Полный экспорт данных организации

Выгрузка реестра, описанная в предыдущей теме, — это одна сущность в виде электронной таблицы. Здесь же речь идёт обо всех данных в одном архиве.

Чем он отличается от выгрузки реестра

Файл CSV с главной страницы раздела «Отчёты» содержит одну сущность — ваших лиц — в виде электронной таблицы. Полный экспорт данных организации — это всё ваше рабочее пространство в одном файле архива. Это два разных механизма для двух разных целей, поэтому никогда не называйте файл CSV экспортом всех данных.

Выгрузка реестра находится в разделе «Отчёты». Полный экспорт находится в разделе «Резервные копии» — отдельной области со своими разрешениями.

Как запросить экспорт

В рабочем пространстве откройте раздел «Резервные копии». Если ваша роль позволяет скачивать резервные копии, вы увидите кнопку «Создать резервную копию сейчас». Платформа также самостоятельно создаёт резервные копии по расписанию, поэтому обычно какая-то копия уже готова.

В каждой строке резервной копии есть кнопка «Скачать», которая открывает небольшое диалоговое окно с двумя вариантами: зашифрованный архив (AES-256) с паролем по вашему выбору или незашифрованный архив. Архив формируется по запросу, а не хранится в готовом виде, поэтому после небольшого ожидания начнётся скачивание.

• Количество резервных копий, создаваемых вручную, ограничено в течение каждого дня, и для рабочего пространства одновременно формируется только один архив.
• Выбранный вами пароль используется один раз для записи архива и нигде не хранится. Никто в CommonLynk не сможет открыть ваш зашифрованный архив за вас, а утерянный пароль восстановить невозможно.
• Независимо от этого выбора всё, что хранит платформа, зашифровано при хранении, а скачиваемый файл передаётся потоком через платформу, а не в виде прямой ссылки на хранилище, поэтому на всём пути доступ к нему ограничен вашими разрешениями.
• Все администраторы учётной записи получают уведомление по электронной почте при создании резервной копии и при её скачивании.

Что входит в состав

Пакет содержит электронные таблицы и файлы CSV, исходные загруженные вами файлы и переносимую копию базы данных, разложенные по папкам в соответствии с разделами:

• Профиль и настройки организации
• Регистрации / Лица
• Регистрации / Домохозяйства
• Регистрации / Учреждения
• Регистрации / Конфигурация регистрации
• Внедрение / Программы
• Внедрение / Проекты
• Внедрение / Мероприятия
• Внедрение / Посещаемость
• Внедрение / Показатели
• Внедрение / Отчеты
• Формы
• Пользователи
• Поддержка
• Вложения

Сформированный для скачивания архив остаётся доступным несколько дней, после чего срок его действия истекает, и вы можете сформировать новый. Сами резервные копии создаются по расписанию: последние ежедневные, еженедельные и ежемесячные копии, а также некоторое количество копий, созданных вручную. Когда срок хранения копии истекает, её файлы удаляются, но запись остаётся для вашего учёта с пометкой о том, что копия больше недоступна для скачивания. Удалить резервную копию самостоятельно невозможно.

Манифест

Каждый пакет содержит манифест, в котором фиксируются версия формата пакета, время его создания, момент считывания данных, название вашего рабочего пространства, языки, число записей на каждом листе, контрольная сумма каждого файла, точная версия программного обеспечения, с помощью которой он создан, состояние миграций базы данных, зафиксированный перечень заголовков столбцов и то, что было намеренно исключено.

Именно это позволяет понять и восстановить пакет, созданный сегодня, и через несколько месяцев. Заголовки столбцов после выпуска никогда не переименовываются и не переупорядочиваются, поэтому сопоставление, построенное для одной выгрузки, продолжает работать и для следующей.

Что намеренно исключено

Каждый пропуск, перечисленный ниже, фиксируется в манифесте как исключение, а не обходится молчанием.

• Журнал импорта: какая электронная таблица была загружена, кем и что произошло с каждой её строкой. Записи, созданные импортом, включаются наравне с любыми другими, а журнал действий вашего рабочего пространства в переносимой копии базы данных сохраняет постоянные сведения о каждом импорте.
• Хеши паролей и любые секретные данные для входа.
• Ключи API, зашифрованные учётные данные и токены, которые в любом случае не имели бы смысла за пределами платформы.
• Записи аудита на уровне всей платформы и внутренние служебные столбцы платформы. Журнал действий вашего рабочего пространства включается в переносимую копию базы данных.
• Заметки, видимые только сотрудникам службы поддержки, и технические диагностические данные. Ваши собственные обращения в службу поддержки, переписка по ним и их вложения включаются.
• Строки, которые вы уже удалили.
• Значения показателей, которые платформа рассчитывает, а не хранит; после восстановления они рассчитываются заново. Точки данных и целевые значения, на которых они основаны, включаются.
• Промежуточные данные подсчёта баллов по формам. Отправленные ответы, включая повторяющиеся группы, включаются.
• Строки сеансов браузера и кэшированные данные.
• Отсканированные листы посещаемости, загруженные к мероприятиям. Их записи содержатся в переносимой копии базы данных; сами файлы в архив пока не включаются.
• Необработанный полный дамп базы данных, который неизбежно содержал бы таблицы входа в систему. Вместо него предоставляется очищенная переносимая копия: та же структура таблиц, но строки с учётными данными и все хранимые пароли удалены, поэтому она загружается в пустую базу данных.
• Из переносимой копии базы данных исключаются: содержимое таблиц сеансов входа, приглашений, ключей API и учётных данных электронной почты, а также все хранимые пароли. Структура этих таблиц сохраняется, поэтому копия по-прежнему загружается в пустую базу данных.
• Какую версию каждой формы, по последним сведениям, хранят устройства ваших сборщиков данных, какой список респондентов последним отправлен на каждое устройство (какие записи и когда), что, по сообщению каждого устройства, оно ещё не отправило, и удалило ли оно с себя заполненную форму. Эти сведения описывают их телефоны, а не ваши данные, и при следующей синхронизации восстанавливаются заново; сами записи передаются в переносимом дампе SQL.