Log aktivitas

Apa yang dicatat CommonLynk secara otomatis, cara memfilter dan mengekspornya, serta aturan yang menjaga agar isi catatan Anda tidak masuk ke dalam log.

Pengaturan, lalu Log aktivitas, menampilkan apa yang telah terjadi di ruang kerja Anda. Anda memerlukan izin edit Pengaturan untuk membukanya.

Membaca log

Tabel ini memiliki kolom Waktu, Pengguna, Tindakan, Catatan, Rincian, dan Alamat IP, dengan lima puluh entri per halaman.

Halaman ini sendiri menyatakan bahwa entri dicatat secara otomatis dan tidak dapat diedit atau dihapus, dan hal itu berlaku di setiap tingkat: entri tidak dapat diubah setelah ditulis, dan baik satu entri maupun sekumpulan entri tidak dapat dihapus melalui platform.

Tangkapan layar: log aktivitas dengan filter tanggal dan daftar tindakan terbuka.

Memfilter

Tiga filter terdapat di atas tabel: tanggal mulai dan tanggal akhir, yang secara default mencakup tiga puluh hari terakhir, pengguna, dan tindakan.

Daftar tindakan disusun dari tindakan yang benar-benar tercatat di ruang kerja Anda sendiri, sehingga daftar ini tidak pernah menawarkan tindakan yang belum pernah terjadi. Tidak ada filter berdasarkan jenis catatan.

Mengekspor

Layar yang sama mengekspor rentang yang difilter sebagai berkas CSV, dengan nama: activity-log_<from>_<to>.csv

Berkas ini memuat kolom Stempel waktu (UTC), Pengguna, Tindakan, Jenis catatan, ID catatan, Catatan, Rincian, dan Alamat IP. Nilai-nilainya dinetralkan sehingga entri yang sengaja direkayasa tidak dapat dijalankan sebagai rumus saat berkas dibuka di aplikasi lembar kerja.

Tindakan ekspor itu sendiri juga dicatat, dan entrinya mencatat jumlah entri yang diekspor.

Apa yang dicatat

CommonLynk mencatat pembuatan, pembaruan, dan penghapusan catatan, aktivitas masuk dan keluar, ekspor, serta penolakan, misalnya perubahan izin yang diblokir.

Log mencatat kolom mana yang berubah, tidak pernah nilainya. Sebuah entri menyatakan bahwa tiga kolom berubah dan menyebutkan namanya; entri tidak pernah memuat isi lama maupun yang baru. Nama, nomor identitas nasional, nomor telepon, dan alamat seseorang tidak pernah ditulis ke dalam log.

Ada satu pengecualian. Ketika sebuah catatan dihapus, deskripsi singkatnya disimpan, karena setelah penghapusan selesai tidak ada lagi yang mengetahui apa yang telah dimusnahkan.

Karena entri menyebutkan kolom yang berubah tetapi tidak isinya, log memberi tahu Anda apa yang perlu diperiksa, bukan memberikan jawabannya. Untuk melihat nilainya, buka catatan itu sendiri.

Mencatat siapa yang membaca catatan

Siapa yang mengubah catatan selalu dicatat. Siapa yang membacanya hanya dicatat jika pencatatan pembacaan per catatan diaktifkan untuk ruang kerja Anda, dan fitur ini nonaktif secara default. Pengaturan, lalu Keamanan, menunjukkan apakah fitur ini aktif.

Jika aktif, pencatatan ini mencakup pembukaan catatan individu, rumah tangga, atau lembaga, serta ekspor data. Pencatatan ini sengaja tidak mencakup halaman daftar, pencarian, dasbor, atau nama yang muncul pada lembar kehadiran. Entri tersebut disimpan selama seratus delapan puluh hari, dan tidak muncul di halaman log aktivitas.

Berapa lama entri disimpan

Entri log aktivitas disimpan selama periode tertentu, dua puluh empat bulan secara default. Periode ini dapat dikonfigurasi untuk setiap penerapan, termasuk menyimpan entri tanpa batas waktu, jadi periksa pengaturan yang berlaku untuk Anda alih-alih mengasumsikan nilai default.

Penghapusan entri yang telah melewati masa simpannya merupakan tugas operator, dan arsip ditulis sebelum apa pun dihapus. Sesuai rancangan, tidak ada tombol di ruang kerja Anda untuk mengosongkan log.