L'esportazione completa dell'organizzazione

Il download del registro descritto nell'argomento precedente riguarda una sola entità, in forma di foglio di calcolo. Questo invece comprende tutto, in un unico archivio.

In che cosa differisce dal download del registro

Il CSV della pagina principale dei Rapporti riguarda una sola entità, i Suoi individui, in un foglio di calcolo. L'esportazione completa dell'organizzazione è l'intero spazio di lavoro in un unico file di archivio. Si tratta di due meccanismi diversi per due scopi diversi, quindi non descriva mai il CSV come un'esportazione di tutti i dati.

Il download del registro si trova in Rapporti. L'esportazione completa si trova in Backup, un'area separata con autorizzazioni proprie.

Richiederne uno

Nel Suo spazio di lavoro, apra Backup. Se il Suo ruolo consente di scaricare i backup, vedrà Crea backup ora. La piattaforma esegue inoltre backup programmati in autonomia, quindi di solito ce n'è già uno disponibile.

Ogni riga di backup ha un pulsante Scarica, che apre una breve finestra di dialogo con due opzioni: un archivio cifrato con AES 256 protetto da una password di Sua scelta, oppure un archivio non cifrato. L'archivio viene preparato su richiesta anziché essere tenuto pronto, quindi c'è una breve attesa prima che il download inizi.

• I backup manuali sono soggetti a un limite giornaliero, e per ogni spazio di lavoro viene preparato un solo archivio alla volta.
• La password scelta viene utilizzata una sola volta per scrivere l'archivio e non viene mai memorizzata. Nessuno in CommonLynk può aprire per Lei l'archivio cifrato, e una password smarrita non può essere recuperata.
• Indipendentemente da tale scelta, tutto ciò che la piattaforma memorizza è cifrato a riposo, e il download viene trasmesso attraverso la piattaforma anziché fornito come semplice link all'archivio, così rimane sempre protetto dalle Sue autorizzazioni.
• Tutti gli amministratori dell'account ricevono una notifica via email quando viene creato un backup e quando ne viene scaricato uno.

Che cosa contiene

Un pacchetto contiene fogli di calcolo e file CSV, i file originali che ha caricato e una copia portabile del database, organizzati in cartelle per area:

• Profilo e impostazioni dell'organizzazione
• Registrazioni / Individui
• Registrazioni / Nuclei familiari
• Registrazioni / Strutture
• Registrazioni / Configurazione della registrazione
• Attuazione / Programmi
• Attuazione / Progetti
• Attuazione / Attività
• Attuazione / Presenze
• Attuazione / Indicatori
• Attuazione / Rapporti
• Moduli
• Utenti
• Dashboard
• Assistenza
• Allegati

Un download preparato rimane disponibile per alcuni giorni, poi scade, ed è possibile prepararne un altro. I backup seguono a loro volta un calendario di copie recenti giornaliere, settimanali e mensili, oltre a un certo numero di copie manuali. Quando un backup supera il periodo di conservazione i suoi file vengono eliminati, ma la voce rimane per la Sua documentazione, contrassegnata come non più scaricabile. Non è possibile eliminare un backup autonomamente.

Il manifesto

Ogni pacchetto include un manifesto che registra la versione del formato del pacchetto, la data di generazione, il momento in cui i dati sono stati letti, il nome del Suo spazio di lavoro, le lingue, il numero di schede per foglio, un checksum per ciascun file, la versione esatta del software con cui è stato creato, lo stato delle migrazioni del database, l'elenco bloccato delle intestazioni delle colonne e ciò che è stato deliberatamente escluso.

È ciò che consente di comprendere e ripristinare anche a distanza di mesi un pacchetto creato oggi. Le intestazioni delle colonne, una volta rilasciate, non vengono mai rinominate né riordinate, quindi una mappatura costruita su un'esportazione continua a funzionare con quella successiva.

Che cosa viene escluso deliberatamente

Ciascuna delle esclusioni elencate di seguito è registrata nel manifesto come esclusione, anziché essere passata sotto silenzio.

• Il registro delle importazioni: quale foglio di calcolo è stato caricato, da chi, e l'esito di ciascuna delle sue righe. Le schede create da un'importazione sono incluse come tutte le altre, e il registro delle attività del Suo spazio di lavoro, all'interno della copia portabile del database, conserva la traccia permanente di ogni importazione.
• Hash delle password e qualsiasi segreto di accesso.
• Chiavi API, credenziali cifrate e token, che al di fuori della piattaforma sarebbero comunque privi di significato.
• Registri di audit a livello di piattaforma e colonne interne della piattaforma. Il registro delle attività del Suo spazio di lavoro è incluso, all'interno della copia portabile del database.
• Note visibili solo al personale di assistenza e dati diagnostici tecnici. I Suoi ticket di assistenza, le relative conversazioni e i relativi allegati sono inclusi.
• Righe che aveva già eliminato.
• The reporting tables the dashboards read. They hold nothing of their own: every row is derived from the enrolments and attendance this package carries, and they are rebuilt from those after a restore.
• I valori degli indicatori che la piattaforma calcola anziché memorizzare, che vengono ricalcolati dopo un ripristino. I dati e i valori obiettivo su cui si basano sono inclusi.
• Elaborazioni intermedie del punteggio dei moduli. Le risposte inviate, compresi i gruppi ripetuti, sono incluse.
• Righe relative alle sessioni del browser e dati nella cache.
• Fogli presenze scansionati caricati nelle attività. I relativi dati sono inclusi nella copia portabile del database; i file veri e propri non sono ancora inseriti nell'archivio.
• Il dump completo e grezzo del database, che conterrebbe necessariamente le tabelle di accesso. Al suo posto viene fornita una copia portabile ripulita: stessa struttura delle tabelle, con le righe delle credenziali e tutte le password memorizzate svuotate, in modo che si carichi in un database vuoto.
• Dalla copia portabile del database: il contenuto delle tabelle relative alle sessioni di accesso, agli inviti, alle chiavi API e alle credenziali email, nonché tutte le password memorizzate. Queste tabelle mantengono la propria struttura, quindi la copia si carica comunque in un database vuoto.
• Quale versione di ciascun modulo i dispositivi dei Suoi addetti alla raccolta dati hanno segnalato di possedere per ultima, l'elenco dei rispondenti inviato per ultimo a ciascun dispositivo (quali schede e quando), che cosa ciascun dispositivo ha segnalato di non aver ancora inviato e se ha rimosso da sé un modulo completato. Descrive i loro telefoni anziché i Suoi dati, e la sincronizzazione successiva lo ricostruisce; le schede sono incluse nel dump SQL portabile.
• Impostazioni dell'accesso unico: i provider di accesso e i loro certificati pubblici, i domini email verificati e quale account di lavoro apre quale account dello spazio. Sono nella copia portabile del database, quindi un ripristino conserva tutti i collegamenti; i segreti dei provider no, e il proprietario li reinserisce.
• Gli accessi in corso e la protezione contro l'uso doppio di un accesso. Ognuno dura pochi minuti e viene cancellato entro due giorni.
• The XLSForm workbooks each form was built from, at every upload: the file name, who uploaded it and when, and the workbook itself. They are your own source files, kept so an import can be checked and repaired from the file that produced it. The records travel in the portable SQL dump and a restore brings them back; each workbook can be downloaded from its form.
• The datasets attached to forms and read by pulldata(): each uploaded file, its rows, the key column, who uploaded it and when, and which form versions carried it. They are your own reference files, part of each form version. The records and their rows travel in the portable SQL dump and a restore brings them back, with the link to every version that carried them; each file can be downloaded from its form.
• The session by session attendance grid: each activity's sessions and every person's mark in each one. It is in the portable database copy and a restore brings it back; the Attendance spreadsheets carry each person's enrolment and overall status, but not yet the individual session marks.
• Custom fields your organisation added, and the values recorded in them. They are in the portable database copy and a restore brings them back, but they have no spreadsheet yet.
• Your location tree, including places you added or edited, the names of its levels, location settings including a place's own time zone, and your country groups. Each record shows its location by name; the tree itself is in the portable database copy and a restore brings it back.
• Workspace settings and reference lists that have no spreadsheet of their own, such as activity types and templates, attachment types, disaggregation categories, email templates and saved import mappings. Records show them by name where they use them; the settings are in the portable database copy.
• Record access settings and their history: which records each user may see, record assignments, field visibility policies, emergency access grants, access reviews, confidentiality undertakings, and who was removed from which project with the date their read only access ends. The Users spreadsheets carry accounts and what each role grants; these finer records are in the portable database copy.
• Who may approve indicator readings (each person’s approval rights on projects and indicators). They are access control and are not restored: after a restore, assign approvers again. Readings already approved keep who approved them.
• Each user’s saved searches and chosen list columns: view preferences, not workspace records. A package restored without them simply opens every list on its default search and columns.
• Each record's History: who created it, under which partner and how; every later change with its old and new values; internal notes; and the dated history of each person's membership of an implementing partner. It travels in the portable SQL dump, and a restore brings it back with its records.
• Your workspace's own logs: the audit trail, the record access log, the outgoing email log and the administration log. They record how the workspace was used rather than your data, and they are in the portable database copy.
• Internal bookkeeping tables of the software itself. They describe the application, not your organisation, and are in the portable database copy so that it restores whole.
• Tables the platform no longer writes: the uploaded respondent lists forms used before 26 September 2026. Any rows they still hold are in the portable database copy.