Come viene conteggiata la partecipazione
Perché una persona che partecipa a tre attività conta come un solo individuo e tre servizi, e cosa determina chi viene conteggiato.
La rendicontazione a un donatore richiede di solito due numeri facili da confondere: quante persone sono state raggiunte e quanti servizi sono stati erogati. CommonLynk li mantiene distinti.
Due domande distinte
- Individui unici conteggia le persone. Chi ha partecipato a tre delle Sue attività viene conteggiato una sola volta.
- Servizi conteggia le occasioni. La stessa persona corrisponde a tre servizi.
- Servizi medi per persona è il secondo valore diviso per il primo, e indica quanto in profondità si è lavorato con le persone anziché quante ne sono state raggiunte.
Le tre regole di conteggio
Il fatto che una persona sia conteggiata tra gli individui raggiunti da un'attività dipende dal significato di quel tipo di attività. Ogni attività prevede una di tre regole.
- Registrato o ricevuto. Tutte le persone iscritte vengono conteggiate, indipendentemente dal fatto che siano state segnate come presenti. È la regola corretta per una distribuzione: se una persona ha ritirato un pacco alimentare, è stata raggiunta.
- Partecipazione almeno una volta. Una persona viene conteggiata se è risultata presente o in ritardo in almeno una sessione. È la regola corretta per un servizio di consulenza o una visita sul campo.
- Attività completata. Vengono conteggiate solo le persone che hanno partecipato a tutte le sessioni. È la regola corretta per un corso di formazione, in cui partecipare a un giorno su cinque non è il risultato promesso.
Quale regola utilizza la Sua attività
La regola non si sceglie direttamente. Viene impostata in base al tipo di attività scelto al passaggio uno della procedura guidata, perché il tipo indica già lo scopo dell'attività.
- Formazione, workshop e valutazione conteggiano le persone che hanno completato l'attività.
- Le sessioni di consulenza e le visite sul campo conteggiano le persone che hanno partecipato almeno una volta.
- Distribuzioni, sessioni di sensibilizzazione, riunioni, dialoghi comunitari e sessioni informative conteggiano tutte le persone registrate.
Cosa si intende per completato
Ogni volta che salva la griglia delle presenze, CommonLynk ricalcola chi ha completato l'attività. Una persona risulta aver completato l'attività quando esiste una registrazione a suo nome in ogni singola sessione e ciascuna di tali registrazioni è presente o in ritardo.
- In ritardo vale comunque come partecipazione. Chi è arrivato in ritardo era presente.
- Giustificato non vale come partecipazione. Un'assenza autorizzata resta un'assenza ai fini del completamento di un corso, e segnare una persona come giustificata le impedisce di risultare come avente completato l'attività.
- Una sessione lasciata vuota per una persona le viene conteggiata a sfavore come un'assenza, perché il completamento richiede una registrazione completa, non semplicemente l'assenza di assenze.
- Un'attività senza alcuna sessione non viene modificata. Una distribuzione che non apre mai un registro continua a funzionare, perché la sua regola conteggia comunque tutte le persone registrate.
Iscrizione e presenza sono un'unica scheda
CommonLynk non tiene un elenco delle iscrizioni separato dalla scheda delle presenze. Quando si aggiunge una persona a un'attività, quella stessa scheda annota che è stata registrata e in quale data, e in seguito riporta se ha completato l'attività. Una sola riga, due informazioni.
Per questo motivo in CommonLynk il dato delle iscrizioni e quello delle presenze non possono mai divergere, e la rimozione di una persona da un'attività elimina entrambe le informazioni insieme.