Gestire un'attività e rilevare le presenze
Configurare un'attività, iscrivere le persone, compilare il registro sessione per sessione e stampare un foglio per l'aula.
Un'attività è il punto in cui il programma incontra le persone a cui è destinato. Configurarne una e registrare chi ha partecipato è l'operazione più frequente per la maggior parte dei team in CommonLynk.
I cinque passaggi
- Scegliere il tipo di attività. Selezioni un riquadro come formazione, distribuzione o sessione di sensibilizzazione. Questa scelta determina anche il modo in cui l'attività verrà conteggiata, per cui è più importante di quanto sembri.
- Dati dell'attività. Nome, descrizione, sede e facilitatore o facilitatrice, quindi il progetto di appartenenza, date e orari, il numero di sessioni di presenza necessarie, il numero massimo di partecipanti e le ore giornaliere.
- Collegare i partecipanti. Aggiunga le persone che partecipano, cercandole una alla volta oppure caricando un elenco abbinato tramite il numero del documento d'identità nazionale.
- Collegare i moduli di valutazione. Stabilisca se l'attività è oggetto di valutazione: un punteggio di soddisfazione, un test prima e dopo, entrambi o nessuno.
- Verificare le sessioni. Controlli le sessioni di presenza generate, le rinomini e ne aggiunga o rimuova una.
Una schermata di riepilogo mostra quindi tutti i dati prima che Lei confermi e crei l'attività.
Sessioni
Una sessione è un singolo momento all'interno di un'attività. Una distribuzione di un giorno ha una sessione; un corso di formazione di cinque giorni ne ha cinque. CommonLynk calcola quante ne servono in base alle date indicate, e il passaggio cinque consente di modificarne il numero e di assegnare a ciascuna un nome a scelta.
Le sessioni diventano le colonne della griglia delle presenze e le colonne del foglio da stampare.
La griglia delle presenze
Apra un'attività e scelga Presenze. La griglia ha una riga per partecipante e una colonna per sessione. Le prime tre colonne mostrano la persona, il suo numero di documento e il suo genere, così da individuare rapidamente la riga corretta.
Ogni cella offre quattro opzioni: Presente, Assente, Giustificato e In ritardo. Le celle cambiano colore man mano che vengono impostate, per cui una colonna incompleta è facile da individuare.
- I pulsanti sopra la griglia impostano tutte le celle contemporaneamente su presente o assente, oppure reimpostano l'intera griglia.
- L'intestazione di ciascuna sessione ha un proprio pulsante che compila solo quella colonna: è il modo rapido per registrare una singola giornata.
Punteggi prima e dopo
Se al passaggio quattro ha attivato i test, alla fine della griglia compaiono due ulteriori colonne per un punteggio prima dell'attività e uno dopo. È inoltre possibile ricavare tali punteggi da un modulo compilato dai partecipanti, anziché digitarli.
Quando le persone hanno entrambi i punteggi, una pagina dei punteggi calcola il guadagno di ciascuna persona, sia come semplice differenza sia come proporzione del guadagno possibile, e fornisce una media del gruppo. Quando un valore non può essere calcolato, viene lasciato vuoto anziché indicato come zero.
Stampare un foglio
Scegliendo "Stampa foglio presenze" è possibile predisporre il registro cartaceo da portare in aula. Numero di riga e nome completo sono sempre presenti; può scegliere se includere data di nascita, genere, nazionalità, telefono, documento d'identità nazionale, uno spazio per la firma e una colonna per le note.
- Scelga un intervallo di sessioni da stampare, fino a dieci per foglio.
- Aggiunga fino a venti righe vuote per le persone che si presentano il giorno stesso senza essere iscritte.
- L'anteprima mostra i primi partecipanti con le colonne scelte, prima del download.