Comment la participation est comptabilisée

Les rapports destinés à un bailleur de fonds exigent généralement deux chiffres faciles à confondre : le nombre de personnes atteintes et le volume de services fournis. CommonLynk les distingue.

Deux questions distinctes

• Individus uniques compte des personnes. Une personne qui a participé à trois de vos activités n’est comptée qu’une fois.
• Le nombre de services compte des occasions. Cette même personne représente trois services.
• Le nombre moyen de services par personne correspond au second chiffre divisé par le premier ; il indique l'intensité de votre travail auprès des personnes plutôt que le nombre de personnes touchées.

Les trois règles de comptage

Le fait qu'une personne soit comptée parmi les individus atteints par une activité dépend de la nature de ce type d'activité. Chaque activité applique l'une des trois règles.

• Inscrit ou bénéficiaire d'une prestation. Toutes les personnes inscrites sont comptées, qu'elles aient été marquées présentes ou non. C'est la règle adaptée à une distribution : si une personne a retiré un colis alimentaire, elle a été atteinte.
• Présent au moins une fois. Une personne est comptée si elle a été présente ou en retard à au moins une séance. C'est la règle adaptée à un service de conseil ou à une visite de terrain.
• Activité achevée. Seules les personnes présentes à toutes les séances sont comptées. C'est la règle adaptée à une formation, pour laquelle assister à une journée sur cinq ne correspond pas au résultat promis.

Quelle règle s'applique à votre activité

Vous ne choisissez pas la règle directement. Elle découle du type d'activité choisi à l'étape un de l'assistant, car le type indique déjà la finalité de l'activité.

• Les formations, ateliers et évaluations comptabilisent les personnes qui ont achevé l'activité.
• Les séances de conseil et les visites de terrain comptabilisent les personnes présentes au moins une fois.
• Les distributions, séances de sensibilisation, réunions, dialogues communautaires et séances d'information comptabilisent toutes les personnes inscrites.

Ce qui est considéré comme achevé

Chaque fois que vous enregistrez la grille de présence, CommonLynk recalcule les personnes ayant achevé l'activité. Une personne a achevé l'activité lorsqu'elle dispose d'un enregistrement pour chacune des séances et que chacun de ces enregistrements indique « Présent » ou « En retard ».

• Un retard compte tout de même comme une présence. Une personne arrivée en retard était bien là.
• Une absence excusée ne compte pas comme une présence. Une absence autorisée reste une absence au regard de l'achèvement d'une formation, et marquer une personne comme excusée l'empêche d'être comptée comme ayant achevé l'activité.
• Une séance laissée vide pour une personne est prise en compte de la même manière qu'une absence, car l'achèvement suppose un enregistrement complet, et non simplement l'absence d'absences.
• Une activité sans aucune séance n'est pas modifiée. Une distribution pour laquelle aucun registre n'est jamais ouvert continue de fonctionner, puisque sa règle comptabilise de toute façon toutes les personnes inscrites.

Inscription et présence forment un seul enregistrement

CommonLynk ne tient pas de liste d'inscription distincte à côté de l'enregistrement de présence. Lorsque vous ajoutez une personne à une activité, ce même enregistrement indique qu'elle a été inscrite et à quelle date, puis précise ultérieurement si elle a achevé l'activité. Une seule ligne, deux informations.

C'est pourquoi, dans CommonLynk, le nombre d'inscriptions et le nombre de présences ne peuvent jamais diverger, et pourquoi retirer une personne d'une activité supprime les deux informations à la fois.