Как учитывается участие

Почему один человек, посетивший три мероприятия, — это один бенефициар и три услуги, и что определяет, кто учитывается.

Для отчетности перед донором обычно требуются два показателя, которые легко перепутать: сколько людей охвачено и какой объем услуг оказан. CommonLynk учитывает их раздельно.

Два разных вопроса

Показатель «Уникальные бенефициары» учитывает людей. Человек, принявший участие в трех ваших мероприятиях, — это один бенефициар.
Показатель «Услуги» учитывает случаи. Тот же человек — это три услуги.
Среднее количество услуг на человека — это второй показатель, деленный на первый; он показывает глубину работы с людьми, а не их количество.

Три правила учета

Считается ли человек бенефициаром мероприятия, зависит от характера этого вида мероприятий. К каждому мероприятию применяется одно из трех правил.

Зарегистрирован или получил помощь. Учитываются все зачисленные независимо от того, были ли они отмечены как присутствовавшие. Это подходит для распределения: если человек получил продуктовый набор, он охвачен.
Посетил хотя бы одно занятие. Человек учитывается, если он присутствовал или опоздал хотя бы на одно занятие. Это подходит для консультационной услуги или выезда на место.
Завершил мероприятие. Учитываются только люди, посетившие все занятия. Это подходит для учебного курса, где посещение одного дня из пяти не является обещанным результатом.

Какое правило применяется к вашему мероприятию

Правило не выбирается напрямую. Оно задается на основе типа мероприятия, выбранного на первом шаге мастера, поскольку тип уже определяет назначение мероприятия.

Для тренингов, семинаров и аттестаций учитываются люди, завершившие мероприятие.
Для консультационных занятий и выездов на места учитываются люди, посетившие хотя бы одно занятие.
Для распределений, информационно-просветительских занятий, встреч, диалогов в общинах и информационных сессий учитываются все зарегистрированные.

Поскольку правило определяется типом мероприятия, выбор правильной плитки на первом шаге — самое важное, что вы делаете для достоверности отчетных показателей. Если показатели выглядят неверными, прежде всего проверьте тип мероприятия.

Что считается завершением

При каждом сохранении таблицы посещаемости CommonLynk заново определяет, кто завершил мероприятие. Человек считается завершившим, если для него есть запись по каждому без исключения занятию и каждая из этих записей — «Присутствовал(а)» или «Опоздание».

Опоздание по-прежнему считается посещением. Тот, кто опоздал, все же присутствовал.
Отсутствие по уважительной причине не считается посещением. Разрешенное отсутствие все равно является отсутствием с точки зрения завершения курса, и отметка «Уважительная причина» не позволит засчитать человеку завершение.
Незаполненная ячейка занятия учитывается против человека так же, как отсутствие, поскольку завершение означает полную запись, а не просто отсутствие пропусков.
Мероприятие без занятий остается без изменений. Распределение, для которого журнал посещаемости так и не открывался, продолжает учитываться, поскольку его правило и так учитывает всех зарегистрированных.

Зачисление и посещаемость — одна запись

CommonLynk не ведет отдельный список зачисления наряду с записью о посещаемости. Когда вы добавляете человека в мероприятие, в той же записи отмечается, что он зарегистрирован и в какую дату, а позднее — завершил ли он мероприятие. Одна строка — два факта.

Именно поэтому в CommonLynk показатели зачисления и посещаемости никогда не расходятся, а исключение человека из мероприятия удаляет оба факта одновременно.