienkripsi di tempat penyimpanannya, dan unduhan dialirkan melalui platform, bukan diberikan sebagai tautan penyimpanan langsung, sehingga tetap berada di bawah izin Anda sepanjang proses.
• Setiap administrator akun diberi tahu melalui email ketika cadangan dibuat dan ketika cadangan diunduh.

Apa isinya

Sebuah paket memuat lembar kerja dan berkas CSV, berkas asli yang Anda unggah, serta salinan portabel basis data, dalam folder-folder menurut area:

• Profil & pengaturan organisasi
• Registrasi / Individu
• Registrasi / Rumah tangga
• Registrasi / Lembaga
• Registrasi / Konfigurasi registrasi
• Implementasi / Program
• Implementasi / Proyek
• Implementasi / Kegiatan
• Implementasi / Kehadiran
• Implementasi / Indikator
• Implementasi / Laporan
• Formulir
• Pengguna
• Dashboard
• Dukungan
• Lampiran

Unduhan yang telah disusun tetap tersedia selama beberapa hari, lalu kedaluwarsa, dan Anda dapat menyusun yang baru. Cadangan itu sendiri mengikuti jadwal berupa salinan harian, mingguan, dan bulanan terkini, ditambah sejumlah salinan manual. Ketika suatu cadangan melewati masa simpannya, berkasnya dihapus, tetapi entrinya tetap ada untuk arsip Anda, dengan tanda tidak dapat diunduh lagi. Anda tidak dapat menghapus cadangan sendiri.

Manifes

Setiap paket memuat manifes yang mencatat versi format paket, waktu pembuatannya, saat data dibaca, nama ruang kerja Anda, bahasa-bahasanya, jumlah catatan per lembar, checksum per berkas, versi perangkat lunak persis yang digunakan untuk membuatnya, status migrasi basis data, daftar tetap judul kolom, dan apa saja yang sengaja tidak disertakan.

Itulah yang memungkinkan paket yang diambil hari ini tetap dapat dipahami dan dipulihkan berbulan-bulan kemudian. Judul kolom tidak pernah diganti namanya atau diubah urutannya setelah dirilis, sehingga pemetaan yang dibuat berdasarkan satu ekspor tetap berfungsi untuk ekspor berikutnya.

Apa yang sengaja tidak disertakan

Setiap bagian yang tidak disertakan di bawah ini dicatat dalam manifes sebagai pengecualian, bukan dilewatkan begitu saja tanpa keterangan.

• Buku catatan impor: lembar kerja mana yang diunggah, oleh siapa, dan apa hasil setiap barisnya. Catatan yang dibuat melalui impor disertakan seperti catatan lainnya, dan log aktivitas ruang kerja Anda sendiri, di dalam salinan basis data portabel, menyimpan catatan permanen setiap impor.
• Hash kata sandi dan rahasia masuk apa pun.
• Kunci API, kredensial terenkripsi, dan token, yang bagaimanapun tidak akan bermakna di luar platform.
• Catatan audit seluruh platform dan kolom internal platform. Log aktivitas ruang kerja Anda sendiri disertakan, di dalam salinan basis data portabel.
• Catatan yang hanya dapat dilihat oleh staf dukungan, dan diagnostik teknis. Tiket dukungan Anda sendiri, percakapannya, dan lampirannya disertakan.
• Baris yang sudah Anda hapus sebelumnya.
• The reporting tables the dashboards read. They hold nothing of their own: every row is derived from the enrolments and attendance this package carries, and they are rebuilt from those after a restore.
• Angka indikator yang dihitung oleh platform alih-alih disimpan, yang akan dihitung ulang setelah pemulihan. Titik data dan target yang mendasarinya disertakan.
• Artefak penilaian antara dari formulir. Jawaban yang dikirim, termasuk grup berulang, disertakan.
• Baris sesi peramban dan data dalam cache.
• Lembar kehadiran hasil pindaian yang diunggah ke kegiatan. Catatannya ada dalam salinan basis data portabel; berkasnya sendiri belum dimasukkan ke dalam arsip.
• Dump basis data lengkap mentah, yang mau tidak mau akan memuat tabel masuk. Sebagai gantinya disertakan salinan portabel yang telah dibersihkan: struktur tabel yang sama, dengan baris kredensial dan setiap kata sandi tersimpan dikosongkan, sehingga dapat dimuat ke basis data kosong.
• Dari salinan basis data portabel: isi tabel sesi masuk, undangan, kunci API, dan kredensial email, serta setiap kata sandi yang tersimpan. Struktur tabel-tabel tersebut tetap dipertahankan, sehingga salinannya tetap dapat dimuat ke basis data kosong.
• Versi setiap formulir yang terakhir dilaporkan dimiliki oleh perangkat pengumpul data Anda, daftar responden yang terakhir dikirim ke setiap perangkat (catatan mana, dan kapan), apa yang dilaporkan setiap perangkat belum dikirim, dan apakah perangkat telah menghapus formulir yang sudah selesai dari dirinya. Informasi ini menggambarkan ponsel mereka, bukan data Anda, dan sinkronisasi berikutnya akan membangunnya kembali; catatannya sendiri ikut dalam dump SQL portabel.
• Pengaturan masuk tunggal: penyedia masuk Anda dan sertifikat publiknya, domain email yang terverifikasi, serta akun kerja mana yang membuka akun ruang kerja mana. Semuanya ada di salinan basis data portabel, jadi pemulihan mempertahankan semua tautan; rahasia penyedia tidak, dan pemilik memasukkannya lagi.
• Proses masuk yang sedang berjalan dan pelindung agar satu proses masuk tidak dipakai dua kali. Masing masing berlaku beberapa menit dan dihapus dalam dua hari.
• The XLSForm workbooks each form was built from, at every upload: the file name, who uploaded it and when, and the workbook itself. They are your own source files, kept so an import can be checked and repaired from the file that produced it. The records travel in the portable SQL dump and a restore brings them back; each workbook can be downloaded from its form.
• The datasets attached to forms and read by pulldata(): each uploaded file, its rows, the key column, who uploaded it and when, and which form versions carried it. They are your own reference files, part of each form version. The records and their rows travel in the portable SQL dump and a restore brings them back, with the link to every version that carried them; each file can be downloaded from its form.
• The session by session attendance grid: each activity's sessions and every person's mark in each one. It is in the portable database copy and a restore brings it back; the Attendance spreadsheets carry each person's enrolment and overall status, but not yet the individual session marks.
• Custom fields your organisation added, and the values recorded in them. They are in the portable database copy and a restore brings them back, but they have no spreadsheet yet.
• Pohon lokasi Anda, termasuk tempat yang Anda tambahkan atau sunting, nama tingkatnya, pengaturan lokasi termasuk zona waktu sebuah tempat, dan kelompok negara Anda. Setiap catatan menampilkan lokasinya menurut nama; pohonnya sendiri ada di salinan basis data portabel dan pemulihan mengembalikannya.
• Workspace settings and reference lists that have no spreadsheet of their own, such as activity types and templates, attachment types, disaggregation categories, email templates and saved import mappings. Records show them by name where they use them; the settings are in the portable database copy.
• Pengaturan akses catatan dan riwayatnya: catatan yang boleh dilihat setiap pengguna, penugasan catatan, kebijakan visibilitas kolom, pemberian akses darurat, tinjauan akses, ikrar kerahasiaan, dan siapa yang dikeluarkan dari proyek mana beserta tanggal berakhirnya akses hanya baca. Lembar Pengguna memuat akun dan izin setiap peran; catatan terperinci ini ada di salinan basis data portabel.
• Who may approve indicator readings (each person’s approval rights on projects and indicators). They are access control and are not restored: after a restore, assign approvers again. Readings already approved keep who approved them.
• Each user’s saved searches and chosen list columns: view preferences, not workspace records. A package restored without them simply opens every list on its default search and columns.
• Riwayat setiap catatan: siapa yang membuatnya, untuk mitra mana dan bagaimana; setiap perubahan berikutnya dengan nilai lama dan barunya; catatan internal; dan riwayat bertanggal keanggotaan setiap orang pada mitra pelaksana. Riwayat ikut dalam dump SQL portabel, dan pemulihan mengembalikannya bersama catatannya.
• Your workspace's own logs: the audit trail, the record access log, the outgoing email log and the administration log. They record how the workspace was used rather than your data, and they are in the portable database copy.
• Internal bookkeeping tables of the software itself. They describe the application, not your organisation, and are in the portable database copy so that it restores whole.
• Tables the platform no longer writes: the uploaded respondent lists forms used before 26 September 2026. Any rows they still hold are in the portable database copy.