Inviter votre équipe
Comment inviter des collègues, ce que peuvent faire les cinq rôles standard et comment modifier ce à quoi un rôle donne accès.
Les personnes sont ajoutées à un espace de travail sur invitation. Vous ne définissez jamais de mot de passe pour un ou une collègue : la personne reçoit un courriel, suit le lien et choisit elle-même son mot de passe.
Envoyer une invitation
- Ouvrez les Paramètres, puis Utilisateurs.
- Choisissez « Inviter un utilisateur ».
- Saisissez l'adresse électronique, qui est obligatoire, et éventuellement un prénom et un nom.
- Choisissez le rôle que la personne doit avoir. Vous pouvez laisser « Aucun rôle » et le définir plus tard, mais tant qu'elle n'a pas de rôle, elle n'a accès à rien.
- Choisissez la langue dans laquelle le courriel d'invitation doit être rédigé, puis choisissez « Envoyer l'invitation ».
Les cinq rôles standard
Chaque nouvel espace de travail est créé avec cinq rôles déjà définis. Ils constituent un point de départ et non une liste figée : vous pouvez modifier chacun d'eux et ajouter vos propres rôles.
- Propriétaire. La personne à qui appartient l'espace de travail. Accès complet partout ; ce rôle ne peut être ni désactivé ni privé de la gestion des utilisateurs.
- Administrateur. Accès complet à tous les modules, y compris les utilisateurs, les rôles et les paramètres.
- Gestionnaire de programme. Accès complet aux modules de mise en œuvre, consultation des rapports, sans accès aux utilisateurs, aux rôles, aux paramètres ni aux sauvegardes.
- Saisie de données. Peut afficher, ajouter et modifier des fiches, mais ne peut ni supprimer, ni exporter, ni modifier aucun paramètre.
- Lecture seule. Peut consulter les fiches et les rapports, mais ne peut rien modifier.
Modifier ce qu'un rôle peut faire
Ouvrez les Paramètres, puis Rôles, puis choisissez un rôle et modifiez-le. Une grille s'affiche avec une ligne par module et une colonne pour Afficher, Ajouter, Modifier et Supprimer, ainsi qu'une colonne Tout qui coche la ligne entière d'un seul coup.
Désactiver un rôle à l'aide de la case « Rôle actif » retire immédiatement toutes les autorisations qu'il accorde à toutes les personnes qui le détiennent. CommonLynk refuse toute modification qui laisserait l'espace de travail sans personne capable de gérer les utilisateurs et les rôles.