Le journal d'activité
Ce que CommonLynk enregistre automatiquement, comment le filtrer et l'exporter, et la règle qui maintient le contenu de vos fiches hors du journal.
Paramètres, puis Journal d'activité, montre ce qui s'est passé dans votre espace de travail. Vous avez besoin de l'autorisation de modification des paramètres pour l'ouvrir.
Lire le journal
Le tableau comporte les colonnes Date et heure, Utilisateur, Action, Fiche, Détails et Adresse IP, à raison de cinquante entrées par page.
La page indique elle-même que les entrées sont enregistrées automatiquement et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées, et cela vaut à tous les niveaux : une entrée ne peut pas être modifiée une fois écrite, et ni une entrée isolée ni une sélection entière ne peuvent être supprimées par l'intermédiaire de la plateforme.
Filtrage
Trois filtres figurent au-dessus du tableau : une date de début et une date de fin, qui couvrent par défaut les trente derniers jours, un utilisateur ou une utilisatrice, et une action.
La liste des actions est constituée à partir des actions que votre propre espace de travail a effectivement enregistrées ; elle ne vous propose donc jamais une action que vous n'avez jamais produite. Il n'existe pas de filtre par type de fiche.
Exportation
Le même écran exporte la plage filtrée sous forme de fichier CSV, nommé : activity-log_<from>_<to>.csv
Il comporte les colonnes Timestamp (UTC), User, Action, Record type, Record ID, Record, Details et IP address. Les valeurs sont neutralisées afin qu'une entrée malveillante ne puisse pas s'exécuter comme une formule lorsque le fichier est ouvert dans un tableur.
L'exportation est elle-même journalisée, et l'entrée consigne le nombre d'entrées exportées.
Ce qui est enregistré
CommonLynk enregistre la création, la modification et la suppression de fiches, les connexions et déconnexions, les exportations, ainsi que les refus, par exemple un changement d'autorisation qui a été bloqué.
Le journal enregistre quels champs ont été modifiés, jamais les valeurs. Une entrée indique que trois champs ont été modifiés et les nomme ; elle ne contient jamais l'ancien ni le nouveau contenu. Le nom d'une personne, son numéro d'identification national, son numéro de téléphone et son adresse ne sont jamais écrits dans le journal.
Il existe une exception. Lorsqu'une fiche est supprimée, une brève description en est conservée, car une fois la suppression effectuée, plus rien d'autre ne permet de savoir ce qui a été détruit.
Enregistrer qui consulte une fiche
La personne qui modifie une fiche est toujours enregistrée. La personne qui la consulte n'est enregistrée que si la journalisation des consultations par fiche est activée pour votre espace de travail, ce qui n'est pas le cas par défaut. Paramètres, puis Sécurité, indique si elle est activée.
Lorsqu'elle est activée, elle couvre l'ouverture d'une fiche d'individu, de ménage ou d'établissement, ainsi que les exportations de données. Elle ne couvre délibérément pas les pages de liste, les recherches, les tableaux de bord, ni l'apparition d'un nom sur une feuille de présence. Ces entrées sont conservées pendant cent quatre-vingts jours et n'apparaissent pas sur la page du journal d'activité.
Durée de conservation des entrées
Les entrées du journal d'activité sont conservées pendant une durée définie, vingt-quatre mois par défaut. Cette durée peut être configurée pour un déploiement, y compris pour conserver les entrées indéfiniment ; vérifiez donc le réglage du vôtre plutôt que de supposer la valeur par défaut.
La suppression des entrées arrivées au terme de leur conservation est une tâche d'exploitation, et une archive est écrite avant toute suppression. Aucun bouton de votre espace de travail ne permet de vider le journal, et c'est voulu.