Importer des fiches en masse

Les trois types de fiches peuvent être importés à partir d'une feuille de calcul. La procédure est la même pour chacun, et elle commence depuis la page de liste plutôt que depuis un écran distinct.

Lancer une importation

1. Ouvrez la liste des individus, des ménages ou des établissements et choisissez « Importer ».
2. Choisissez d'abord « Télécharger le modèle », afin que les noms de vos colonnes et les options de chaque colonne correspondent à ce qu'attend CommonLynk.
3. Remplissez le modèle en conservant la ligne d'en-tête telle quelle. Vous pouvez supprimer la ligne d'exemple ou la laisser : elle est ignorée dans les deux cas.
4. Revenez à la liste, choisissez de nouveau « Importer », sélectionnez votre fichier et choisissez « Téléverser et importer ».

Le modèle

Le classeur que vous téléchargez est conçu pour votre espace de travail, et non un exemple générique. Les colonnes obligatoires sont colorées différemment des colonnes facultatives, les colonnes à choix proposent la liste exacte des valeurs autorisées sous forme de liste déroulante, et une feuille Règles des champs décrit chaque colonne avec son format et un exemple.

Si votre espace de travail dispose d'une deuxième langue de contenu, les colonnes de nom apparaissent deux fois, une fois pour chaque langue, avec pour libellé la langue que vous avez effectivement choisie.

Les intitulés de colonnes sont reconnus avec souplesse : les différences de majuscules, d'espacement ou de ponctuation n'ont pas d'importance. Les noms de gouvernorats, de districts et de villages doivent correspondre à des localisations déjà configurées dans votre espace de travail.

Traitement des doublons

• Un individu dont le numéro d'identification figure déjà dans votre registre est ignoré. Les personnes existantes ne sont jamais écrasées par une importation.
• Un ménage dont le code existe déjà est ignoré.
• Un établissement dont le nom correspond à un établissement que vous détenez déjà est mis à jour plutôt qu'ignoré, et seulement si la personne qui effectue l'importation dispose également de l'autorisation de modification.

Le rapport d'importation

Chaque ligne est vérifiée individuellement, de sorte qu'une ligne erronée n'empêche jamais le traitement des autres. Une ligne en échec n'est pas enregistrée du tout.

À la fin du téléversement, un rapport se télécharge automatiquement. Il comporte une feuille de synthèse indiquant le nombre de lignes importées, mises à jour, ignorées et en échec, ainsi qu'une feuille détaillée présentant chaque ligne avec son résultat et, en cas de problème, le motif. Un bref récapitulatif de ces mêmes chiffres s'affiche également sur la page de liste.