Laporan yang tersedia
Tujuh layar laporan di ruang kerja Anda dan laporan PDF yang dapat Anda buat: apa yang dihitung masing-masing, mana yang memiliki filter, dan mengapa angka-angkanya tidak dimaksudkan untuk dijumlahkan.
Modul Laporan menyediakan tujuh layar laporan dan satu pembuat PDF. Setiap layar menjawab pertanyaan yang berbeda dan menghitung sesuatu yang sedikit berbeda, jadi hal pertama yang perlu diketahui adalah fungsi masing-masing.
Beranda Laporan
Beranda dibuka dengan bilah filter (tanggal awal, tanggal akhir, dan program), enam angka di bagian atas, tiga grafik, lalu satu kartu untuk setiap laporan. Setiap kartu memiliki tombol Lihat laporan dan tombol Unduh CSV, sehingga setiap laporan dapat dibaca di layar atau dibawa sebagai berkas.
- Individu terdaftar, yaitu berapa banyak individu yang ditambahkan ke daftar Anda.
- Individu unik yang dijangkau, yaitu setiap orang dihitung satu kali, berapa pun jumlah kegiatan yang diikutinya.
- Layanan yang diberikan, yaitu setiap catatan kehadiran, sehingga seseorang yang menghadiri sepuluh sesi dihitung sepuluh kali.
- Program aktif dan Proyek aktif, yaitu yang statusnya Aktif.
- Kegiatan dalam periode, yaitu kegiatan yang berada dalam rentang tanggal yang Anda pilih.
Ketiga grafik menampilkan jangkauan dari waktu ke waktu per bulan, jangkauan per program, dan sebaran jenis kelamin orang yang dijangkau. Grafik-grafik ini mengikuti bilah filter yang sama dengan angka-angkanya. Topik selanjutnya dalam bab ini membahas unduhan secara tersendiri.
Individu menurut status
Layar ini menampilkan satu baris untuk setiap status, dengan jumlah dan persentase dari daftar, diurutkan dari kelompok terbesar.
Karena layar ini mengelompokkan daftar itu sendiri, setiap orang muncul tepat satu kali. Inilah satu-satunya layar dalam modul ini yang benar-benar merupakan hitungan orang. Setiap baris menautkan ke daftar yang difilter menurut status tersebut, sehingga Anda selalu dapat melihat siapa di balik suatu angka.
Individu per program
Layar ini menampilkan satu baris untuk setiap program, dengan enam kolom: Total terdaftar, Selesai, Hadir, Tidak hadir, Terlambat, dan Izin. Dua hal berbeda dihitung dalam keenam kolom tersebut, dan perbedaannya penting.
| Kolom | Apa yang dihitung |
|---|---|
| Total terdaftar dan Selesai | Catatan pendaftaran peserta: satu untuk setiap orang pada setiap kegiatan. |
| Hadir, Tidak hadir, Terlambat, dan Izin | Catatan kehadiran sesi: satu untuk setiap orang pada setiap sesi. |
Jadi, pada program yang menjalankan banyak sesi, empat kolom terakhir dapat jauh lebih besar daripada dua kolom pertama. Seseorang yang menghadiri sepuluh sesi dari satu kegiatan dihitung sebagai satu pendaftaran peserta dan sepuluh catatan kehadiran.
Layar ini juga mematuhi visibilitas tingkat catatan. Total hanya mencakup proyek yang boleh Anda lihat, sehingga dua rekan kerja dengan akses berbeda dapat melihat total yang berbeda untuk program yang sama, dan keduanya benar.
Tingkat kehadiran per kegiatan
Layar ini menampilkan satu baris untuk setiap kegiatan, dengan Hadir, Terlambat, Tidak hadir, dan Izin, sebuah Total, serta sebuah tingkat. Tingkat tersebut adalah jumlah hadir ditambah terlambat, dibagi total.
Kegiatan yang sama sekali tidak memiliki catatan kehadiran tidak dimasukkan ke dalam laporan, sehingga kegiatan yang Anda harapkan muncul tetapi tidak dapat ditemukan biasanya adalah kegiatan yang belum ada satu orang pun ditandai kehadirannya. Baris diurutkan dengan kegiatan terbaru di urutan pertama.
Pemantauan dan Evaluasi Program
Layar ini menampilkan satu baris per program dengan jangkauan unik, layanan yang diberikan, dan layanan per orang, ditambah tiga total di bagian atas. Layar ini menggunakan bilah filter bersama, sehingga baris-barisnya mencakup periode dan program yang Anda pilih.
Ringkasan proyek
Layar ini menampilkan satu baris per proyek dengan donor, anggaran, tanggal, dan jangkauan terhadap target. Bilah filternya menambahkan kotak status pada tanggal awal, tanggal akhir, dan program yang biasa.
Partisipasi individu
Layar ini mencantumkan satu baris per individu yang dijangkau dalam periode tersebut, dengan kegiatan yang dihadirinya dan layanan yang diterimanya, dua puluh lima per halaman. Bilah filternya menambahkan kotak jenis kelamin. Karena layar ini menyebutkan nama orang, membukanya dicatat dalam log baca ruang kerja dengan cara yang sama seperti ekspor.
Membuat laporan PDF
Buat laporan menyusun PDF bermerek untuk rentang waktu dan cakupan yang Anda pilih, baik semua program maupun satu program, dengan bagian-bagian yang Anda centang: program, kegiatan, kehadiran, individu yang terjangkau, dan indikator. Bagian yang tidak Anda pilih sama sekali tidak dihitung. Anda dapat memilih bahasa laporan dan, jika diinginkan, memasukkan alamat email untuk menerima salinannya; berkas tetap diunduh dalam kedua kasus. Pembuatan laporan dicatat sebagai ekspor karena memuat jangkauan tingkat individu.
Menulis narasi laporan
Angka menyatakan apa yang terjadi; narasi menyatakan maknanya. Dari Buat laporan, ikuti "Tulis atau sunting narasi" untuk menulis bagian pembuka PDF, untuk satu program atau untuk organisasi secara keseluruhan. Narasi disimpan untuk program dan periode pelaporan tersebut, sehingga membuat ulang laporan yang sama akan memuat teks yang sama, dan Anda dapat menulisnya dalam bahasa mana pun yang digunakan ruang kerja Anda. Menulis narasi bersifat opsional: "Lewati" membawa Anda langsung kembali ke PDF.
Membaca angka-angkanya
Dua jenis layar menghitung setiap orang satu kali: Individu menurut status, yang mengelompokkan daftar itu sendiri, serta angka jangkauan unik di beranda Laporan, Pemantauan dan Evaluasi Program, dan Partisipasi individu, yang menghitung setiap orang satu kali berapa pun jumlah kegiatan yang dihadirinya. Selebihnya pada layar-layar ini menghitung pendaftaran peserta, catatan kehadiran, atau layanan.
Aturan praktis yang mengikutinya singkat saja: jangan menjumlahkan kolom dari satu laporan dengan kolom dari laporan lain. Keduanya bukan satuan yang sama, dan hasil penjumlahannya tidak bermakna.