Rôles et autorisations
Comment créer un rôle, ce qu'accorde chaque colonne de la grille des autorisations, et les modifications que CommonLynk refuse afin que vous ne puissiez pas vous bloquer l'accès à votre propre espace de travail.
Un rôle est un ensemble nommé d'autorisations, et c'est la seule chose qui détermine ce à quoi une personne peut accéder dans votre espace de travail. Vous gérez les rôles depuis Paramètres, puis Rôles.
Fonctionnement des autorisations
La liste indique pour chaque rôle son nom, sa description, le nombre de personnes qui le détiennent, s'il est actif, ainsi qu'un lien pour modifier ses autorisations. Un bouton Ajouter un rôle figure en haut de la page.
CommonLynk refuse tout par défaut. Rien n'est accordé tant qu'aucune case n'est cochée. Une personne sans rôle, ou dont le rôle n'accorde rien pour un module, est refusée : si elle est connectée, elle voit une page de refus ; sinon, elle est renvoyée vers la page de connexion. Le fait d'appartenir à l'espace de travail ne constitue jamais en soi une autorisation.
Créer un rôle
La création d'un rôle se fait en deux étapes plutôt qu'une.
- Donnez un nom au rôle dans chacune des langues de votre espace de travail, ajoutez une description, puis enregistrez.
- Le rôle est créé sans aucune autorisation, et vous êtes directement conduit à sa grille des autorisations pour les accorder.
Un rôle nouvellement enregistré est donc sans effet tant que vous ne cochez rien. Si vous quittez la grille sans rien accorder, le rôle existe mais ne donne aucun accès à qui que ce soit.
La grille des autorisations
La grille présente les modules en lignes et quatre colonnes, avec pour chaque ligne une option permettant de tout sélectionner.
| Colonne | Ce que permet la case cochée |
|---|---|
| Consulter | Ouvrir le module et lire ses fiches, y compris télécharger tout ce qu'il permet d'exporter. |
| Ajouter | Créer une nouvelle fiche dans ce module, et y joindre un fichier. |
| Modifier | Modifier une fiche existante. |
| Supprimer | Supprimer une fiche, et supprimer un fichier joint par une autre personne. |
Les modules sont les suivants :
- Inscriptions
- Programmes
- Projets
- Activités
- Présence
- Rapports
- Gestion des utilisateurs
- Rôles et autorisations
- Paramètres
- Concepteur de formulaires
- Revue des données de formulaire
- Indicateurs
- Tableau de bord
- Sauvegardes
La ligne Sauvegardes comporte trois cases supplémentaires qui lui sont propres :
- Télécharger, qui permet d'emporter une copie de l'ensemble des données.
- Gérer les paramètres, qui permet de modifier la planification et la destination.
- Restaurer, qui permet de réécrire une copie dans l'espace de travail.
L'enregistrement réécrit l'ensemble de la grille : décocher une case retire donc cette autorisation aussi sûrement que la cocher l'accorde.
Désactiver un rôle
Un rôle inactif n'accorde absolument rien. Il ne s'agit ni d'un accès réduit ni d'une consultation seule : désactiver un rôle retire en une seule fois toutes les autorisations qu'il comportait, pour tous les modules, jusqu'à ce que vous le réactiviez. Il est utile de le savoir avant d'y recourir comme mesure temporaire pendant l'absence d'un ou d'une collègue.
Attribuer un rôle à une personne
Un rôle est choisi lorsque vous ajoutez une personne, et il peut être modifié par la suite. Le rôle est facultatif : une personne peut donc n'en avoir aucun. Elle peut alors se connecter et accéder à son propre profil, mais elle est refusée partout ailleurs.
Les modifications que CommonLynk refuse
CommonLynk refuse tout enregistrement qui rendrait votre espace de travail incapable de s'administrer lui-même. Il refuse de retirer la gestion des utilisateurs et les rôles au dernier rôle qui détient les deux, de retirer les paramètres au dernier rôle qui les détient, et de vider ou de désactiver le rôle du ou de la propriétaire.
Chaque refus est lui-même consigné dans le journal d'activité, de sorte qu'une tentative reste visible par la suite.
Approval rights
Approving indicator readings is not part of a role. It is a right given to a person, from their profile (Approval rights: the projects they approve for) or on an indicator (its approvers). Only users who manage users can grant project approval rights; anyone who may edit an indicator can choose its approvers. Every grant and removal is recorded in the activity log, and nobody can approve a reading they submitted.