Confidentialité et journal des accès
Comment les photographies et les fichiers personnels sont protégés, et ce que CommonLynk enregistre sur les personnes qui ont consulté une fiche.
Un registre de personnes est l'élément le plus sensible que détient un espace de travail, et CommonLynk le traite comme tel.
Photographies et fichiers personnels
Une photographie associée à une personne n'est jamais publiée à une adresse web devinable. Elle est stockée en dehors de la zone accessible au serveur web, et chaque demande d'accès est vérifiée avant l'envoi du moindre octet.
La vérification confirme que vous êtes connecté, que la fiche appartient à votre espace de travail, que votre rôle permet de consulter les enregistrements, que la fiche fait partie de celles que vous êtes autorisé à voir, et que les photographies ne sont pas masquées pour votre rôle. Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, la réponse indique que le fichier est introuvable plutôt qu'un refus, de sorte que personne ne peut savoir ce qui existe en posant la question.
Ce qu'enregistre le journal des accès
CommonLynk garde une trace des personnes qui ont ouvert la page d'une personne, d'un ménage ou d'un établissement, et de celles qui ont exporté des données d'enregistrement. Deux points méritent d'être précisés.
- Il enregistre quelle fiche a été ouverte et par qui, jamais son contenu. Aucune valeur de champ n'est copiée dans le journal.
- Seules les pages complètes des fiches et les exportations sont journalisées. Parcourir une liste, effectuer une recherche ou consulter un tableau de bord ne l'est pas.
Les entrées sont supprimées automatiquement au terme d'une période définie. Paramètres, puis Sécurité, indique si le journal est activé et pendant combien de temps les entrées sont conservées.
Accès d'urgence
Lorsqu'un membre du personnel doit ouvrir une fiche en dehors de son périmètre habituel, CommonLynk lui demande d'abord de saisir un motif, puis l'ouvre pour une durée limitée. Cette page confirme uniquement l'existence de la fiche ; le motif est conservé, et l'accès apparaît dans le journal comme tout autre accès.
Informer votre personnel
Le journal des accès contient des informations sur vos propres employés et employées autant que sur les personnes que vous servez. Dans la plupart des pays, vous êtes tenu d'informer votre personnel de son existence. C'est pourquoi la page Sécurité le dit clairement, et sa formulation constitue un bon point de départ pour votre propre note d'information au personnel.