Individus

Un individu est une personne avec laquelle votre organisation travaille. Les individus sont au cœur du registre : ce sont eux qui participent à une activité, qui répondent à un formulaire et que comptent les chiffres que vous communiquez.

Le registre

La page Individus répertorie toutes les personnes enregistrées, vingt-cinq à la fois, par ordre alphabétique. Les colonnes sont Nom, Genre, Âge, Nationalité, Groupe de population, Lynks, Gouvernorat, Numéro d'identification, Statut et Date d'enregistrement.

Enregistrer une personne

Choisissez « Enregistrer un nouvel individu ». Le formulaire est organisé en sections que vous pouvez remplir dans l'ordre.

• Nom complet. Prénom, deuxième prénom et nom de famille. Le prénom et le nom de famille sont toujours obligatoires. Une ligne d'aperçu vous montre le nom complet au fur et à mesure de la saisie.
• Données démographiques. Genre, date de naissance, nationalité, groupe de population, niveau d'éducation, situation matrimoniale, emploi, profession et pays d'origine. Cocher « En situation de handicap » fait apparaître un champ pour en préciser le type.
• Identification. Type de pièce d'identité et numéro d'identification.
• Coordonnées. Téléphone, autre téléphone, adresse électronique et moyen de contact préféré de la personne.
• Localisation. Vos trois niveaux géographiques, choisis l'un après l'autre, ainsi qu'une adresse en texte libre.
• Lynk ménage et Lynk établissement. Lier la personne à un ménage et à un établissement, chacun avec un rôle.
• Statut et consentement. Statut, date d'enregistrement, photographie, la case de consentement et sa date, ainsi que d'éventuelles notes.

Choisir les champs obligatoires

C'est à vous de décider quels champs votre personnel doit obligatoirement remplir. Ouvrez Paramètres, puis Champs du formulaire d'enregistrement. Chaque champ comporte une case Visible et une case Obligatoire.

• Un champ que vous masquez ne peut pas être également obligatoire : décocher Visible décoche Obligatoire en même temps.
• Le prénom et le nom de famille sont toujours obligatoires et ne figurent pas sur cet écran, car le nom complet de la personne est construit à partir d'eux.
• Gender is required until you decide otherwise. On a workspace that has never saved this screen its Required tick is on, and every way of registering someone asks for it: this form, the block on a form for someone new, a phone and an import. Untick Required to make it optional.
• La règle est appliquée lors de l'enregistrement de la fiche, et pas seulement dans le navigateur : elle s'applique donc quelle que soit la manière dont la fiche arrive.

Retrouver une personne

Le champ de recherche situé au-dessus du registre recherche sur le nom dans n'importe laquelle de vos langues actives, sur le numéro de téléphone, sur le numéro d'identification et sur le gouvernorat : vous pouvez ainsi retrouver une personne à partir de l'information dont vous disposez. À côté se trouvent des filtres par statut et par genre.

La page de l'individu

L'ouverture d'une personne affiche une seule page plutôt qu'une série d'onglets : tout est donc visible en faisant défiler l'écran.

• Un en-tête comportant la photographie, le nom, le numéro de fiche et le statut.
• Le nombre d'activités suivies et de formulaires soumis, ainsi que le ménage, le cas échéant.
• Un fil d'activité, par ordre chronologique, alimenté par la présence, les réponses aux formulaires et les liens.
• Une carte Lynks répertoriant chaque lien avec un ménage ou un établissement, avec le rôle correspondant.
• Les cartes Identité et Coordonnées, qui regroupent tout ce qui a été saisi dans le formulaire.
• Les tableaux Participation et Formulaires, qui répertorient les activités auxquelles la personne a pris part et les formulaires auxquels elle a répondu.

Le menu en haut à droite propose « Exporter les données de cette personne », qui produit une copie portable de tout ce qui a été enregistré à son sujet. Il sert à répondre à une demande d'accès aux données et n'est accessible qu'aux personnes dont le rôle autorise les téléchargements.