استيراد السجلات دفعة واحدة
أدخِل قائمة موجودة من الأشخاص أو الأسر أو المنشآت من جدول بيانات، واطّلع على التقرير الذي يصدر بعد ذلك.
يمكن استيراد أنواع السجلات الثلاثة جميعها من جدول بيانات. والخطوات واحدة لكل منها، وتبدأ من صفحة القائمة لا من شاشة منفصلة.
بدء الاستيراد
- افتح قائمة الأفراد أو الأسر أو المنشآت واختر "استيراد".
- اختر "تنزيل القالب" أولًا، لتتطابق أسماء أعمدتك والخيارات في كل عمود مع ما يتوقعه CommonLynk.
- املأ القالب مع الإبقاء على صف العناوين كما هو. ويمكنك حذف صف المثال أو تركه، ففي الحالتين يُتجاهَل.
- عُد إلى القائمة، واختر "استيراد" مرة أخرى، وحدد ملفك، ثم اختر "رفع واستيراد".
القالب
المصنف الذي تنزّله مُعَدّ لمساحة عملك، وليس نموذجًا عامًا. فالأعمدة الإلزامية ملونة بلون مختلف عن الأعمدة الاختيارية، وأعمدة الخيارات تتضمن القائمة الدقيقة للقيم المسموح بها في قائمة منسدلة، وتشرح ورقة قواعد الحقول كل عمود مع صيغته ومثال عليه.
إذا كانت لمساحة عملك لغة محتوى ثانية، تظهر أعمدة الاسم مرتين، مرة لكل لغة، وتحمل كل منها اسم اللغة التي اخترتها فعلًا.
تُطابَق عناوين الأعمدة بمرونة، فلا تؤثر الفروق في الأحرف الكبيرة والصغيرة أو المسافات أو علامات الترقيم. أما أسماء المحافظات والمديريات والقرى فيجب أن تطابق مواقع سبق إعدادها في مساحة عملك.
كيفية التعامل مع السجلات المكررة
- يُتخطّى الفرد الذي يوجد رقم هويته بالفعل في سجلك. ولا يستبدل الاستيراد بيانات الأشخاص الموجودين أبدًا.
- تُتخطّى الأسرة التي يوجد رمزها بالفعل.
- تُحدَّث المنشأة التي يطابق اسمها منشأة لديك بالفعل بدلًا من تخطيها، وذلك فقط عندما يملك الشخص الذي يجري الاستيراد صلاحية التعديل أيضًا.
تقرير الاستيراد
يُفحص كل صف على حدة، فلا يوقف صف خاطئ بقية الصفوف أبدًا. والصف الذي يفشل لا يُكتب منه شيء على الإطلاق.
عند اكتمال الرفع، يُنزَّل تقرير تلقائيًا. ويتضمن ورقة ملخص تحصي عدد الصفوف التي استُوردت وحُدِّثت وتُخطِّيت وفشلت، وورقة تفاصيل تذكر كل صف ونتيجته، وسبب الخطأ حيثما وقع. كما يظهر ملخص موجز للأعداد نفسها في صفحة القائمة.