Politica di conservazione dei dati

In vigore dal 14 agosto 2026. Parte integrante dell'Informativa sulla privacy e dell'Accordo sul trattamento dei dati di CommonLynk.

1. Principio

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e secondo quanto richiesto dalla legge applicabile. Categorie diverse di dati sono soggette a periodi di conservazione diversi, indicati di seguito. La presente politica è conforme ai principali quadri normativi in materia di protezione dei dati, compreso il principio di limitazione della conservazione del GDPR, nonché alle leggi sulla protezione dei dati applicabili all'utilizzo della piattaforma da parte Sua.

2. Ciclo di vita dell'account (spazi di lavoro dei clienti)

Un abbonamento e il relativo spazio di lavoro attraversano fasi definite:

Attivo

Evento scatenante: abbonamento pagato/in regola
Cosa accade ai dati: accesso completo; i dati sono trattati normalmente.

Periodo di tolleranza

Evento scatenante: mancato pagamento
Cosa accade ai dati: un periodo di tolleranza limitato (obiettivo: 30 giorni), di norma in sola lettura; i dati sono conservati; il rinnovo ripristina l'accesso.

Inattivo

Evento scatenante: il periodo di tolleranza termina senza rinnovo
Cosa accade ai dati: lo spazio di lavoro è sospeso per un ulteriore periodo (obiettivo: 6 mesi); i dati sono conservati ma non accessibili; la riattivazione a seguito del pagamento li ripristina.

Cancellazione

Evento scatenante: il periodo di inattività termina
Cosa accade ai dati: lo spazio di lavoro e i relativi dati sono programmati per la cancellazione definitiva previo preavviso, salvo che l'Organizzazione li abbia esportati o si applichi un vincolo di conservazione per motivi legali.

All'inizio del periodo di tolleranza generiamo automaticamente una copia finale, completa e scaricabile dello spazio di lavoro (un "pacchetto di dismissione") e la manteniamo a disposizione dell'Organizzazione per il download per tutta la durata del periodo di tolleranza e del periodo di inattività, affinché l'Organizzazione possa recuperare i propri dati prima di qualsiasi cancellazione. I periodi definitivi sono confermati nei Termini di servizio; forniamo un preavviso prima della cancellazione definitiva ove richiesto.

3. Dati dell'Organizzazione (dei Beneficiari)

I dati relativi agli individui, ai nuclei familiari e alle strutture che un'Organizzazione registra e a cui presta servizi (ciascuno, un "Beneficiario") e i suoi dati operativi sono sotto il controllo dell'Organizzazione. L'Organizzazione decide quali dati raccogliere e per quanto tempo conservarli, e può rettificare o cancellare i record in qualsiasi momento mentre l'account è attivo. Alla cessazione del rapporto, i Dati dell'Organizzazione sono cancellati o restituiti conformemente all'Accordo sul trattamento dei dati (DPA). Non conserviamo i Dati dell'Organizzazione oltre il ciclo di vita sopra descritto, maggiorato di eventuali periodi previsti dalla legge.

4. Tipologie specifiche di dati (CommonLynk in qualità di titolare del trattamento)

Account/identità: conservati per tutta la durata dell'account; cancellati secondo il ciclo di vita successivamente alla chiusura.
Fatturazione/fatture: conservati per il periodo richiesto dalla normativa fiscale e contabile (di norma diversi anni), anche dopo la chiusura dell'account, e successivamente cancellati.
Riferimenti di pagamento / ricevute di bonifico caricate: conservati ai fini della riconciliazione e per il periodo di conservazione delle scritture contabili previsto dalla legge.
Log di autenticazione e di sicurezza: conservati per un periodo limitato a fini di sicurezza e di prevenzione delle frodi, e successivamente cancellati o anonimizzati.
Comunicazioni con l'assistenza: conservate per un periodo ragionevole al fine di gestire richieste e controversie.
Registrazioni relative al marketing/consenso: conservate finché il consenso è valido e per un periodo successivo, al fine di comprovare il consenso.

4a. Dati diagnostici e di segnalazione dei guasti

Quando la piattaforma riscontra un errore, oppure un utente segnala un problema o formula un suggerimento, registriamo i dati diagnostici e la segnalazione stessa (si vedano la Sezione 6 dell'Informativa sulla privacy e la Sezione 5A dell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA)). Tali dati sono soggetti a periodi di conservazione propri:

Registrazioni grezze degli errori — dettagli tecnici dell'errore, indirizzo della pagina, browser, traccia delle azioni

Conservazione: 180 giorni. La cancellazione è attualmente eseguita da un amministratore di CommonLynk mediante uno strumento di cancellazione integrato; non è ancora eseguita secondo una pianificazione automatica
Motivazione: un periodo sufficiente a verificare se un guasto si ripresenta nel corso di un periodo di rendicontazione; non oltre

Riepiloghi dei guasti — la registrazione aggregata di un singolo guasto, con conteggi e date, che non contiene dati personali

Conservazione: conservati finché il guasto è rilevante per lo storico della piattaforma
Motivazione: costituiscono la registrazione di ciò che non funzionava e di quando è stato risolto

Schermate e file allegati a una segnalazione

Conservazione: conservati insieme alla segnalazione cui appartengono. Attualmente non applichiamo a tali file una cancellazione automatica basata sul tempo. Sono cancellati su richiesta in qualsiasi momento e quando la segnalazione viene cancellata; la segnalazione conserva un'annotazione dell'esistenza di un allegato
Motivazione: questi file presentano il rischio più elevato di contenere dati personali dei Beneficiari; stiamo pertanto lavorando per applicare loro una durata di conservazione più breve, e soggetta ad applicazione automatica, rispetto a quella della segnalazione stessa

Segnalazioni e relativi scambi di messaggi

Conservazione: conservati per tutta la durata dell'account e secondo il ciclo di vita di cui alla Sezione 2
Motivazione: costituiscono la registrazione di quanto richiesto e di quanto abbiamo risposto, necessaria per controversie, audit e continuità dell'assistenza

Analisi automatizzate di un guasto

Conservazione: cancellate insieme al riepilogo del guasto cui appartengono
Motivazione: non hanno una finalità autonoma

Tali periodi sono applicati dagli amministratori di CommonLynk mediante uno strumento di cancellazione integrato e sono configurabili esclusivamente dagli amministratori di CommonLynk. Non sono ancora applicati mediante una pianificazione automatica; la loro automazione è un intervento programmato. Le Organizzazioni possono richiedere in qualsiasi momento la cancellazione anticipata di una specifica segnalazione o di un allegato, e diamo tempestivamente seguito a tali richieste.

5. Backup

CommonLynk mantiene due livelli di backup. Entrambi sono trasferiti tramite connessioni cifrate (TLS). La cifratura dei dati inattivi differisce tra i due livelli ed è descritta separatamente di seguito:

Backup degli spazi di lavoro — l'Organizzazione può generare, pianificare e scaricare dall'interno della piattaforma copie complete del proprio spazio di lavoro (fogli di calcolo, CSV, file originali caricati e una copia tecnica del database). Le copie automatiche sono conservate secondo una rotazione nonno-padre-figlio (grandfather-father-son) — le più recenti 7 copie giornaliere, 4 settimanali e 6 mensili — e successivamente eliminate in modo automatico; delle copie su richiesta sono mantenute le poche più recenti. Il numero di copie conservate è verificato automaticamente, affinché le copie non vadano perse anticipatamente né si accumulino indefinitamente. Ciascuno di tali pacchetti è cifrato a riposo con AES-256, mediante una chiave dedicata al sottosistema di backup e distinta dalla chiave dei dati in produzione.
Backup dell'infrastruttura — snapshot del database a livello di server dell'intera piattaforma, eseguiti ogni notte e ruotati su un ciclo breve (attualmente 7 giorni) ai fini del ripristino in caso di disastro. Sono trasferiti tramite TLS e custoditi in uno storage a oggetti ad accesso controllato. CommonLynk attualmente non applica una propria cifratura a questo livello, e il fornitore dello storage non offre per esso la cifratura dei dati inattivi. L'introduzione della cifratura per questo livello è un intervento programmato.

I dati cancellati dal sistema in produzione permangono nelle copie di backup solo finché tali copie non escono dalla rotazione, dopodiché vengono sovrascritti. Qualora i record di un interessato siano cancellati, la cancellazione è rispettata in caso di qualsiasi ripristino: un ripristino non riporta in vita i record cancellati. L'Organizzazione può inoltre scegliere di ricevere le proprie copie di backup in uno storage di sua proprietà e sotto il suo controllo (deposito di backup, escrow), disponendo così di una copia indipendente al di fuori dell'infrastruttura di CommonLynk. La conservazione dei backup è limitata al minimo necessario per il ripristino in caso di disastro e per la continuità operativa.

6. Vincoli di conservazione per motivi legali

Qualora i dati siano soggetti a un obbligo di legge, a un'indagine o a una controversia, possiamo conservarli oltre i periodi sopra indicati per tutto il tempo necessario, dopodiché riprende la normale cancellazione.

7. Modalità di cancellazione

Quando i dati giungono al termine del loro ciclo di vita, sono cancellati dai sistemi in produzione e lasciati uscire dalla rotazione dei backup; i file sono rimossi dallo storage. Qualora la cancellazione completa non sia immediatamente possibile, i dati sono isolati e protetti finché la cancellazione non diventi possibile.

8. Richieste e contatti

Per richiedere la cancellazione dei dati che trattiamo in qualità di titolare del trattamento, contatti il nostro Responsabile della protezione dei dati (DPO), Yasmine Ossama — dpo@commonlynk.com. Per i dati dei Beneficiari, contatti l'Organizzazione interessata (noi forniamo assistenza in qualità di responsabile del trattamento).