Конфиденциальность и журнал доступа

Реестр людей — самые конфиденциальные данные рабочего пространства, и CommonLynk обращается с ним соответственно.

Фотографии и личные файлы

Фотография, прикрепленная к записи о человеке, никогда не публикуется по угадываемому веб-адресу. Она хранится вне области, доступной веб-серверу, и каждый запрос к ней проверяется до отправки хотя бы одного байта.

Проверка подтверждает, что вы вошли в систему, что запись принадлежит вашему рабочему пространству, что ваша роль разрешает просмотр регистрационных данных, что эта запись входит в число доступных вам и что фотографии не скрыты для вашей роли. Если хотя бы одно из условий не выполнено, система отвечает, что файл не найден, а не что в доступе отказано, чтобы никто не мог выяснить таким запросом, что существует.

Что фиксирует журнал доступа

CommonLynk ведет учет того, кто открывал страницы лиц, домохозяйств и учреждений и кто экспортировал регистрационные данные. Здесь важно уточнить два момента.

• В нем фиксируется, какая запись была открыта и кем, но никогда — ее содержимое. Значения полей в журнал не копируются.
• Регистрируется только открытие полных страниц записей и экспорт. Просмотр списка, поиск и просмотр панели мониторинга не регистрируются.

Записи автоматически удаляются по истечении установленного срока. В разделе «Настройки» → «Безопасность» показано, включен ли журнал и сколько времени хранятся записи.

Экстренный доступ

Если сотруднику нужно открыть запись за пределами его обычного доступа, CommonLynk сначала просит указать причину, а затем открывает запись на ограниченное время. Эта страница подтверждает лишь существование записи; причина сохраняется, а факт доступа отражается в журнале так же, как любой другой.

Информирование персонала

Журнал доступа содержит сведения не только о людях, которым вы оказываете помощь, но и о ваших собственных сотрудниках. В большинстве стран вы обязаны сообщить персоналу о его существовании. Поэтому на странице «Безопасность» об этом сказано прямо, и приведенная там формулировка может послужить хорошей основой для вашего уведомления для персонала.