Проведение мероприятия и учет посещаемости

Создайте мероприятие, зачислите участников, отмечайте посещаемость по каждому занятию и распечатайте лист для зала.

Мероприятие — это точка, в которой ваша программа встречается с людьми, для которых она предназначена. Создание мероприятия и учет пришедших — наиболее частая задача большинства команд в CommonLynk.

Пять шагов

Выбор типа мероприятия. Выберите плитку, например тренинг, распределение или информационно-просветительское занятие. Этот выбор также определяет, как будет учитываться мероприятие, поэтому он важнее, чем кажется.
Сведения о мероприятии. Название, описание, место проведения и фасилитатор, затем проект, к которому оно относится, даты и время, необходимое количество занятий для учета посещаемости, максимальное количество участников и количество часов в день.
Связывание участников (Lynk). Добавьте участников, находя их по одному с помощью поиска или загрузив список, сопоставляемый по номеру национального удостоверения личности.
Связывание форм оценки (Lynk). Определите, проводится ли оценка мероприятия: оценка удовлетворенности, тестирование до и после, и то и другое или ни то ни другое.
Проверка занятий. Проверьте автоматически созданные занятия для учета посещаемости, переименуйте их, добавьте или удалите занятие.

Затем на экране сводки отображаются все сведения, прежде чем вы подтвердите и создадите мероприятие.

Занятия

Занятие — это отдельный эпизод в рамках мероприятия. Однодневное распределение включает одно занятие, а пятидневный учебный курс — пять. CommonLynk рассчитывает необходимое количество по указанным вами датам, а на пятом шаге вы можете изменить его и присвоить каждому занятию собственное название.

Занятия становятся столбцами таблицы посещаемости и столбцами печатного листа.

Таблица посещаемости

Откройте мероприятие и выберите «Посещаемость». В таблице одна строка соответствует одному участнику, а один столбец — одному занятию. В первых трех столбцах указаны лицо, номер его удостоверения личности и пол, чтобы можно было быстро найти нужную строку.

В каждой ячейке предлагается четыре варианта: «Присутствовал(а)», «Отсутствовал(а)», «Уважительная причина» и «Опоздание». Ячейки меняют цвет по мере заполнения, поэтому незаполненный столбец легко заметить.

Кнопки над таблицей позволяют сразу отметить все ячейки как присутствие или отсутствие либо сбросить всю таблицу.
У заголовка каждого занятия есть собственная кнопка, заполняющая только этот столбец, — это быстрый способ отметить один день.

Новый зачисленный участник по умолчанию отмечается как присутствовавший на всех уже записанных занятиях, а не с пустыми ячейками. Проверьте его строку, если он присоединился в середине курса.

Снимок экрана: таблица посещаемости с участниками по вертикали и занятиями по горизонтали.

Результаты до и после

Если на четвертом шаге вы включили тестирование, в конце таблицы появятся еще два столбца для результата до мероприятия и результата после него. Эти результаты также можно получать из формы, которую заполняют участники, а не вводить вручную.

Когда у участников есть оба результата, на странице оценки рассчитывается прирост каждого человека — как простая разница и как доля от возможного прироста, — а также среднее значение по группе. Если показатель невозможно рассчитать, он остается пустым, а не отображается как ноль.

Печать листа посещаемости

Выберите «Печать листа посещаемости», чтобы сформировать бумажный журнал для использования в зале. Номер строки и полное имя присутствуют всегда; вы решаете, включать ли дату рождения, пол, гражданство, телефон, национальное удостоверение личности, поле для подписи и столбец для примечаний.

Выберите диапазон занятий для печати — до десяти на одном листе.
Добавьте до двадцати пустых строк для людей, которые придут в день мероприятия без предварительного зачисления.
Предварительный просмотр перед скачиванием показывает первых нескольких участников с выбранными вами столбцами.

Если вашей роли не разрешено видеть определенные сведения, соответствующий столбец не выводится на печатный лист, даже если он был отмечен. Лист никогда не может показать больше, чем экран.