Доступные отчёты

Модуль «Отчёты» предоставляет семь экранов отчётов и одно средство формирования отчётов в формате PDF. Каждый экран отвечает на свой вопрос и подсчитывает немного разные вещи, поэтому прежде всего стоит понять, что есть что.

Главная страница раздела «Отчёты»

Главная страница открывается панелью фильтров (дата «с», дата «по» и программа), шестью показателями в верхней части, тремя диаграммами и карточкой для каждого отчёта. На каждой карточке есть кнопки «Просмотреть отчёт» и «Скачать CSV», поэтому любой отчёт можно прочитать на экране или сохранить в виде файла.

• «Зарегистрировано лиц» — сколько лиц было добавлено в ваш реестр.
• «Охвачено уникальных лиц» — каждый человек учитывается один раз, в скольких бы мероприятиях он ни участвовал.
• «Оказано услуг» — все записи о посещаемости, поэтому человек, посетивший десять занятий, учитывается десять раз.
• «Активные программы» и «Активные проекты» — те, у которых статус «Активный».
• «Мероприятия за период» — мероприятия, попадающие в выбранный вами диапазон дат.

Три диаграммы показывают охват по месяцам, охват по программам и распределение охваченных людей по полу. Они подчиняются той же панели фильтров, что и показатели. Выгрузки отдельно описаны в одной из следующих тем этой главы.

Бенефициары по статусу

На этом экране для каждого статуса приводится одна строка с количеством и долей от реестра в процентах; строки упорядочены по убыванию размера группы.

Поскольку здесь группируется сам реестр, каждый человек учитывается ровно один раз. Это единственный экран модуля, на котором действительно подсчитываются люди. Каждая строка ведёт к реестру, отфильтрованному по соответствующему статусу, поэтому вы всегда можете увидеть, кто стоит за числом.

Бенефициары по программам

На этом экране для каждой программы приводится одна строка с шестью столбцами: «Всего зачислено», «Завершили», «Присутствовали», «Отсутствовали», «Опоздали» и «Отсутствовали по уважительной причине». В этих шести столбцах подсчитываются две разные вещи, и это различие важно.

Поэтому в программе, в рамках которой проводилось много занятий, значения в последних четырёх столбцах могут быть намного больше, чем в первых двух. Человек, посетивший десять занятий одного мероприятия, — это одно зачисление и десять записей о посещаемости.

На этом экране также учитывается видимость на уровне записей. В итоговые значения входят только проекты, которые вам разрешено просматривать, поэтому два коллеги с разным уровнем доступа могут обоснованно видеть разные итоговые значения по одной и той же программе.

Уровень посещаемости по мероприятиям

На этом экране для каждого мероприятия приводится одна строка со столбцами «Присутствовали», «Опоздали», «Отсутствовали» и «Отсутствовали по уважительной причине», итоговым значением и уровнем посещаемости. Уровень рассчитывается как сумма присутствовавших и опоздавших, делённая на итоговое значение.

Мероприятия, по которым вообще нет записей о посещаемости, полностью исключаются из отчёта, поэтому мероприятие, которое вы ожидали увидеть, но не нашли, обычно такое, в котором ещё никто не был отмечен. Строки упорядочены так, что самое недавнее мероприятие идёт первым.

МиО по программам

На этом экране для каждой программы приводится одна строка с уникальным охватом, числом оказанных услуг и числом услуг на человека, а в верхней части — три итоговых значения. На экране есть общая панель фильтров, поэтому строки охватывают выбранные вами период и программу.

Сводка по проекту

На этом экране для каждого проекта приводится одна строка с донором, бюджетом, сроками и охватом в сравнении с целевым значением. Панель фильтров дополняет обычные поля «дата с», «дата по» и «программа» полем статуса.

Участие бенефициаров

На этом экране перечислены все лица, охваченные в течение периода, по одной строке на человека, с мероприятиями, которые он посетил, и полученными услугами, по двадцать пять строк на страницу. Панель фильтров дополнена полем пола. Поскольку здесь называются конкретные люди, открытие экрана фиксируется в журнале просмотров рабочего пространства так же, как экспорт.

Формирование отчёта в формате PDF

Функция «Сформировать отчёт» создаёт PDF-документ с фирменным оформлением за выбранный вами период и по выбранному охвату — все программы или одна программа — с отмеченными вами разделами: программы, мероприятия, посещаемость, бенефициары и показатели. Невыбранный раздел вообще не рассчитывается. Можно выбрать язык отчёта и при желании указать адрес электронной почты для получения копии; файл скачивается в любом случае. Формирование отчёта регистрируется как экспорт, поскольку он содержит данные об охвате на уровне отдельных лиц.

Написание пояснительной части отчёта

Показатели говорят о том, что произошло, а пояснительная часть — о том, что это означало. На странице «Сформировать отчёт» перейдите по ссылке «Написать или изменить пояснительную часть», чтобы написать вводный раздел для PDF-документа по одной программе или по организации в целом. Текст сохраняется для этой программы и этого отчётного периода, поэтому при повторном формировании того же отчёта используется тот же текст; написать его можно на любом из языков вашего рабочего пространства. Пояснительная часть необязательна: кнопка «Пропустить» сразу возвращает вас к PDF-документу.

Как читать показатели

Людей по одному разу подсчитывают экраны двух видов: «Бенефициары по статусу», где группируется сам реестр, и показатели уникального охвата на главной странице раздела «Отчёты», в отчётах «МиО по программам» и «Участие бенефициаров», где каждый человек учитывается один раз, сколько бы мероприятий он ни посетил. Всё остальное на этих экранах подсчитывает зачисления, записи о посещаемости или услуги.

Отсюда следует простое практическое правило: не складывайте столбец из одного отчёта со столбцом из другого. Это разные единицы измерения, и их сумма ничего не означает.