Ruoli e autorizzazioni
Come si crea un ruolo, che cosa concede ogni colonna della griglia delle autorizzazioni e quali modifiche CommonLynk rifiuta affinché Lei non possa escludere dall'accesso il Suo stesso spazio di lavoro.
Un ruolo è un insieme denominato di autorizzazioni ed è l'unico elemento che determina a che cosa una persona può accedere nel Suo spazio di lavoro. I ruoli si gestiscono da Impostazioni, poi Ruoli.
Come funzionano le autorizzazioni
L'elenco mostra per ogni ruolo il nome, la descrizione, il numero di persone che lo detengono, se è attivo e un collegamento per modificarne le autorizzazioni. In alto si trova il pulsante Aggiungi ruolo.
CommonLynk nega l'accesso per impostazione predefinita. Nulla viene concesso finché non si seleziona una casella. Chi non ha un ruolo, o ha un ruolo che non concede nulla per un modulo della piattaforma, riceve un rifiuto: se ha effettuato l'accesso vede una pagina di rifiuto, altrimenti viene reindirizzato alla pagina di accesso. L'appartenenza allo spazio di lavoro non costituisce di per sé un'autorizzazione.
Creare un ruolo
La creazione di un ruolo richiede due passaggi anziché uno.
- Assegni al ruolo un nome in ciascuna delle lingue del Suo spazio di lavoro, aggiunga una descrizione e salvi.
- Il ruolo viene creato senza alcuna autorizzazione e Lei viene portato direttamente alla relativa griglia delle autorizzazioni per concederle.
Un ruolo appena salvato è quindi innocuo finché non si seleziona qualcosa. Se lascia la griglia senza concedere nulla, il ruolo esiste ma non dà alcun accesso a nessuno.
La griglia delle autorizzazioni
La griglia dispone i moduli della piattaforma su righe, attraversate da quattro colonne, con un selettore «seleziona tutto» su ogni riga.
| Colonna | Che cosa consente selezionarla |
|---|---|
| Visualizza | Aprire il modulo della piattaforma e consultarne le schede, compreso il download di tutto ciò che consente di esportare. |
| Aggiungi | Creare una nuova scheda in quel modulo della piattaforma e allegarvi un file. |
| Modifica | Modificare una scheda già esistente. |
| Elimina | Rimuovere una scheda e rimuovere un file allegato da un'altra persona. |
I moduli della piattaforma sono:
- Registrazioni
- Programmi
- Progetti
- Attività
- Presenze
- Rapporti
- Gestione utenti
- Ruoli e autorizzazioni
- Impostazioni
- Generatore di moduli
- Revisione dei dati dei moduli
- Indicatori
- Dashboard
- Backup
La riga Backup ha tre caselle aggiuntive proprie:
- Scarica, che consente di portare via una copia di tutti i dati.
- Gestisci le impostazioni, che consente di modificare la pianificazione e la destinazione.
- Ripristina, che consente di riscrivere una copia nei dati.
Il salvataggio riscrive l'intera griglia, quindi deselezionare una casella revoca quell'autorizzazione con la stessa certezza con cui selezionarla la concede.
Disattivare un ruolo
Un ruolo non attivo non concede nulla. Non un accesso ridotto, non la sola visualizzazione: disattivare un ruolo rimuove tutte le autorizzazioni che conferiva, per ogni modulo della piattaforma, in un colpo solo, finché non lo riattiva. È bene saperlo prima di usarlo come misura temporanea mentre una collega o un collega è assente.
Assegnare un ruolo a una persona
Il ruolo si sceglie quando si aggiunge una persona e può essere modificato in seguito. Il ruolo è facoltativo, quindi una persona può anche non averne alcuno: in tal caso può accedere e raggiungere il proprio profilo, ma riceve un rifiuto in qualsiasi altra sezione.
Le modifiche che CommonLynk rifiuta
CommonLynk rifiuta un salvataggio che lascerebbe il Suo spazio di lavoro nell'impossibilità di amministrarsi. Rifiuta di togliere Gestione utenti e Ruoli all'ultimo ruolo che li detiene entrambi, di togliere Impostazioni all'ultimo ruolo che la detiene e di svuotare o disattivare il ruolo del titolare.
Ogni rifiuto viene a sua volta scritto nel registro delle attività, così un tentativo resta visibile in seguito.
Approval rights
Approving indicator readings is not part of a role. It is a right given to a person, from their profile (Approval rights: the projects they approve for) or on an indicator (its approvers). Only users who manage users can grant project approval rights; anyone who may edit an indicator can choose its approvers. Every grant and removal is recorded in the activity log, and nobody can approve a reading they submitted.