Mener une activité et relever les présences

Créer une activité, inscrire des personnes, tenir le registre séance par séance et imprimer une feuille pour la salle.

Une activité est le point de rencontre entre votre programme et les personnes auxquelles il s'adresse. En créer une et enregistrer les personnes présentes est l'opération la plus fréquente pour la plupart des équipes dans CommonLynk.

Les cinq étapes

Choisir le type d'activité. Choisissez une vignette, par exemple formation, distribution ou séance de sensibilisation. Ce seul choix détermine aussi la manière dont l'activité sera comptabilisée ; il est donc plus important qu'il n'y paraît.
Informations sur l'activité. Le nom, la description, le lieu et la personne chargée de l'animation, puis le projet auquel l'activité se rattache, ses dates et horaires, le nombre de séances de présence nécessaires, le nombre maximal de participants et participantes et le nombre d'heures par jour.
Lier les participants et participantes (Lynk). Ajoutez les personnes qui participent, soit en les recherchant une par une, soit en téléversant une liste rapprochée sur la base du numéro d'identité nationale.
Lier les formulaires d'évaluation (Lynk). Décidez si l'activité fait l'objet d'une évaluation : un score de satisfaction, un test avant et après, les deux ou aucun.
Vérifier les séances. Contrôlez les séances de présence générées, renommez-les, et ajoutez-en ou supprimez-en une.

Un écran récapitulatif présente ensuite l'ensemble des informations avant que vous ne confirmiez et créiez l'activité.

Séances

Une séance correspond à une occasion au sein d'une activité. Une journée de distribution comporte une séance ; une formation qui se déroule sur cinq jours en comporte cinq. CommonLynk calcule le nombre de séances nécessaires à partir des dates que vous avez indiquées, et l'étape cinq vous permet de l'ajuster et de donner à chaque séance le nom de votre choix.

Les séances deviennent les colonnes de votre grille de présence et celles de la feuille que vous imprimez.

La grille de présence

Ouvrez une activité et choisissez « Présence ». La grille comporte une ligne par participant ou participante et une colonne par séance. Les trois premières colonnes indiquent la personne, son numéro d'identité et son genre, afin que vous trouviez rapidement la bonne ligne.

Chaque cellule propose quatre options : Présent, Absent, Excusé et En retard. Les cellules changent de couleur à mesure que vous les renseignez, ce qui permet de repérer facilement une colonne incomplète.

Les boutons situés au-dessus de la grille permettent de marquer toutes les cellules comme présentes ou absentes d'un seul coup, ou de réinitialiser toute la grille.
L'en-tête de chaque séance comporte son propre bouton, qui ne remplit que cette colonne : c'est le moyen rapide de marquer une journée.

Une personne nouvellement inscrite est marquée présente à toutes les séances déjà enregistrées, au lieu d'une cellule vide. Vérifiez sa ligne si elle a rejoint l'activité en cours de route.

Capture d'écran : la grille de présence, avec les participants et participantes sur le côté et les séances en haut.

Scores avant et après

Si vous avez activé les tests à l'étape quatre, deux colonnes supplémentaires apparaissent à la fin de la grille pour un score avant l'activité et un score après. Vous pouvez également tirer ces scores d'un formulaire rempli par les participants et participantes au lieu de les saisir.

Une fois que les personnes disposent des deux scores, une page de notation calcule le gain de chacune, à la fois en différence simple et en proportion de ce qu'elle aurait pu gagner, et fournit une moyenne pour le groupe. Lorsqu'une valeur ne peut pas être calculée, elle est laissée vide au lieu d'être affichée comme zéro.

Imprimer une feuille

Choisissez « Imprimer la feuille de présence » pour constituer le registre papier que vous emporterez dans la salle. Le numéro de ligne et le nom complet y figurent toujours ; vous choisissez d'inclure ou non la date de naissance, le genre, la nationalité, le téléphone, le numéro d'identité nationale, une case de signature et une colonne de remarques.

Choisissez une plage de séances à imprimer, jusqu'à dix sur une même feuille.
Ajoutez jusqu'à vingt lignes vierges pour les personnes qui se présentent le jour même sans être inscrites.
L'aperçu présente les premiers participants et participantes selon les colonnes choisies, avant le téléchargement.

Si votre rôle ne vous permet pas de voir une information donnée, la colonne correspondante est omise de la feuille imprimée même si elle a été cochée. La feuille ne peut jamais vous montrer plus que ce que l'écran afficherait.