O registo de atividade

O que a CommonLynk regista automaticamente, como filtrar e exportar esse registo, e a regra que mantém o conteúdo das suas fichas fora do registo.

Em Definições > Registo de atividade, pode ver o que aconteceu no seu espaço de trabalho. É necessária a permissão de edição das Definições para o abrir.

Ler o registo

A tabela tem as colunas Quando, Utilizador, Ação, Ficha, Detalhes e Endereço IP, com cinquenta entradas por página.

A própria página indica que as entradas são registadas automaticamente e não podem ser editadas nem removidas, e isso aplica-se a todos os níveis: uma entrada não pode ser alterada depois de escrita, e nem uma entrada isolada nem uma seleção inteira podem ser eliminadas através da plataforma.

Captura de ecrã: o registo de atividade com os filtros de data e a lista de ações abertos.

Filtrar

Acima da tabela encontram-se três filtros: uma data inicial e uma data final, que por predefinição abrangem os últimos trinta dias, um utilizador e uma ação.

A lista de ações é construída a partir das ações efetivamente registadas no seu espaço de trabalho, pelo que nunca apresenta uma ação que nunca tenha ocorrido. Não existe filtro por tipo de ficha.

Exportar

No mesmo ecrã, pode exportar o intervalo filtrado como ficheiro CSV, com o nome: activity-log_<from>_<to>.csv

Contém as colunas Data e hora (UTC), Utilizador, Ação, Tipo de ficha, ID da ficha, Ficha, Detalhes e Endereço IP. Os valores são neutralizados para que uma entrada manipulada não possa ser executada como fórmula quando o ficheiro é aberto numa folha de cálculo.

A própria exportação é registada, e a entrada indica quantas entradas foram exportadas.

O que é registado

A CommonLynk regista a criação, a atualização e a eliminação de fichas, o início e o fim de sessão, as exportações e as recusas, como uma alteração de permissões que foi bloqueada.

O registo guarda os campos que foram alterados, nunca os valores. Uma entrada indica que três campos foram alterados e identifica-os, mas nunca contém o conteúdo antigo nem o novo. O nome, o número de identificação nacional, o número de telefone e a morada de uma pessoa nunca são escritos no registo.

Há uma exceção. Quando uma ficha é eliminada, é conservada uma breve descrição da mesma, porque, uma vez concluída a eliminação, nada mais permite saber o que foi destruído.

Como cada entrada indica os campos que foram alterados, mas não o seu conteúdo, o registo indica o que deve ir verificar, em vez de dar a resposta. Para ver os valores, abra a própria ficha.

Registar quem consulta uma ficha

Quem altera uma ficha é sempre registado. Quem a consulta só é registado se o registo de consultas por ficha estiver ativado no seu espaço de trabalho, o que não acontece por predefinição. Em Definições > Segurança, pode ver se está ativado.

Quando está ativado, abrange a abertura de uma ficha de indivíduo, agregado familiar ou estabelecimento, bem como as exportações de dados. Não abrange deliberadamente as páginas de lista, as pesquisas, os painéis nem o aparecimento de um nome numa folha de presenças. Essas entradas são conservadas durante cento e oitenta dias e não aparecem na página do registo de atividade.

Durante quanto tempo as entradas são conservadas

As entradas do registo de atividade são conservadas durante um período definido, de vinte e quatro meses por predefinição. O período pode ser configurado para cada instalação, incluindo a conservação por tempo indeterminado, pelo que deve verificar o valor definido na sua em vez de presumir a predefinição.

A eliminação das entradas antigas é uma tarefa do operador, e é criado um arquivo antes de qualquer remoção. Por conceção, não existe nenhum botão no seu espaço de trabalho que limpe o registo.