Das Aktivitätsprotokoll
Was CommonLynk automatisch protokolliert, wie Sie das Protokoll filtern und exportieren und nach welcher Regel die Inhalte Ihrer Datensätze nicht in das Protokoll gelangen.
Unter „Einstellungen“ und dann „Aktivitätsprotokoll“ sehen Sie, was in Ihrem Arbeitsbereich geschehen ist. Zum Öffnen benötigen Sie die Berechtigung „Bearbeiten“ für die Einstellungen.
Das Protokoll lesen
Die Tabelle hat die Spalten „Zeitpunkt“, „Benutzer:in“, „Aktion“, „Datensatz“, „Details“ und „IP-Adresse“, mit fünfzig Einträgen pro Seite.
Die Seite selbst weist darauf hin, dass Einträge automatisch erfasst werden und weder bearbeitet noch entfernt werden können, und das gilt auf jeder Ebene: Ein Eintrag kann nach dem Schreiben nicht mehr geändert werden, und weder ein einzelner Eintrag noch eine ganze Auswahl kann über die Plattform gelöscht werden.
Filtern
Über der Tabelle befinden sich drei Filter: ein Von- und ein Bis-Datum, die standardmäßig die letzten dreißig Tage abdecken, eine Person und eine Aktion.
Die Aktionsliste wird aus den Aktionen aufgebaut, die Ihr eigener Arbeitsbereich tatsächlich protokolliert hat, sodass Ihnen nie eine Aktion angeboten wird, die nie vorgekommen ist. Einen Filter nach Datensatztyp gibt es nicht.
Exportieren
Auf demselben Bildschirm wird der gefilterte Zeitraum als CSV-Datei exportiert, mit folgendem Namen: activity-log_<from>_<to>.csv
Sie enthält die Spalten „Zeitstempel (UTC)“, „Benutzer:in“, „Aktion“, „Datensatztyp“, „Datensatz-ID“, „Datensatz“, „Details“ und „IP-Adresse“. Die Werte werden neutralisiert, sodass ein manipulierter Eintrag beim Öffnen der Datei in einer Tabellenkalkulation nicht als Formel ausgeführt werden kann.
Der Export wird selbst protokolliert, und der Eintrag vermerkt, wie viele Einträge exportiert wurden.
Was protokolliert wird
CommonLynk protokolliert das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Datensätzen, An- und Abmeldungen, Exporte sowie Ablehnungen, etwa eine blockierte Änderung von Berechtigungen.
Das Protokoll erfasst, welche Felder geändert wurden, niemals die Werte. Ein Eintrag besagt etwa, dass drei Felder geändert wurden, und benennt sie; er enthält nie den alten oder neuen Inhalt. Name, nationale Kennung, Telefonnummer und Adresse einer Person werden nie in das Protokoll geschrieben.
Es gibt eine Ausnahme. Wird ein Datensatz gelöscht, wird eine kurze Beschreibung davon aufbewahrt, denn nach der Löschung weiß sonst nichts mehr, was vernichtet wurde.
Protokollieren, wer einen Datensatz liest
Wer einen Datensatz ändert, wird immer protokolliert. Wer einen Datensatz liest, wird nur protokolliert, wenn die Leseprotokollierung pro Datensatz für Ihren Arbeitsbereich eingeschaltet ist; standardmäßig ist sie ausgeschaltet. Unter „Einstellungen“ und dann „Sicherheit“ sehen Sie, ob sie eingeschaltet ist.
Ist sie eingeschaltet, erfasst sie das Öffnen eines Datensatzes zu einer Einzelperson, einem Haushalt oder einer Einrichtung sowie die Datenexporte. Bewusst nicht erfasst werden Listenseiten, Suchen, Dashboards oder ein Name, der auf einer Anwesenheitsliste erscheint. Diese Einträge werden einhundertachtzig Tage aufbewahrt und erscheinen nicht auf der Seite des Aktivitätsprotokolls.
Wie lange Einträge aufbewahrt werden
Einträge im Aktivitätsprotokoll werden für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt, standardmäßig vierundzwanzig Monate. Der Zeitraum kann für eine Installation konfiguriert werden, einschließlich einer unbegrenzten Aufbewahrung; prüfen Sie daher, was bei Ihnen eingestellt ist, statt vom Standard auszugehen.
Das Entfernen abgelaufener Einträge ist eine Aufgabe des Betreibers, und vor jeder Entfernung wird ein Archiv geschrieben. In Ihrem Arbeitsbereich gibt es bewusst keine Schaltfläche zum Leeren des Protokolls.