Ficheiros e armazenamento
Como um anexo é verificado e protegido, que formatos e tamanhos são aceites e onde se gere a quota de armazenamento.
Os ficheiros são anexados a partir da ficha a que pertencem, e não a partir de uma área de ficheiros separada, para que um documento fique sempre associado a algo.
Anexar um ficheiro
É necessária a permissão Adicionar para o módulo dessa ficha: anexar a um indivíduo exige Registos, anexar a um projeto exige Projetos. Remover um ficheiro exige a permissão Eliminar para esse módulo, ou a permissão Adicionar se tiver sido a própria pessoa a carregá-lo.
Antes de examinar um único byte do ficheiro, o CommonLynk verifica se a quota de armazenamento tem espaço, depois se está autorizado/a a anexar a esta ficha e, por fim, se a ficha existe de facto. Só então é inspecionado o próprio ficheiro.
Esta ordem é deliberada. Quem não tem permissão nunca chega à parte do sistema que abre o ficheiro, e o que recebe é uma recusa, e não um comentário sobre o que tentou carregar.
O que é aceite
A verificação lê o conteúdo real do ficheiro, e não o seu nome, pelo que mudar o nome de um ficheiro para o fazer passar não funciona. Um ficheiro vazio é recusado. O limite máximo é de 50 MB.
O campo de anexos geral aceita imagens, PDF, os documentos de escritório comuns, arquivos ZIP, áudio, vídeo e texto simples. Os ficheiros executáveis e de scripts web são recusados, seja qual for o tipo que aleguem ser.
Em determinados locais aplicam-se limites mais restritos:
| Onde | Aceite | Tamanho máximo |
|---|---|---|
| Um logótipo ou uma fotografia | Imagens | 5 MB |
| Um comprovativo de pagamento | PDF ou uma imagem | 10 MB |
| Um ficheiro de importação | Folhas de cálculo | 10 MB |
O seu espaço de trabalho pode restringir ainda mais estes limites. As definições de tipos de anexo permitem definir os formatos aceites e o tamanho máximo para um determinado tipo de anexo.
Abrir um ficheiro
Os ficheiros das fichas nunca são disponibilizados a partir de um endereço público. Cada ligação contém um identificador assinado que não pode ser adivinhado nem incrementado para encontrar o ficheiro seguinte.
Cada pedido é verificado: se iniciou sessão, se o ficheiro pertence ao seu espaço de trabalho, se tem a permissão de visualização para o respetivo módulo e se está autorizado/a a ver a ficha a que o ficheiro está associado. Qualquer pedido que falhe recebe uma resposta como se o ficheiro não existisse, para que um endereço não possa ser usado para descobrir o que o seu espaço de trabalho contém.
A sua quota de armazenamento
Cada espaço de trabalho tem uma quota de armazenamento determinada pelo plano, mais o armazenamento adicional que tenha adquirido. Quando a quota está esgotada, o carregamento é recusado, com uma mensagem a pedir que elimine ficheiros ou mude para um plano superior.
O indicador de armazenamento encontra-se no portal da conta, na área de conta de cliente do site principal, e não dentro do próprio espaço de trabalho. É também aí, na página de subscrição, que se adquire armazenamento adicional.
A aquisição de armazenamento adicional gera uma fatura, e a capacidade é acrescentada quando esse pagamento for confirmado. Não se trata de um carregamento imediato.