Liens publics des formulaires

Un formulaire n'a pas nécessairement à être rempli par votre propre personnel. Chaque formulaire dispose d'une adresse web publique que n'importe qui peut ouvrir dans un navigateur, sans compte CommonLynk et sans rien installer.

Le lien public

L'adresse a la forme suivante, où le jeton est un long identifiant aléatoire propre à ce formulaire : /forms/f/<token>/

Le lien ne fonctionne que si deux conditions sont réunies : le formulaire est marqué comme public et son statut n'est pas Fermé. Si l'une d'elles cesse d'être remplie, l'adresse reste accessible, mais la personne visiteuse voit un message de fermeture au lieu des questions. Un lien déjà diffusé peut donc être désactivé sans laisser derrière lui une adresse brisée.

Il existe également un second type de lien. Depuis l'écran Lynks du formulaire, vous pouvez en générer en masse, un par personne, afin que chacun et chacune reçoive sa propre adresse au lieu d'en partager une. Ces liens ont la forme suivante : /forms/respond/<token>/

Protéger un formulaire par un code d'accès

Un formulaire public peut être protégé par un code d'accès. La personne visiteuse doit alors saisir le code sur un court écran de contrôle avant de voir la moindre question ; le bon code ouvre le formulaire pour la session de navigation en cours, qui dure une heure.

Le code est stocké sous forme hachée plutôt qu'en clair : personne ne peut donc le relire dans la plateforme par la suite, pas même vos propres administrateurs et administratrices. Conservez-en une copie avec le reste de la documentation de votre projet, car en cas de perte, la seule solution est d'en définir un nouveau.

Empêcher une même personne de répondre deux fois

Chaque formulaire comporte une règle relative aux doublons, avec trois réglages : autoriser, avertir ou bloquer.

Ce que la règle peut effectivement vérifier dépend de la personne qui remplit le formulaire. Une personne anonyme utilisant un lien public n'a pas d'autre identité que sa session de navigation : c'est donc celle-ci qui est comparée. Sur un formulaire réglé sur Bloquer, un navigateur ayant déjà soumis une réponse voit s'afficher une page indiquant que la réponse a déjà été soumise, et la seconde tentative est refusée.

Lorsqu'un membre du personnel remplit ce même formulaire dans l'espace de travail, la vérification est plus stricte, car la réponse est rattachée à un individu nommé. La plateforme recherche alors une réponse complète antérieure de cette même personne.

Après l'envoi par la personne visiteuse

Une soumission publique se termine sur une page de remerciement, à l'adresse du formulaire suivie de thanks : /forms/f/<token>/thanks/

Ce qu'un lien ne permet pas

Deux fonctions auxquelles on peut raisonnablement s'attendre, mais que la plateforme ne propose pas :

• Un lien n'a pas de date d'expiration. Il ne peut pas être programmé pour cesser de fonctionner à une date donnée.
• Il n'y a pas de nombre maximal de réponses. Un lien ne peut pas être paramétré pour accepter les cinquante premières réponses puis se fermer de lui-même.