Funções e permissões
Como se cria uma função, o que concede cada coluna da grelha de permissões e as alterações que a CommonLynk recusa para que não possa bloquear o acesso ao seu próprio espaço de trabalho.
Uma função é um conjunto de permissões com um nome e é o único elemento que determina aquilo a que uma pessoa pode aceder no seu espaço de trabalho. As funções são geridas em Definições e, depois, Funções.
Como funcionam as permissões
A lista apresenta, para cada função, o nome, a descrição, o número de pessoas que a detêm, se está ativa e uma ligação para editar as respetivas permissões. No topo encontra-se o botão Adicionar função.
A CommonLynk nega por predefinição. Nada é concedido enquanto uma caixa não for assinalada. Uma pessoa sem função, ou cuja função nada concede para um módulo, vê o acesso recusado: se tiver sessão iniciada, vê uma página de recusa; caso contrário, é encaminhada para a página de início de sessão. Pertencer ao espaço de trabalho nunca constitui, por si só, uma permissão.
Criar uma função
A criação de uma função faz-se em dois passos e não num só.
- Atribua um nome à função em cada uma das línguas do seu espaço de trabalho, acrescente uma descrição e guarde.
- A função é criada sem qualquer permissão e é encaminhado de imediato para a respetiva grelha de permissões, para as conceder.
Assim, uma função acabada de guardar é inofensiva até assinalar alguma caixa. Se sair da grelha sem conceder nada, a função existe mas não dá qualquer acesso a ninguém.
A grelha de permissões
A grelha apresenta os módulos em linhas e quatro colunas, com um seletor para selecionar tudo em cada linha.
| Coluna | O que permite quando assinalada |
|---|---|
| Ver | Abrir o módulo e consultar as suas fichas, incluindo transferir tudo o que este permita exportar. |
| Adicionar | Criar uma nova ficha nesse módulo e anexar-lhe um ficheiro. |
| Editar | Alterar uma ficha já existente. |
| Eliminar | Eliminar uma ficha e eliminar um ficheiro anexado por outra pessoa. |
Os módulos são:
- Registos
- Programas
- Projetos
- Atividades
- Presença
- Relatórios
- Gestão de utilizadores
- Funções e permissões
- Definições
- Construtor de formulários
- Revisão dos dados de formulários
- Indicadores
- Cópias de segurança
A linha Cópias de segurança tem três caixas adicionais próprias:
- Transferir, que permite levar uma cópia de todos os dados.
- Gerir definições, que permite alterar a periodicidade e o destino.
- Restaurar, que permite repor uma cópia.
Ao guardar, toda a grelha é reescrita, pelo que desmarcar uma caixa retira essa permissão com a mesma certeza com que assinalá-la a concede.
Desativar uma função
Uma função inativa não concede absolutamente nada. Não se trata de acesso reduzido nem apenas de consulta: desativar uma função retira de uma só vez todas as permissões que continha, em todos os módulos, até voltar a ativá-la. Convém sabê-lo antes de a utilizar como medida temporária durante a ausência de um colega.
Atribuir uma função a alguém
A função é escolhida quando se adiciona uma pessoa e pode ser alterada posteriormente. A função é facultativa, pelo que uma pessoa pode não ter nenhuma: pode iniciar sessão e aceder ao seu próprio perfil, sendo-lhe recusado o acesso a tudo o resto.
As alterações que a CommonLynk recusa
A CommonLynk recusa qualquer gravação que deixe o seu espaço de trabalho sem capacidade de se administrar. Recusa retirar a Gestão de utilizadores e as Funções à última função que detém ambas, retirar as Definições à última função que as detém, e esvaziar ou desativar a função da pessoa titular do espaço de trabalho.
Cada recusa é, ela própria, inscrita no registo de atividade, pelo que qualquer tentativa fica visível posteriormente.