I rapporti disponibili

Il modulo Rapporti mette a disposizione sette schermate di rapporto e un generatore di PDF. Ogni schermata risponde a una domanda diversa e conteggia qualcosa di leggermente diverso, quindi la prima cosa da sapere è quale sia l'una e quale l'altra.

Pagina principale dei Rapporti

La pagina principale si apre con una barra dei filtri (una data di inizio, una data di fine e un programma), sei dati in alto, tre grafici e quindi una scheda per ciascun rapporto. Ogni scheda dispone di un pulsante Visualizza rapporto e di un pulsante Scarica CSV, così ogni rapporto può essere consultato a schermo oppure scaricato come file.

• Individui registrati, ovvero quanti individui sono stati aggiunti al Suo registro.
• Individui unici raggiunti, ovvero ogni persona conteggiata una sola volta, a prescindere dal numero di attività a cui ha partecipato.
• Servizi erogati, ovvero ogni registrazione di presenza, per cui una persona che ha partecipato a dieci sessioni viene conteggiata dieci volte.
• Programmi attivi e Progetti attivi, ovvero quelli il cui stato è Attivo.
• Attività nel periodo, ovvero le attività che rientrano nelle date selezionate.

I tre grafici mostrano la copertura nel tempo per mese, la copertura per programma e la ripartizione per genere delle persone raggiunte. Seguono la stessa barra dei filtri dei dati. Un argomento successivo di questo capitolo tratta separatamente i download.

Individui per stato

Questa schermata presenta una riga per ciascuno stato, con un conteggio e la quota del registro in percentuale, ordinate a partire dal gruppo più numeroso.

Poiché raggruppa il registro stesso, ogni persona compare esattamente una volta. È l'unica schermata del modulo che conteggia effettivamente le persone. Ogni riga rimanda al registro filtrato per quello stato, così può sempre vedere chi si trova dietro a un numero.

Individui per programma

Questa schermata presenta una riga per ciascun programma, con sei colonne: Totale iscritti, Completato, Presente, Assente, In ritardo e Giustificato. In queste sei colonne vengono conteggiate due cose diverse, e la differenza è importante.

Pertanto, in un programma che ha svolto molte sessioni, le ultime quattro colonne possono essere molto più grandi delle prime due. Una persona che ha partecipato a dieci sessioni di un'attività corrisponde a un'iscrizione e a dieci registrazioni di presenza.

Anche questa schermata rispetta la visibilità a livello di scheda. I totali includono solo i progetti che Lei è autorizzato a vedere, quindi due colleghi con accessi diversi possono legittimamente vedere totali diversi per lo stesso programma.

Tasso di presenza per attività

Questa schermata presenta una riga per ciascuna attività, con Presente, In ritardo, Assente e Giustificato, un Totale e un tasso. Il tasso è dato dalla somma di presenti e in ritardo, divisa per il totale.

Le attività senza alcuna registrazione di presenza sono escluse completamente dal rapporto, quindi un'attività che si aspettava di vedere e non trova è di solito un'attività per cui non è ancora stata registrata la presenza di nessuno. Le righe sono ordinate a partire dall'attività più recente.

M&V del programma

Questa schermata presenta una riga per programma con la relativa copertura unica, i servizi erogati e i servizi per persona, oltre a tre totali in alto. Dispone della barra dei filtri condivisa, quindi le righe coprono il periodo e il programma selezionati.

Riepilogo del progetto

Questa schermata presenta una riga per progetto con il relativo donatore, budget, date e copertura rispetto al valore obiettivo. La sua barra dei filtri aggiunge un campo per lo stato alla consueta data di inizio, data di fine e programma.

Partecipazione degli individui

Questa schermata elenca una riga per ciascun individuo raggiunto nel periodo, con le attività a cui ha partecipato e i servizi ricevuti, venticinque per pagina. La sua barra dei filtri aggiunge un campo per il genere. Poiché riporta i nomi delle persone, la sua apertura viene registrata nel registro delle consultazioni dello spazio di lavoro come avviene per un'esportazione.

Generare un rapporto in PDF

Genera rapporto crea un PDF con il marchio della Sua organizzazione per un periodo e un ambito di Sua scelta, tutti i programmi oppure un solo programma, con le sezioni selezionate: programmi, attività, presenze, individui raggiunti e indicatori. Una sezione non selezionata non viene affatto calcolata. È possibile scegliere la lingua del rapporto e, facoltativamente, inserire un indirizzo email per riceverne una copia; il file viene scaricato in ogni caso. La generazione di un rapporto viene registrata come esportazione, perché contiene dati di copertura a livello individuale.

Redigere la parte narrativa del rapporto

I dati dicono che cosa è accaduto; la parte narrativa ne spiega il significato. Da Genera rapporto, selezioni "Scrivi o modifica la parte narrativa" per redigere una sezione introduttiva del PDF, per un singolo programma o per l'organizzazione nel suo complesso. Il testo viene conservato per quel programma e quel periodo di rendicontazione, quindi rigenerando lo stesso rapporto viene ripreso lo stesso testo, e può essere redatto in una qualsiasi delle lingue utilizzate dal Suo spazio di lavoro. La redazione è facoltativa: "Salta" riporta direttamente al PDF.

Leggere i numeri

Due tipi di schermata conteggiano ogni persona una sola volta: Individui per stato, che raggruppa il registro stesso, e i dati sulla copertura unica nella pagina principale dei Rapporti, in M&V del programma e in Partecipazione degli individui, che conteggiano ogni persona una volta sola a prescindere dal numero di attività a cui ha partecipato. Tutti gli altri dati in queste schermate conteggiano iscrizioni, registrazioni di presenza o servizi.

La regola pratica che ne deriva è semplice: non sommi una colonna di un rapporto a una colonna di un altro. Non si tratta della stessa unità di misura, e la somma non ha alcun significato.