Les rapports disponibles

Le module Rapports vous propose sept écrans de rapport et un générateur de PDF. Chaque écran répond à une question différente et compte quelque chose de légèrement différent ; la première chose à savoir est donc lequel fait quoi.

Accueil des Rapports

La page d’accueil s’ouvre sur une barre de filtres (une date de début, une date de fin et un programme), six chiffres en haut, trois graphiques, puis une carte pour chaque rapport. Chaque carte comporte un bouton Voir le rapport et un bouton Télécharger le CSV : chaque rapport peut ainsi être consulté à l’écran ou emporté sous forme de fichier.

• Individus enregistrés, c’est-à-dire le nombre d’individus ajoutés à votre registre.
• Individus uniques atteints, c’est-à-dire chaque personne comptée une seule fois, quel que soit le nombre d’activités auxquelles elle a participé.
• Services fournis, c’est-à-dire chaque enregistrement de présence : une personne ayant assisté à dix séances est comptée dix fois.
• Programmes actifs et Projets actifs, c’est-à-dire ceux dont le statut est Actif.
• Activités sur la période, c’est-à-dire les activités comprises entre les dates que vous avez choisies.

Les trois graphiques présentent la portée dans le temps par mois, la portée par programme et la répartition par genre des personnes atteintes. Ils suivent la même barre de filtres que les chiffres. Une rubrique ultérieure de ce chapitre traite spécifiquement des téléchargements.

Individus par statut

Cet écran présente une ligne par statut, avec un effectif et la part du registre en pourcentage, classées du groupe le plus nombreux au moins nombreux.

Comme il regroupe le registre lui-même, chaque personne y figure exactement une fois. C’est le seul écran du module qui soit véritablement un décompte de personnes. Chaque ligne renvoie au registre filtré sur ce statut, ce qui vous permet toujours de voir qui se trouve derrière un chiffre.

Individus par programme

Cet écran présente une ligne par programme, avec six colonnes : Total inscrits, Terminé, Présent, Absent, En retard et Excusé. Ces six colonnes comptent deux choses différentes, et la différence est importante.

Ainsi, pour un programme ayant organisé de nombreuses séances, les quatre dernières colonnes peuvent être bien plus élevées que les deux premières. Une personne ayant assisté à dix séances d’une même activité représente une inscription et dix enregistrements de présence.

Cet écran respecte également la visibilité au niveau des fiches. Les totaux n’incluent que les projets que vous êtes autorisé ou autorisée à voir : deux collègues disposant d’accès différents peuvent donc voir, à juste titre, des totaux différents pour un même programme.

Taux de présence par activité

Cet écran présente une ligne par activité, avec Présent, En retard, Absent et Excusé, un Total et un taux. Le taux correspond aux présents plus les retardataires, divisés par le total.

Les activités ne comportant aucun enregistrement de présence sont entièrement exclues du rapport : une activité que vous vous attendiez à voir et que vous ne trouvez pas est généralement une activité pour laquelle personne n’a encore été pointé. Les lignes sont classées de l’activité la plus récente à la plus ancienne.

S&E du programme

Cet écran présente une ligne par programme avec sa portée unique, les services fournis et les services par personne, ainsi que trois totaux en haut. Il comporte la barre de filtres commune : les lignes couvrent donc la période et le programme que vous avez choisis.

Synthèse du projet

Cet écran présente une ligne par projet avec son bailleur de fonds, son budget, ses dates et sa portée par rapport à la cible. Sa barre de filtres ajoute un champ de statut aux champs habituels de date de début, de date de fin et de programme.

Participation des individus

Cet écran présente une ligne par individu atteint au cours de la période, avec les activités auxquelles la personne a participé et les services reçus, à raison de vingt-cinq par page. Sa barre de filtres ajoute un champ de genre. Comme il nomme des personnes, son ouverture est consignée dans le journal de consultation de l’espace de travail, au même titre qu’une exportation.

Générer un rapport PDF

Générer un rapport produit un PDF à vos couleurs sur une période et un périmètre de votre choix, soit tous les programmes, soit un seul, avec les sections que vous cochez : programmes, activités, présence, individus atteints et indicateurs. Une section non cochée n’est pas calculée du tout. Vous pouvez choisir la langue du rapport et, si vous le souhaitez, saisir une adresse e-mail pour en recevoir une copie ; le fichier est téléchargé dans tous les cas. La génération d’un rapport est consignée comme une exportation, car elle comporte la portée au niveau individuel.

Rédiger le texte narratif du rapport

Les chiffres disent ce qui s’est passé ; le texte narratif dit ce que cela signifie. Depuis Générer un rapport, suivez « Rédiger ou modifier le texte narratif » pour rédiger une section d’introduction du PDF, pour un programme ou pour l’organisation dans son ensemble. Ce texte est conservé pour ce programme et cette période de rapport : régénérer le même rapport reprend donc le même texte, et vous pouvez le rédiger dans n’importe laquelle des langues de votre espace de travail. Sa rédaction est facultative : « Passer » vous ramène directement au PDF.

Lire les chiffres

Deux types d’écran comptent chaque personne une seule fois : Individus par statut, qui regroupe le registre lui-même, et les chiffres de portée unique de l’accueil des Rapports, de S&E du programme et de Participation des individus, qui comptent chaque personne une fois, quel que soit le nombre d’activités auxquelles elle a assisté. Tout le reste sur ces écrans compte des inscriptions, des enregistrements de présence ou des services.

La règle pratique qui en découle est simple : n’additionnez pas une colonne d’un rapport avec une colonne d’un autre rapport. Elles ne portent pas sur la même unité, et leur somme n’a aucun sens.