File e archiviazione
Come viene verificato e protetto un allegato, quali formati e dimensioni sono accettati e dove si gestisce lo spazio di archiviazione disponibile.
Un file si allega dalla scheda a cui appartiene, e non da un'area file separata, così un documento è sempre associato a qualcosa.
Allegare un file
È necessaria l'autorizzazione Aggiungi per il modulo della piattaforma a cui appartiene la scheda: per allegare un file a una persona serve Registrazioni, per allegarlo a un progetto serve Progetti. Per rimuovere un file è necessaria l'autorizzazione Elimina per quel modulo, oppure l'autorizzazione Aggiungi se il file è stato caricato da Lei.
Prima di esaminare anche un solo byte del file, CommonLynk verifica che vi sia spazio di archiviazione disponibile, poi che Le sia consentito allegare file a questa scheda e infine che la scheda esista effettivamente. Solo allora viene ispezionato il file.
Questo ordine è voluto. Chi non dispone dell'autorizzazione non raggiunge mai la parte del sistema che apre il file e riceve un rifiuto, non un commento su ciò che ha tentato di caricare.
Cosa è accettato
Il controllo legge il contenuto effettivo del file e non il suo nome, quindi rinominare un file per farlo passare non funziona. Un file vuoto viene rifiutato. Il limite massimo è di 50 MB.
Lo spazio generico per gli allegati accetta immagini, PDF, i comuni documenti d'ufficio, archivi ZIP, audio, video e testo semplice. I file eseguibili e gli script web vengono rifiutati, qualunque cosa dichiarino di essere.
In alcuni punti si applicano limiti più restrittivi:
| Dove | Accettati | Dimensione massima |
|---|---|---|
| Un logo o una fotografia | Immagini | 5 MB |
| Una ricevuta di pagamento | PDF o un'immagine | 10 MB |
| Un file di importazione | Fogli di calcolo | 10 MB |
Lo spazio di lavoro può restringere ulteriormente questi limiti. Le impostazioni dei tipi di allegato consentono di definire i formati accettati e la dimensione massima per un determinato tipo di allegato.
Aprire un file
I file associati alle schede non vengono mai serviti da un indirizzo pubblico. Un link contiene un identificativo firmato che non può essere indovinato né incrementato per trovare il file successivo.
Ogni richiesta viene verificata: che abbia effettuato l'accesso, che il file appartenga al Suo spazio di lavoro, che disponga dell'autorizzazione di visualizzazione per il relativo modulo della piattaforma e che Le sia consentito vedere la scheda a cui è associato. Qualsiasi verifica non superata riceve la stessa risposta che si avrebbe se il file non esistesse, così un indirizzo non può essere usato per scoprire cosa contiene il Suo spazio di lavoro.
Lo spazio di archiviazione disponibile
Ogni spazio di lavoro dispone di uno spazio di archiviazione previsto dal piano, più l'eventuale spazio aggiuntivo acquistato. Quando lo spazio è esaurito, il caricamento viene rifiutato con un messaggio che invita a eliminare file o a passare a un piano superiore.
L'indicatore dello spazio di archiviazione si trova nel portale dell'account, nell'area account clienti del sito principale, e non all'interno dello spazio di lavoro. Da lì, nella pagina dell'abbonamento, si acquista anche spazio aggiuntivo.
L'acquisto di spazio aggiuntivo genera una fattura e la capacità viene aggiunta una volta confermato il pagamento. Non si tratta di una ricarica immediata.