Collecte hors ligne

Le travail de terrain se fait souvent là où le réseau ne passe pas. CommonLynk Forms peut être installé sur un téléphone ou une tablette et utilisé sans aucune connexion : les données collectées sont conservées sur l'appareil jusqu'à ce qu'elles puissent être envoyées.

Installer Forms sur un appareil

Ouvrez la liste des formulaires dans le navigateur de l'appareil. Lorsque le navigateur le permet, une bannière propose : « Ajoutez CommonLynk Forms à votre écran d'accueil pour l'utiliser hors ligne », avec un bouton « Installer » et un bouton « Plus tard ».

Choisissez « Installer » et une icône Forms est ajoutée à l'appareil, à côté de ses autres applications. Il n'y a rien à télécharger depuis une boutique d'applications : ce que vous avez installé est la plateforme elle-même, présentée de manière à s'ouvrir comme une application.

Charger les formulaires sur l'appareil

On the forms list, the device button in the top bar opens On this device (on a phone it is under More tools). It lists the forms you collect on, the version of each that the device holds, and whether each is ready. A form with a respondent list is ready only when its list is on the device too, and the window shows how many people the list holds and when it was last updated. Check for updates is there as well. The same readiness line appears on your dashboard.

On wifi, forms and their respondent lists download in the background, with nothing to answer. On mobile data, and whenever the browser cannot tell which kind of connection it has (only Chrome on Android reports this), nothing large downloads by itself: the readiness line says what is waiting and how large it is, and a tap downloads it. This is checked when your dashboard opens, when you open On this device from the forms list, and whenever the connection comes back. Opening a form that is not yet on the device while on mobile data asks you once, stating the size.

Lorsqu'une nouvelle version d'un formulaire est publiée, un appareil qui en a connaissance télécharge la nouvelle version avant de commencer une nouvelle réponse ; sans connexion, la page indique que la mise à jour doit d'abord être effectuée. Une réponse déjà en cours est terminée sur la version avec laquelle elle a été commencée.

Travailler sans connexion

Hors ligne, le travail se poursuit normalement. Les réponses sont conservées dans le stockage propre au navigateur de cet appareil : une réponse en cours de saisie est conservée comme brouillon, et une réponse que vous soumettez est ajoutée à une file d'attente en vue de son envoi.

Tant que l'appareil est hors ligne, une bannière en haut du formulaire le signale et indique le nombre de réponses en attente. Une soumission hors ligne ajoute la réponse à la file d'attente et la confirme par le message « Enregistré hors ligne ». Une réponse à laquelle il manque une réponse obligatoire n'est pas acceptée sur l'appareil ; la page indique ce qui manque.

Une réponse pour une nouvelle personne peut être commencée sans connexion lorsque le formulaire et votre rôle permettent d'enregistrer des personnes. Les informations de la personne sont transmises avec la réponse, et la personne est enregistrée lorsque celle-ci parvient au serveur.

Lorsque le formulaire dispose d'une liste de personnes répondantes, cette liste est conservée sur l'appareil. Appuyez sur « Remplir » et la page vous demande « Qui interrogez-vous ? ». Vous pouvez rechercher par numéro d'identité nationale, téléphone, nom ou référence, même sans réseau. Lorsque la personne est trouvée, le formulaire s'ouvre avec des réponses pré-remplies à partir de son profil, accompagnées de la date de la liste présente sur l'appareil. Si aucune personne ne correspond, vous pouvez enregistrer une nouvelle personne lorsque le formulaire et votre rôle le permettent ; les ménages et les établissements qui ne figurent pas sur la liste sont enregistrés en ligne. Une personne qui ne figure pas sur la liste, ou qui ne remplit pas encore le critère du formulaire, peut tout de même être interrogée, et la page indique que la réponse sera mise en attente d'une décision.

Contenu de la liste des personnes répondantes sur le téléphone

La liste contient ce dont un agent ou une agente de collecte a besoin pour retrouver les personnes. Les noms, les numéros de référence et les quatre derniers caractères de chaque numéro d'identité sont visibles. Un champ du profil n'est présent en clair sur le téléphone que si le formulaire le pré-remplit à partir du profil. Les numéros d'identité et les numéros de téléphone sont transmis sous forme de hachages, utilisés uniquement pour la recherche : ils ne sont pas affichés, ce qui les soustrait à un regard fortuit sans pour autant les protéger. Les champs relatifs au statut de protection, tels que le groupe de population et le handicap, ne sont jamais chargés sur un téléphone.

La liste est chiffrée sur l'appareil. Cela empêche quiconque de lire son stockage une fois copié hors du téléphone. Cela n'empêche pas une personne d'utiliser le téléphone déverrouillé.

Quand la liste est retirée du téléphone

La liste des personnes répondantes est retirée du téléphone :

• lorsque vous vous déconnectez, y compris sans connexion ;
• lorsqu'une autre personne se connecte sur le téléphone ;
• lorsque le formulaire, ou sa liste, ne vous est plus attribué ;
• lorsqu'un ou une responsable marque la collecte du formulaire comme terminée.

Dès qu'un ou une responsable marque la collecte comme terminée, aucun appareil ne télécharge plus le formulaire et aucune nouvelle réponse ne peut être commencée hors ligne. Chaque appareil retire la page du formulaire et la liste des personnes répondantes lors de sa prochaine connexion, et seulement après avoir signalé qu'aucune donnée de ce formulaire n'y est en attente d'envoi, y compris une réponse en cours. Ce qui est retiré est conservé à part sur le téléphone pendant 30 jours, peut être restauré depuis « Sur cet appareil », sous « Retiré de cet appareil », puis est supprimé. Les réponses tardives restent acceptées.

Un ou une responsable peut demander à un appareil qui ne se signalera jamais, comme un téléphone perdu ou cassé, d'effacer les données malgré tout. Les réponses qu'il n'a pas envoyées y restent, et seront tout de même envoyées s'il se reconnecte un jour.

Aucune de ces opérations ne supprime une réponse qui n'a pas encore été envoyée.

Les brouillons et leur restauration

Un brouillon s'enregistre automatiquement pendant la saisie, environ une seconde et demie après votre dernière frappe. Vous n'avez rien à faire pour cela, et l'enregistrement a lieu qu'il y ait une connexion ou non.

Responses in progress are listed in On this device, under In progress on this device, and Resume continues one where you left it.

Envoyer les données collectées

Une réponse soumise est envoyée lorsque Forms est ouvert avec une connexion : au chargement d'une page, au retour de la connexion et à intervalles réguliers tant que la page reste ouverte. Dans les navigateurs qui le permettent, comme Chrome, elle peut également être envoyée en arrière-plan. Une réponse ne quitte l'appareil que lorsque le serveur confirme l'avoir enregistrée, ou l'avoir déjà reçue, de sorte qu'une nouvelle tentative ne crée jamais de doublon.

L'envoi nécessite que vous soyez connecté ou connectée. Une réponse collectée sous un compte reste en attente sur le téléphone jusqu'à ce que l'agent ou l'agente de collecte concerné se reconnecte.

Une réponse que le serveur ne peut pas comptabiliser en l'état, par exemple une réponse concernant une personne absente de la liste, une réponse comportant un numéro d'identité déjà enregistré ou une réponse contenant une valeur qui n'a pas pu être enregistrée, est tout de même conservée : soit comme incomplète, pour que l'agent ou l'agente de collecte la termine, soit en attente de la décision d'un ou d'une responsable. Elle ne reste pas sur le téléphone.

La liste des formulaires indique le nombre de réponses en attente d'envoi et celles que l'appareil n'a pas pu envoyer, avec le motif. L'envoi s'interrompt après plusieurs échecs successifs, et « Réessayer » le relance.

Si l'adresse de votre espace de travail a changé, les réponses encore en attente sous l'ancienne adresse sont envoyées depuis Forms à l'ancienne adresse tant que celle-ci répond, puis Forms vous redirige vers la nouvelle.

Ce qui nécessite une connexion

Certaines opérations nécessitent une connexion :

• Les questions de type photo, vidéo, fichier et message vocal, car le fichier est téléversé au moment où il est choisi. Un formulaire comportant une question obligatoire de ce type figure sous « Connexion requise ».
• Dans le formulaire de nouvelle personne, le choix d'une localisation en dessous du premier niveau et la vérification d'un numéro de téléphone.
• L'enregistrement d'un ménage ou d'un établissement qui ne figure pas sur la liste des personnes répondantes.