Link pubblici ai moduli
Condividere un modulo con persone esterne alla Sua organizzazione e proteggerlo con un codice di accesso.
Un modulo non deve necessariamente essere compilato dal Suo personale. Ogni modulo ha un indirizzo web pubblico che chiunque può aprire in un browser, senza un account CommonLynk e senza installare nulla.
Il link pubblico
L'indirizzo ha questa forma, dove il token è un lungo identificativo casuale che appartiene a quel solo modulo: /forms/f/<token>/
Il link funziona solo finché valgono due condizioni: il modulo è contrassegnato come pubblico e il suo stato non è Chiuso. Se una delle due cessa di valere, l'indirizzo resta raggiungibile, ma al visitatore viene mostrato un messaggio di chiusura anziché le domande. In questo modo un link già inviato può essere disattivato senza lasciare dietro di sé un indirizzo non funzionante.
Esiste anche un secondo tipo di link. Dalla schermata Collegamenti Lynk del modulo è possibile generarli in blocco, uno per ogni persona, così ciascuno riceve un proprio indirizzo anziché condividerne uno. Questi link hanno questa forma: /forms/respond/<token>/
Proteggere un modulo con un codice di accesso
A un modulo pubblico può essere assegnato un codice di accesso. Il visitatore incontra allora una breve schermata che richiede il codice prima di mostrare qualsiasi domanda; inserendo quello corretto, il modulo si apre per quella sessione del browser, che dura un'ora.
Il codice viene memorizzato in forma di hash anziché in chiaro, il che significa che in seguito nessuno può rileggerlo dalla piattaforma, compresi i Suoi amministratori. Ne conservi una copia insieme al resto della documentazione di progetto, perché se va perso l'unico rimedio è impostarne uno nuovo.
Impedire che la stessa persona risponda due volte
Ogni modulo ha una politica sui duplicati con tre impostazioni: consenti, avvisa o blocca.
Ciò che la politica può effettivamente verificare dipende da chi compila il modulo. Un visitatore anonimo su un link pubblico non ha altra identità oltre alla propria sessione del browser, quindi è la sessione del browser a essere confrontata. In un modulo impostato su blocca, a un browser che ha già inviato una risposta viene mostrata una pagina di invio già effettuato e il secondo tentativo viene rifiutato.
Quando un membro del personale compila lo stesso modulo all'interno dello spazio di lavoro, la verifica è più rigorosa, perché la risposta è associata a un individuo identificato. In quel caso la piattaforma cerca una precedente risposta completata dalla stessa persona.
Dopo l'invio da parte del visitatore
Un invio pubblico si conclude con una pagina di ringraziamento, all'indirizzo del modulo stesso con thanks aggiunto alla fine: /forms/f/<token>/thanks/
Che cosa non può fare un link
Due funzioni che ci si aspetterebbe ragionevolmente e che la piattaforma non offre:
- Un link non ha una data di scadenza. Non può essere impostato per smettere di funzionare in un determinato giorno.
- Non esiste un numero massimo di risposte. Un link non può essere impostato per accettare le prime cinquanta risposte e poi chiudersi da solo.