Dateien und Speicher
Wie ein Anhang geprüft und geschützt wird, welche Formate und Größen akzeptiert werden und wo Ihr Speicherkontingent verwaltet wird.
Sie hängen eine Datei an den Datensatz an, zu dem sie gehört, und nicht in einem separaten Dateibereich, sodass ein Dokument immer einem Datensatz zugeordnet ist.
Eine Datei anhängen
Sie benötigen die Berechtigung „Hinzufügen“ für das Modul des Datensatzes: Zum Anhängen an eine Einzelperson benötigen Sie „Registrierungen“, zum Anhängen an ein Projekt „Projekte“. Zum Entfernen einer Datei benötigen Sie die Berechtigung „Löschen“ für dieses Modul oder die Berechtigung „Hinzufügen“, wenn Sie die Datei selbst hochgeladen haben.
Bevor auch nur ein Byte Ihrer Datei untersucht wird, prüft CommonLynk, ob Ihr Speicherkontingent noch Platz bietet, dann, ob Sie an diesen Datensatz anhängen dürfen, und dann, ob der Datensatz tatsächlich existiert. Erst danach wird die Datei selbst geprüft.
Diese Reihenfolge ist beabsichtigt. Wer keine Berechtigung hat, gelangt nie zu dem Teil des Systems, der die Datei öffnet, und erhält eine Ablehnung statt einer Aussage über das, was hochgeladen werden sollte.
Was akzeptiert wird
Die Prüfung liest den tatsächlichen Inhalt der Datei und nicht ihren Namen, sodass das Umbenennen einer Datei, um sie durchzuschleusen, nicht funktioniert. Eine leere Datei wird abgelehnt. Die Obergrenze liegt bei 50 MB.
Der allgemeine Anhangsplatz akzeptiert Bilder, PDF, gängige Office-Dokumente, ZIP-Archive, Audio, Video und reinen Text. Ausführbare Dateien und Web-Skriptdateien werden abgelehnt, unabhängig davon, als was sie sich ausgeben.
An bestimmten Stellen gelten engere Grenzen:
| Wo | Akzeptiert | Maximal |
|---|---|---|
| Ein Logo oder ein Foto | Bilder | 5 MB |
| Ein Zahlungsbeleg | PDF oder ein Bild | 10 MB |
| Eine Importdatei | Tabellenkalkulationen | 10 MB |
Ihr Arbeitsbereich kann dies weiter einschränken. In den Einstellungen für Anhangstypen können Sie die akzeptierten Formate und die maximale Größe für eine bestimmte Art von Anhang festlegen.
Eine Datei öffnen
Dateien zu Datensätzen werden nie über eine öffentliche Adresse bereitgestellt. Ein Link enthält eine signierte Kennung, die nicht erraten und nicht hochgezählt werden kann, um die nächste Datei zu finden.
Jede Anfrage wird geprüft: ob Sie angemeldet sind, ob die Datei zu Ihrem Arbeitsbereich gehört, ob Sie die Anzeigeberechtigung für das zugehörige Modul haben und ob Sie den Datensatz sehen dürfen, dem sie zugeordnet ist. Schlägt eine Prüfung fehl, wird so geantwortet, als gäbe es die Datei nicht, sodass sich über eine Adresse nicht ermitteln lässt, was Ihr Arbeitsbereich enthält.
Ihr Speicherkontingent
Jeder Arbeitsbereich hat ein Speicherkontingent aus seinem Tarif sowie etwaigen zusätzlich erworbenen Speicher. Ist das Kontingent ausgeschöpft, wird ein Upload abgelehnt, mit der Aufforderung, Dateien zu löschen oder in einen größeren Tarif zu wechseln.
Die Speicheranzeige befindet sich im Kontoportal, im Kundenkontobereich der Hauptwebsite, und nicht im Arbeitsbereich selbst. Dort wird auf der Abonnementseite auch zusätzlicher Speicher erworben.
Beim Kauf von zusätzlichem Speicher wird eine Rechnung erstellt, und die Kapazität wird hinzugefügt, sobald diese Zahlung bestätigt ist. Es handelt sich nicht um eine sofortige Aufstockung.