Accordo sul trattamento dei dati

In vigore dal 14 agosto 2026. Tra l'Organizzazione ("Titolare del Trattamento" (Controller), nostro cliente, titolare dello spazio di lavoro) e CommonLynk, gestita da Common Ground Solutions (CGS), società a responsabilità limitata costituita ai sensi della Legge egiziana n. 159 del 1981 ("Responsabile del Trattamento" (Processor)). Il presente Accordo sul Trattamento dei Dati (Data Processing Agreement, "DPA") costituisce parte integrante dei Termini di Servizio ed è da essi disciplinato. È concepito per allinearsi ai principali quadri normativi in materia di protezione dei dati, tra cui l'articolo 28 del GDPR dell'UE, nonché alle leggi sulla protezione dei dati applicabili alle parti.

1. Ruoli

L'Organizzazione è il Titolare del Trattamento dei dati personali che inserisce o carica riguardanti gli individui, i nuclei familiari e le strutture che registra e assiste sulla piattaforma (ciascuno, un "Beneficiario"), nonché riguardanti il proprio personale, i propri contatti e le proprie attività operative (congiuntamente, i "Dati dell'Organizzazione"). CommonLynk è il Responsabile del Trattamento e tratta i Dati dell'Organizzazione esclusivamente per fornire la piattaforma e unicamente sulla base delle istruzioni documentate del Titolare del Trattamento (anche tramite la configurazione e l'utilizzo della piattaforma). CommonLynk informerà il Titolare del Trattamento qualora, a suo parere, un'istruzione violi la normativa applicabile.

2. Oggetto, durata, natura e finalità

Oggetto / natura: hosting, archiviazione, trattamento e visualizzazione dei Dati dell'Organizzazione per fornire le funzionalità della piattaforma relative alla gestione dei beneficiari, ai programmi, ai moduli, alla rendicontazione e alle funzionalità correlate.
Durata: per la durata dell'abbonamento e per i periodi di conservazione indicati nella Politica di Conservazione dei Dati.
Tipologie di dati: determinate dal Titolare del Trattamento — tipicamente dati identificativi, recapiti, schede di programma e di presenza, risposte ai moduli, nonché eventuali dati appartenenti a categorie particolari o dati relativi a minori che il Titolare del Trattamento scelga di registrare. Comprendono inoltre i dati diagnostici e di segnalazione dei malfunzionamenti generati dall'utilizzo della piattaforma da parte del Titolare del Trattamento (Sezione 5A).
Categorie di interessati: i Beneficiari, il personale e i contatti del Titolare del Trattamento.

3. Obblighi del Responsabile del Trattamento

CommonLynk si impegna a:

Trattare i Dati dell'Organizzazione esclusivamente sulla base di istruzioni documentate, anche in caso di trasferimenti, salvo che lo richieda la legge (nel qual caso informerà il Titolare del Trattamento di tale obbligo, a meno che ciò non sia vietato dalla legge).
Garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati siano vincolate da obblighi di riservatezza.
Adottare adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative (Allegato A), comprese le misure di backup, ripristino e continuità di cui alla Sezione 4A.
Rispettare le condizioni per il ricorso a sub-responsabili del trattamento (Sezione 5).
Assistere il Titolare del Trattamento, con misure adeguate — comprese le funzionalità di esportazione per singola scheda e dell'intero spazio di lavoro di cui alla Sezione 4A — nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, ecc.).
Assistere il Titolare del Trattamento in materia di sicurezza, notifica delle violazioni, valutazioni d'impatto e consultazioni preventive, tenendo conto delle informazioni a disposizione di CommonLynk.
Alla cessazione del rapporto, cancellare o restituire i Dati dell'Organizzazione a scelta del Titolare del Trattamento — le funzionalità di recupero in autonomia e di dismissione dell'account (offboarding) di cui alla Sezione 4A danno attuazione alla "restituzione" — e cancellare le copie esistenti, salvo che la conservazione sia richiesta dalla legge (cfr. Politica di Conservazione).
Mettere a disposizione le informazioni necessarie per dimostrare la conformità e consentire e contribuire alle attività di revisione (audit) (Sezione 7).

4. Misure di sicurezza (sintesi dell'Allegato A)

Cifratura dei dati in transito (HTTPS/TLS); isolamento dei dati per singolo spazio di lavoro; controllo degli accessi basato sui ruoli; accesso autenticato e con verifica della titolarità ai file caricati; credenziali riservate conservate in forma cifrata; backup periodici e cifrati degli spazi di lavoro, con gestione della conservazione e con un processo di ripristino sottoposto a test regolari (Sezione 4A); registrazione (logging) e monitoraggio; accesso amministrativo secondo il principio del privilegio minimo. Misure complete attualmente in vigore: https://commonlynk.com/legal/security.

4A. Backup, ripristino, recupero e continuità

CommonLynk protegge i Dati dell'Organizzazione dalla perdita e supporta gli obblighi del Titolare del Trattamento in materia di continuità operativa e portabilità dei dati mediante le seguenti misure, in aggiunta a quelle di cui alla Sezione 4:

Cifratura dei backup. I pacchetti di backup generati per il Titolare del Trattamento all'interno della piattaforma sono cifrati a riposo con AES-256, mediante una chiave dedicata al sottosistema di backup e distinta dalla chiave di cifratura dei dati operativi; i download del Titolare del Trattamento sono disponibili come archivi cifrati con AES-256; tutti i trasferimenti avvengono tramite TLS. Le istantanee (snapshot) dell'infrastruttura a livello di server di CommonLynk costituiscono un livello distinto con un'impostazione diversa, descritta nella Politica di Conservazione dei Dati.
Backup programmati e su richiesta. Il Titolare del Trattamento può configurare, dall'interno del proprio spazio di lavoro, backup automatici (giornalieri / settimanali / mensili), allineati al proprio fuso orario e alla propria settimana lavorativa, e può inoltre creare un backup su richiesta.
Gestione della conservazione. Le copie di backup sono conservate secondo uno schema a rotazione "nonno-padre-figlio" (grandfather-father-son: le copie giornaliera, settimanale e mensile più recenti) e successivamente eliminate in modo automatico; il numero di copie conservate è verificato automaticamente. I periodi completi sono indicati nella Politica di Conservazione dei Dati.
Recupero in autonomia (portabilità). In qualsiasi momento durante il periodo di attività, nonché per tutta la durata dei periodi di tolleranza e di inattività successivi alla scadenza, il Titolare del Trattamento può scaricare una copia completa dei propri Dati dell'Organizzazione in formati aperti e leggibili da dispositivo automatico (fogli di calcolo e CSV), unitamente ai file originali caricati e a una copia tecnica del database — a supporto della portabilità ai sensi dell'articolo 20 e della tenuta dei propri registri da parte del Titolare del Trattamento.
Esportazione per singolo interessato. La piattaforma può produrre, su richiesta, la scheda completa di un singolo individuo, per aiutare il Titolare del Trattamento a rispondere alle richieste di accesso e di portabilità degli interessati (Sezione 9).
Ripristino a un punto temporale specifico. Il Titolare del Trattamento può ripristinare il proprio spazio di lavoro — oppure un singolo modulo della piattaforma o una singola scheda — a un backup precedente. Un ripristino acquisisce preventivamente un'istantanea di sicurezza automatica e può essere annullato entro un intervallo di tempo definito. CommonLynk verifica il processo di ripristino in modo regolare e automatico, in linea con l'obbligo di testare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure di sicurezza (ad es. articolo 32, paragrafo 1, lettera d), del GDPR).
La cancellazione persiste anche dopo il ripristino. Qualora il Titolare del Trattamento cancelli le schede di un interessato, tale cancellazione viene registrata e rispettata in occasione di qualsiasi ripristino successivo — un ripristino non ripristina schede cancellate dopo l'esecuzione del backup.
Deposito di backup facoltativo detenuto dal Titolare del Trattamento. Il Titolare del Trattamento può configurare l'invio delle proprie copie di backup verso uno spazio di archiviazione di sua proprietà e sotto il suo controllo, cifrate con una passphrase da esso stabilita, in modo da detenere una copia indipendente al di fuori dell'infrastruttura di CommonLynk. Lo spazio di archiviazione così designato dal Titolare del Trattamento costituisce una struttura propria del Titolare del Trattamento, e non un sub-responsabile del trattamento di CommonLynk. Qualora la destinazione sia un account cloud collegato dal Titolare del Trattamento (ad esempio Google Drive, Dropbox o OneDrive), CommonLynk utilizza esclusivamente un accesso limitato alla cartella dell'applicazione e può accedere unicamente ai file di backup che essa stessa crea — mai ad altri contenuti presenti nell'account del Titolare del Trattamento.
Pacchetto di dismissione. Alla scadenza di un abbonamento, CommonLynk genera un pacchetto di backup finale e completo all'inizio del periodo di tolleranza e lo mantiene disponibile per il download da parte del Titolare del Trattamento per tutta la durata dei periodi di tolleranza e di inattività (cfr. la Politica di Conservazione dei Dati), prima di qualsiasi cancellazione programmata. Ciò dà attuazione alla Sezione 3(7).

5. Sub-responsabili del trattamento

Il Titolare del Trattamento concede a CommonLynk un'autorizzazione generale ad avvalersi dei sub-responsabili del trattamento (sub-processor) (ad es. per l'invio di e-mail, l'elaborazione dei pagamenti, l'hosting cloud e i backup) elencati nell'Allegato B (Elenco dei sub-responsabili del trattamento) in calce al presente DPA. CommonLynk si impegna a: (a) imporre a ciascun sub-responsabile del trattamento obblighi di protezione dei dati che offrano un livello di tutela almeno pari a quello del presente DPA, (b) rimanere pienamente responsabile dell'operato dei propri sub-responsabili del trattamento e (c) dare al Titolare del Trattamento un preavviso di almeno 30 giorni in caso di aggiunte o sostituzioni previste, consentendo al Titolare del Trattamento di opporsi per ragionevoli motivi attinenti alla protezione dei dati. A scanso di equivoci, lo spazio di archiviazione designato dal Titolare del Trattamento per il deposito di backup ai sensi della Sezione 4A(8) non costituisce un sub-responsabile del trattamento di CommonLynk.

5A. Dati diagnostici e segnalazioni di malfunzionamento

CommonLynk gestisce all'interno della piattaforma un servizio di segnalazione dei malfunzionamenti e di assistenza. Quando la piattaforma riscontra un errore, oppure un utente dello spazio di lavoro del Titolare del Trattamento segnala un problema, CommonLynk registra dati diagnostici: i dettagli tecnici dell'errore, l'indirizzo e la vista della pagina, il browser e il sistema operativo, la lingua dell'interfaccia, gli orari (timestamp), l'utente che ha agito e lo spazio di lavoro, nonché una traccia delle azioni dell'utente immediatamente precedenti, limitata al tipo di azione e al nome del comando utilizzato — mai i valori dei campi, il testo inserito o il contenuto delle schede. Un utente può inoltre scegliere di allegare uno screenshot o un file.

Le segnalazioni sono classificate, diagnosticate e gestite dal personale di CommonLynk. Si applicano i seguenti impegni, in aggiunta a quelli di cui alle Sezioni 3 e 5:

Gli screenshot e i file caricati restano in uno spazio di archiviazione ad accesso controllato. Sono trattati esclusivamente da personale autorizzato di CommonLynk, non sono raggiungibili dal web pubblico e non vengono mai trasmessi al di fuori della piattaforma — nemmeno come allegato a e-mail interne o esterne.
L'accesso agli screenshot è registrato. Ogni occasione in cui il personale di CommonLynk apre uno screenshot allegato a una segnalazione viene registrata in un registro di audit a sola aggiunta (append-only), messo a disposizione del Titolare del Trattamento su richiesta ai sensi della Sezione 7.
Revisione umana giornaliera. Il personale di CommonLynk riceve un riepilogo interno giornaliero delle nuove segnalazioni al fine di valutarne la priorità (triage). Tale riepilogo è trasmesso tramite il sub-responsabile del trattamento per le e-mail di CommonLynk indicato nell'Allegato B e non contiene screenshot né file caricati — riporta collegamenti che aprono la segnalazione all'interno della piattaforma, dove ogni accesso viene registrato ai sensi della clausola 2.
Nessun processo decisionale unicamente automatizzato. Nessun esito di una segnalazione è determinato con mezzi automatizzati, e nessun processo automatizzato apporta modifiche ai Dati dell'Organizzazione o produce effetti giuridici o effetti analogamente significativi nei confronti di alcun interessato.
Conservazione. I dati diagnostici, gli screenshot e le segnalazioni sono conservati e cancellati in conformità alla Politica di Conservazione dei Dati.

A scanso di equivoci, i dati diagnostici contenenti dati personali degli interessati del Titolare del Trattamento costituiscono Dati dell'Organizzazione e sono integralmente disciplinati dal presente DPA.

Nota di revisione. La presente Sezione è stata rivista e circoscritta il 18 agosto 2026. Gli impegni sopra indicati sono più restrittivi di quelli che sostituiscono, e non è stato aggiunto alcun trattamento non descritto in precedenza.

6. Violazioni dei dati personali

CommonLynk informerà il Titolare del Trattamento senza ingiustificato ritardo dopo essere venuta a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi Dati dell'Organizzazione, fornendo le informazioni di cui il Titolare del Trattamento ha ragionevolmente bisogno per adempiere ai propri obblighi di notifica (che, ai sensi di alcune normative, possono prevedere termini brevi fino a 72 ore nei confronti di un'autorità di controllo). CommonLynk non effettuerà notifiche agli interessati o alle autorità di controllo del Titolare del Trattamento per conto di quest'ultimo, salvo istruzione in tal senso.

7. Attività di revisione (audit)

CommonLynk metterà a disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare la conformità al presente DPA e consentirà attività di revisione e ispezioni da parte del Titolare del Trattamento o del revisore da esso incaricato, con ragionevole preavviso, durante l'orario lavorativo, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e senza arrecare un disagio irragionevole alle attività operative. CommonLynk potrà soddisfare le richieste di audit mediante certificazioni o relazioni di terze parti aggiornate, ove disponibili.

8. Trasferimenti internazionali

Qualora CommonLynk tratti o trasferisca Dati dell'Organizzazione oltre i confini nazionali, applicherà le garanzie richieste dalla normativa applicabile — che possono includere autorizzazioni dell'autorità di controllo, le Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses) della Commissione europea del 2021 (Modulo Due per i trasferimenti da titolare a responsabile e Modulo Tre per i trasferimenti da responsabile a responsabile) o garanzie contrattuali equivalenti, e/o l'hosting all'interno della regione, ove una giurisdizione lo richieda. Le parti coopereranno per predisporre il meccanismo appropriato per gli interessati del Titolare del Trattamento.

9. Richieste degli interessati

Qualora CommonLynk riceva da un interessato una richiesta relativa ai Dati dell'Organizzazione, non risponderà direttamente (se non per confermare che la richiesta deve essere rivolta al Titolare del Trattamento) e provvederà a inoltrarla tempestivamente al Titolare del Trattamento, prestando l'assistenza sopra indicata. Le funzionalità della piattaforma di esportazione per singola scheda e di recupero dell'intero spazio di lavoro (Sezione 4A(4)–(5)) sono a disposizione del Titolare del Trattamento per aiutarlo a soddisfare le richieste di accesso e di portabilità.

10. Responsabilità, durata e prevalenza

La responsabilità ai sensi del presente DPA è soggetta alle limitazioni previste dai Termini di Servizio. Il presente DPA entra in vigore nel momento in cui il Titolare del Trattamento accetta i Termini e rimane in vigore per tutto il tempo in cui CommonLynk tratta Dati dell'Organizzazione. In caso di conflitto tra il presente DPA e i Termini in materia di protezione dei dati, prevale il presente DPA.

Allegato B — Elenco dei sub-responsabili del trattamento

Scopo della presente pagina

Un sub-responsabile del trattamento è una società terza che tratta dati personali per conto di CommonLynk al fine di erogare il servizio. La presente pagina indica ciascuno di essi, specificando quali dati tratta e dove, affinché un'Organizzazione che utilizza CommonLynk possa adempiere ai propri obblighi di responsabilizzazione (accountability) e di due diligence nei confronti dei donatori.

Avviso di modifica. Diamo alle Organizzazioni un preavviso di almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile del trattamento. Un'Organizzazione può opporsi per ragionevoli motivi attinenti alla protezione dei dati; la procedura è descritta nella Sezione 5 del DPA. Per ricevere gli avvisi di modifica, contattare la nostra Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer), Yasmine Ossama — dpo@commonlynk.com.

Ultima revisione: 18 agosto 2026.

Sub-responsabili del trattamento attuali

Brevo

Finalità: invio di e-mail transazionali in uscita — messaggi relativi all'account, alla fatturazione, all'assistenza e alle notifiche
Dati personali trattati: nome e indirizzo e-mail del destinatario, oggetto e corpo del messaggio, metadati di consegna
Luogo del trattamento: UE
Stato: Attivo

Paymob

Finalità: elaborazione dei pagamenti con carta
Dati personali trattati: nominativo di fatturazione, recapiti, identificativi di pagamento. CommonLynk non riceve né conserva mai i numeri delle carte — questi vengono inseriti nella pagina ospitata dal fornitore stesso
Luogo del trattamento: Egitto
Stato: Configurato — non tratta ancora dati reali dei titolari di carta; viene attivato al momento del primo pagamento reale

Contabo GmbH

Finalità: hosting dell'infrastruttura server (VPS su cui operano la piattaforma e i relativi database, compreso il primo spazio di lavoro) e archiviazione di backup esterna (off-site) ad accesso controllato
Dati personali trattati: tutti i dati della piattaforma — a riposo, in corso di trattamento e all'interno dei backup completi
Luogo del trattamento: Germania (UE)
Stato: Attivo

Ampliamento dell'hosting. Con la crescita di CommonLynk, ulteriori spazi di lavoro potranno essere ospitati presso altri fornitori o in altri paesi. Ciascuno di tali fornitori sarà indicato nel presente elenco e le Organizzazioni riceveranno un preavviso prima della sua aggiunta, conformemente alla Sezione 5 del DPA.

Soggetti che non sono sub-responsabili del trattamento

Elencati affinché la loro assenza risulti intenzionale e non frutto di una svista — i revisori incaricati della due diligence chiedono informazioni al riguardo:

GeoNames

Perché non è un sub-responsabile del trattamento: CommonLynk acquisisce da esso dati di riferimento pubblici sulle suddivisioni amministrative. Non viene inviato alcun dato personale.

Fonte pubblica dei tassi di cambio

Perché non è un sub-responsabile del trattamento: i tassi vengono acquisiti; non viene inviato nulla.

Individuazione del paese a partire dall'indirizzo IP (database locale)

Perché non è un sub-responsabile del trattamento: il paese del visitatore (ai fini della valuta e della lingua) viene letto da un database locale; nessun indirizzo IP viene inviato a terzi.

Manutenzione dell'hardware effettuata direttamente da Contabo GmbH

Perché non è un sub-responsabile del trattamento: è coperta dal contratto di hosting sopra indicato e non costituisce un incarico separato.

Archiviazione per il deposito di backup collegata dal Titolare del Trattamento (Google Drive / Dropbox / OneDrive / S3)

Perché non è un sub-responsabile del trattamento: quando un'Organizzazione collega il proprio spazio di archiviazione per ricevere copie di backup, tale account costituisce una struttura propria dell'Organizzazione, e non un sub-responsabile del trattamento di CommonLynk. CommonLynk utilizza un accesso limitato alla cartella dell'applicazione e può operare unicamente sui file di backup che essa stessa crea. Cfr. Sezione 4A(8) del DPA.

Requisiti imposti a ogni sub-responsabile del trattamento

Ai sensi della Sezione 5 del DPA, ciascun sub-responsabile del trattamento è vincolato da un accordo scritto che impone obblighi di protezione dei dati che offrono un livello di tutela almeno pari a quello che CommonLynk garantisce alle proprie Organizzazioni, e CommonLynk rimane pienamente responsabile del loro operato.