L’exportation complète de l’organisation

Le téléchargement du registre présenté dans la rubrique précédente est une seule entité sous forme de tableur. Ici, il s’agit de l’ensemble des données, dans une seule archive.

En quoi elle diffère du téléchargement du registre

Le CSV de l’accueil des Rapports porte sur une seule entité, vos individus, sous forme de tableur. L’exportation complète de l’organisation contient l’intégralité de votre espace de travail dans un seul fichier d’archive. Il s’agit de deux mécanismes distincts répondant à deux besoins distincts : ne présentez donc jamais le CSV comme une exportation de l’ensemble des données.

Le téléchargement du registre se trouve dans Rapports. L’exportation complète se trouve dans Sauvegardes, un espace distinct doté de ses propres autorisations.

En demander une

Dans votre espace de travail, ouvrez Sauvegardes. Si votre rôle permet de télécharger des sauvegardes, vous verrez Créer une sauvegarde maintenant. La plateforme effectue aussi des sauvegardes planifiées de manière autonome ; il y en a donc généralement déjà une disponible.

Chaque ligne de sauvegarde comporte un bouton Télécharger, qui ouvre une courte boîte de dialogue proposant deux options : une archive chiffrée en AES 256 avec un mot de passe de votre choix, ou une archive non chiffrée. L’archive est constituée à la demande plutôt que tenue prête ; il faut donc patienter un court instant avant le téléchargement.

• Le nombre de sauvegardes manuelles est plafonné chaque jour, et une seule archive est constituée à la fois pour un espace de travail.
• Le mot de passe que vous choisissez sert une seule fois à écrire l’archive et n’est jamais conservé. Personne chez CommonLynk ne peut ouvrir votre archive chiffrée à votre place, et un mot de passe perdu ne peut pas être récupéré.
• Indépendamment de ce choix, tout ce que la plateforme stocke est chiffré au repos, et le téléchargement est transmis en flux par la plateforme au lieu d’être remis sous forme de simple lien de stockage, de sorte qu’il reste protégé par vos autorisations du début à la fin.
• Chaque administrateur ou administratrice du compte est averti par e-mail lorsqu’une sauvegarde est créée et lorsqu’elle est téléchargée.

Contenu

Un paquet contient des tableurs et des fichiers CSV, vos fichiers téléversés d’origine et une copie portable de la base de données, rangés dans des dossiers par domaine :

• Profil et paramètres de l'organisation
• Inscriptions / Individus
• Inscriptions / Ménages
• Inscriptions / Établissements
• Inscriptions / Configuration de l'enregistrement
• Mise en œuvre / Programmes
• Mise en œuvre / Projets
• Mise en œuvre / Activités
• Mise en œuvre / Présence
• Mise en œuvre / Indicateurs
• Mise en œuvre / Rapports
• Formulaires
• Utilisateurs
• Tableau de bord
• Assistance
• Pièces jointes

Un téléchargement constitué reste disponible pendant quelques jours, puis expire, et vous pouvez en constituer un autre. Les sauvegardes elles-mêmes suivent un calendrier de copies récentes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, auxquelles s’ajoute un certain nombre de copies manuelles. Lorsqu’une sauvegarde arrive à échéance, ses fichiers sont supprimés, mais l’entrée est conservée pour vos archives, avec la mention qu’elle n’est plus téléchargeable. Il n’est pas possible de supprimer vous-même une sauvegarde.

Le manifeste

Chaque paquet comporte un manifeste qui enregistre la version du format du paquet, sa date de génération, le moment où les données ont été lues, le nom de votre espace de travail, les langues, le nombre de fiches par feuille, une somme de contrôle par fichier, la version exacte du logiciel ayant servi à le produire, l’état des migrations de la base de données, la liste figée des en-têtes de colonnes et ce qui a été délibérément exclu.

C’est ce qui permet à un paquet constitué aujourd’hui d’être encore compris et restauré dans plusieurs mois. Les en-têtes de colonnes ne sont jamais renommés ni réordonnés une fois publiés, de sorte qu’une correspondance établie pour une exportation continue de fonctionner pour la suivante.

Ce qui est délibérément exclu

Chaque lacune ci-dessous est consignée dans le manifeste comme exclusion, au lieu d’être passée sous silence.

• Le registre des importations : quel tableur a été téléversé, par qui, et ce qu’a produit chacune de ses lignes. Les fiches créées par une importation sont incluses comme toutes les autres, et le journal d’activité de votre espace de travail, contenu dans la copie portable de la base de données, conserve la trace durable de chaque importation.
• Les empreintes de mots de passe et tous les secrets de connexion.
• Les clés API, les identifiants chiffrés et les jetons, qui n’auraient de toute façon aucun sens en dehors de la plateforme.
• Les enregistrements d’audit à l’échelle de la plateforme et les colonnes internes de la plateforme. Le journal d’activité de votre propre espace de travail est inclus, dans la copie portable de la base de données.
• Les notes visibles uniquement par l’équipe d’assistance, et les diagnostics techniques. Vos propres tickets d’assistance, leurs échanges et leurs pièces jointes sont inclus.
• Les lignes que vous aviez déjà supprimées.
• The reporting tables the dashboards read. They hold nothing of their own: every row is derived from the enrolments and attendance this package carries, and they are rebuilt from those after a restore.
• Les valeurs d’indicateurs que la plateforme calcule au lieu de les stocker, qui sont recalculées après une restauration. Les points de données et les cibles sur lesquels elles reposent sont inclus.
• Les éléments intermédiaires de calcul des scores des formulaires. Les réponses soumises, y compris les groupes répétés, sont incluses.
• Les lignes de sessions de navigateur et les données en cache.
• Les feuilles de présence numérisées téléversées dans les activités. Leurs enregistrements figurent dans la copie portable de la base de données ; les fichiers eux-mêmes ne sont pas encore placés dans l’archive.
• L’export brut complet de la base de données, qui contiendrait nécessairement les tables de connexion. Une copie portable nettoyée est fournie à sa place : même structure de tables, avec les lignes d’identifiants et tous les mots de passe enregistrés vidés, de sorte qu’elle se charge dans une base de données vide.
• Dans la copie portable de la base de données : le contenu des tables de sessions de connexion, d’invitations, de clés API et d’identifiants de messagerie, ainsi que tous les mots de passe enregistrés. Ces tables conservent leur structure, de sorte que la copie se charge toujours dans une base de données vide.
• La version de chaque formulaire que les appareils de vos agents de collecte ont déclaré détenir en dernier, la liste des personnes répondantes envoyée en dernier à chaque appareil (quelles fiches et à quelle date), ce que chaque appareil a déclaré ne pas avoir encore envoyé, et s’il a retiré de sa mémoire un formulaire rempli. Ces informations décrivent leurs téléphones et non vos données, et la prochaine synchronisation les reconstitue ; les fiches figurent dans l’export SQL portable.
• Réglages de l'authentification unique : vos fournisseurs de connexion et leurs certificats publics, les domaines de messagerie vérifiés et quel compte professionnel ouvre quel compte de l'espace. Ils sont dans la copie portable de la base, donc une restauration garde tous les liens ; pas les secrets des fournisseurs, que le propriétaire saisit à nouveau.
• Les connexions en cours et la protection contre l'utilisation deux fois d'une connexion. Chacune dure quelques minutes et est supprimée sous deux jours.
• The XLSForm workbooks each form was built from, at every upload: the file name, who uploaded it and when, and the workbook itself. They are your own source files, kept so an import can be checked and repaired from the file that produced it. The records travel in the portable SQL dump and a restore brings them back; each workbook can be downloaded from its form.
• The datasets attached to forms and read by pulldata(): each uploaded file, its rows, the key column, who uploaded it and when, and which form versions carried it. They are your own reference files, part of each form version. The records and their rows travel in the portable SQL dump and a restore brings them back, with the link to every version that carried them; each file can be downloaded from its form.
• The session by session attendance grid: each activity's sessions and every person's mark in each one. It is in the portable database copy and a restore brings it back; the Attendance spreadsheets carry each person's enrolment and overall status, but not yet the individual session marks.
• Custom fields your organisation added, and the values recorded in them. They are in the portable database copy and a restore brings them back, but they have no spreadsheet yet.
• Your location tree, including places you added or edited, the names of its levels, location settings including a place's own time zone, and your country groups. Each record shows its location by name; the tree itself is in the portable database copy and a restore brings it back.
• Workspace settings and reference lists that have no spreadsheet of their own, such as activity types and templates, attachment types, disaggregation categories, email templates and saved import mappings. Records show them by name where they use them; the settings are in the portable database copy.
• Record access settings and their history: which records each user may see, record assignments, field visibility policies, emergency access grants, access reviews, confidentiality undertakings, and who was removed from which project with the date their read only access ends. The Users spreadsheets carry accounts and what each role grants; these finer records are in the portable database copy.
• Who may approve indicator readings (each person’s approval rights on projects and indicators). They are access control and are not restored: after a restore, assign approvers again. Readings already approved keep who approved them.
• Each user’s saved searches and chosen list columns: view preferences, not workspace records. A package restored without them simply opens every list on its default search and columns.
• Each record's History: who created it, under which partner and how; every later change with its old and new values; internal notes; and the dated history of each person's membership of an implementing partner. It travels in the portable SQL dump, and a restore brings it back with its records.
• Your workspace's own logs: the audit trail, the record access log, the outgoing email log and the administration log. They record how the workspace was used rather than your data, and they are in the portable database copy.
• Internal bookkeeping tables of the software itself. They describe the application, not your organisation, and are in the portable database copy so that it restores whole.
• Tables the platform no longer writes: the uploaded respondent lists forms used before 26 September 2026. Any rows they still hold are in the portable database copy.