El registro de actividad
Qué registra CommonLynk automáticamente, cómo filtrarlo y exportarlo, y la regla que mantiene el contenido de sus fichas fuera del registro.
Configuración y, a continuación, Registro de actividad muestra lo que ha ocurrido en su espacio de trabajo. Para abrirlo necesita el permiso de edición de Configuración.
Leer el registro
La tabla tiene las columnas Cuándo, Usuario, Acción, Ficha, Detalles y Dirección IP, con cincuenta entradas por página.
La propia página indica que las entradas se registran automáticamente y no pueden editarse ni eliminarse, y así ocurre en todos los niveles: una entrada no puede modificarse una vez escrita, y la plataforma no permite eliminar ni una sola entrada ni una selección completa.
Filtrar
Encima de la tabla hay tres filtros: una fecha de inicio y una fecha de fin, que de forma predeterminada abarcan los últimos treinta días, un usuario y una acción.
La lista de acciones se elabora a partir de las acciones que su propio espacio de trabajo ha registrado realmente, por lo que nunca le ofrece una acción que no se haya producido. No hay filtro por tipo de ficha.
Exportar
La misma pantalla exporta el intervalo filtrado como archivo CSV, con el nombre: activity-log_<from>_<to>.csv
Contiene las columnas Marca de tiempo (UTC), Usuario, Acción, Tipo de ficha, ID de ficha, Ficha, Detalles y Dirección IP. Los valores se neutralizan para que una entrada manipulada no pueda ejecutarse como fórmula al abrir el archivo en una hoja de cálculo.
La propia exportación queda registrada, y la entrada indica cuántas entradas se exportaron.
Qué se registra
CommonLynk registra la creación, modificación y eliminación de fichas, los inicios y cierres de sesión, las exportaciones y las denegaciones, como un cambio de permisos que se bloqueó.
El registro anota qué campos cambiaron, nunca los valores. Una entrada indica que cambiaron tres campos y los nombra; nunca contiene el contenido anterior ni el nuevo. El nombre, el número de identificación nacional, el número de teléfono y la dirección de una persona nunca se escriben en el registro.
Hay una excepción. Cuando se elimina una ficha, se conserva una breve descripción de ella, porque una vez realizada la eliminación nada más permite saber qué se destruyó.
Registrar quién consulta una ficha
Siempre se registra quién modifica una ficha. Quién la consulta solo se registra si el registro de consultas por ficha está activado en su espacio de trabajo, y está desactivado de forma predeterminada. Configuración y, a continuación, Seguridad muestra si está activado.
Cuando está activado, abarca la apertura de la ficha de una persona, un hogar o un establecimiento, así como las exportaciones de datos. Deliberadamente no abarca las páginas de listas, las búsquedas, los paneles ni la aparición de un nombre en una hoja de asistencia. Esas entradas se conservan durante ciento ochenta días y no aparecen en la página del registro de actividad.
Cuánto tiempo se conservan las entradas
Las entradas del registro de actividad se conservan durante un período determinado, veinticuatro meses de forma predeterminada. El período puede configurarse para cada instalación, incluida la conservación indefinida de las entradas, así que compruebe cuál es el suyo en lugar de dar por supuesto el valor predeterminado.
La eliminación de las entradas antiguas es una tarea del operador de la plataforma, y se genera un archivo antes de eliminar nada. Por diseño, su espacio de trabajo no dispone de ningún botón para vaciar el registro.